91.Система электронного документооборота: функциональное назначение, сравнительный анализ и эффективность их использования в органах власти.

Основная функция любого государственного учреждения – принятие управленческих решений. При этом исходные данные для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов. И объем технической работы с документами зачастую настолько велик, что заслоняет, а иногда и замещает основное содержание деятельности.

Поэтому автоматизация работы с документами, циркулирующими в органах власти, имеет важнейшее значение для повышения эффективности деятельности как отдельных учреждений, так и системы государственного управления в целом. При этом:

• уменьшаются сроки подготовки и исполнения документов;

• создаются и автоматически поддерживаются базы (архивы) нормативных и распорядительных документов;

• уменьшается количество рутинных операций, работники получают возможность сосредоточиться на решении содержательных задач управления;

• повышается качество подготовки управленческих решений;

• уменьшается количество "затерянных" документов, местонахождение которых неизвестно;

• процессы разработки и прохождения документов делаются информационно прозрачными, допускающими контроль на любой стадии;

• появляется стимул и возможности для совершенствования структуры организации.

Перевод потоков документов в электронную форму и интеграция их с интернет-порталами позволит достичь следующих важных целей:

• появится возможность полно и объективно информировать граждан о том, какой объем услуг, сервисов и социального обеспечения им предоставляется;

• граждане и организации будут вовлечены в активную работу по выработке и реализации инициатив и программ законодательных органов и исполнительных органов власти разного уровня;

• обеспечится "прозрачное" и оперативное взаимодействие государственного органа с хозяйствующими субъектами;

• будет достигнута существенная экономия времени и средств (как бюджета, так и хозяйствующих субъектов).

Электронный документооборот – это совокупность технологий, не только значительно оптимизирующих, но и существенным образом изменяющих работу органа власти.

С технологической точки зрения система электронного документооборота представляет собой интеграционную систему, охватывающую делопроизводство и подготовку документов, электронного обмена. Основной технологической проблемой для государственных служащих при переходе к электронному документообороту является использование электронного аналога собственноручной подписи на документах. Без понимания и внедрения этой технологии невозможно перейти на полностью безбумажную обработку документов в органах государственной власти и местного самоуправления.

Системы автоматизации делопроизводства и документооборота должны обеспечивать:

• единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации ;

• единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

• регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

• списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

• контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

• поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

На сегодняшний день на рынке представлено около трех десятков систем электронного документооборота. Более трех четвертей из них отечественного производства, остальные - западного.

Все системы документооборота обеспечивают эти функции – разница в идеологии выполнении их, в интерфейсе, в простоте или в сложности освоения и т.д.)

«Дело» ЗАО «Электронные офисные системы»

«Кодекс: Документооборот»

« «БОСС-Референт» АйТи

«CompanyMedia» Интертраст

92. Документационное обеспечения управления в государственных учреждениях. Организация документооборота.

Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ – правильность оформления документов; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними.

Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.

Рассмотрим свойства и функции документа.

Документ имеет два свойства- информативное и эксплуатационное.

Информативное - это его способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др. К эксплуатационным относятся долговечность, прочность документа.

Классификация документов

Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними.

Все документы на два класса:

• документы по общим и административным вопросам. Такие документы могут составлять работники всех подразделений.

• документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Основными принципами организации документооборота являются следующие:

• прохождение документов должно быть оперативным.

• каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

• порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

Прохождение и порядок исполнения входящих документов.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

• прием входящих документов;

• первоначальная (экспедиционная) обработка;

• предварительное рассмотрение и распределение;

• регистрация;

• рассмотрение документов руководством;

• исполнение резолюций;

• отправка ответных документов.

Прохождение исходящих и внутренних документов.

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

• составление проекта документа, его распечатка;

• согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;

• подписание (утверждение) документа;

• регистрация и отправка документа.

Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих.

Работа с письмами и обращениями граждан.

Работа с письмами и обращениями граждан имеет свою специфику и ведется отдельно от общего делопроизводства.

Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан и состояние делопроизводства по ним несут руководители государственных органов, предприятий и организаций, которые должны постоянно держать эту работу под контролем.

Все поступающие в государственные органы, на предприятия и в организации предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках в день их поступления.

При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также подлежат централизованной регистрации.

После регистрации документы передаются руководителю для принятия решения. Решение, принимаемое по обращениям граждан, должно быть основано на требованиях законодательства, изучения обстоятельств, ставших причиной написания жалобы, заявления.

Ответственность за своевременное разрешение заявлений, жалоб, предложений возлагается на руководство организации, а процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обязательному контролю.

Отказ в положительном решении вопроса должен быть направлен в письменном виде, аргументировано обоснован, указаны мотивы и основания отказа со ссылкой на действующее законодательство и решения компетентных органов.

Секретарь-референт или ответственное лицо, ведущее делопроизводство по обращениям граждан, обязаны систематически проводить анализ этой категории документов.

93. Теории социальной стратификации и современные тенденции их развития.

Неравенство расстояний между статусами — основное свойство стратификации. У стратификации четыре измерительных линейки, или оси координат. Все они расположены вертикально и рядом друг с другом:

• доход; • власть, • образование, • престиж.

На оси координат мы откладываем равные промежутки, например, до 5000 долл., от 5001 до 10000 долл., от 10001 до 15000 долл. и т. д. до 75000 долл. и выше. Три шкалы стратификации — доход, образование и власть — имеют вполне объективные единицы измерения: доллары, годы, люди. Престиж стоит вне этого ряда, так как он — субъективный показатель.

По П. Сорокину социальная стратификация - это дифференциация некой данной совокупности людей (населения) на классы в иерархическом ранге. Экономическое, политическое и профессиональное расслоение.

Экономическая стратификация:

В экономической стратификации действуют 2 тенденции: тенденция к стратификации и тенденция к равенству.

Средний класс — стабилизатор общества.

Политическая стратификация. Главное в политической стратификации – избирательное право, по нему мы все равны. Но вопреки мнению о том, что существует постоянная тенденция к исчезновению политического неравенства, т.е. политический конус уплощается, а ряд его слоев и вовсе исчезает, это не совсем так. Высота профиля политической стратификации изменяется от страны к стране, от одного периода времени к другому. В этих изменениях нет постоянной тенденции ни к выравниванию, ни к возвышению стратификации.

Профессиональная стратификация: в двух основных формах: в форме иерархии основных профессиональных групп (межпрофессиональная стратификация) и в форме стратификации внутри каждого профессионального класса (внутрипрофессиональная стратификация). Профессиональные страты:

1. Профессионалы: высшие должностные лица, крупные бизнесмены;

2. Полупрофессионалы (люди, которые «продают свои мозги»), руководители предприятий, крупные специалисты, ведущие специалисты в области;

3. Квалифицированные работники: врачи, учителя, адвокаты;

4. Полуквалифицированные работники: медсестры;

5. Неквалифицированные работники: грузчики.

По Марксу, классы возникают и противоборствуют на основе различного положения и различных ролей, выполняемых индивидами в производственной структуре общества.

По Дюркгейму (концепция неравенства в обществе; функциональная теория):

1. люди не равны по своим способностям;

2. общество существует для того, чтобы привлечь самых способных к выполнению социально значимых функций, разработало систему социальных вознаграждений: материальные льготы, престиж (занимать ту или иную профессию престижно).

Таким образом, согласно Дюркгейму богатство – это результат его полезности обществу.

Недостатки: 1) имущество переходит по наследству; 2) нет системы социального тестирования на отбор самых способных для выполнения определенных функций.

По Максу Веберу собственность, власть и престиж как три отдельных, взаимодействующих фактора, лежащих в основе иерархий в любом обществе. Различия в собственности порождают экономические классы; различия, имеющие отношение к власти, порождают политические партии, а престижные различия дают статусные группировки, или страты.

Исторические типы стратификации. В социологии известны четыре главных типа стратификации — рабство, касты, сословия и классы. Первые три характеризуют закрытые общества, а последний тип — открытые.

закрытым является такое общество, где социальные перемещения из низших страт в высшие, либо полностью запрещены, либо существенно ограничены. открытым называется общество, где перемещения из одной страты в другую никак официально не ограничены.

Теория стратификации К. Дэвиса и У. Мура- каждое общество должно решить проблему размещения и мотивации индивидов в социальной структуре. Социальный порядок в обществе основан на распределении индивидов по социальным статусам и побуждает выполнять социальные роли, соответствующие данным статусам. Общество может избрать два пути мотивации для наилучшего исполнения социальных ролей. Так, конкурентная система направлена прежде на мобилизацию индивидов в отношении достижения наиболее привлекательного статуса, в то время как неконкурентная система в отношении социальных статусов больше внимания уделяет мотивации к выполнению функциональных обязанностей, т.е. вклада в деятельность общества как целого. Общество любой социальной структурой использует обе эти системы, только в разной степени.

Для осуществления распределения индивидов по социальным статусам и их мотивации реализуется практика вознаграждения, которое может использоваться как для побуждения успешного выполнения индивидами своих ролей, так и для поддержания системы неравного распределения этого вознаграждения в соответствии с занимаемыми статусами. Таким образом, в любой социальной системе вознаграждение должно распределяться дифференцированно в соответствии с занимаемыми социальными статусами. Для этой цели создаются и узакониваются права каждого социального статуса в отношении вознаграждения со стороны общества. Следует отметить, что данная теория стратификации в настоящее время является самой разработанной и теоретически обоснованной.