7.3 Основні функціїуправлінської діяльності

Управлінська діяльність — праця, яка принципово відрізня­ється від інших видів діяльності. Основні психологічні особливості управлінської діяльності можна звести до таких положень:

• велика різноманітність видів діяльності на різних рівнях управлінської ієрархії;

• неалгоритмічний, творчий характер діяльності, що часто від­ бувається за умов мінливої, нерідко суперечливої обстановки та недостачі інформації;

• яскраво виражена прогностична природа розв'язуваних управ­ лінських завдань;

• значна роль комунікативної функції;

• висока психічна напруженість, зумовлена великою відпові­ дальністю за прийняті рішення.

Управлінська діяльність покладає на керівників виконання великої кількості різноманітних управлінських робіт. Спеціалі­зовані види цих робіт дістали назву функцій управління. Увесь зміст процесу управління поділяється на спеціалізовані функції головним чином для того, щоб закріпити окремі види робіт за конкретними виконавцями і цим самим надати процесу управ­ління упорядкованості, забезпечити високий професіоналізм ви­конання управлінських робіт.

Функції — основна категорія управління, оскільки в них зли­ваються воєдино принципи, методи і сам зміст управлінської ді­яльності. Загальні, або універсальні, функції властиві управлінню будь-якою сферою, будь-якою діяльністю. Вони поділяють зміст управлінської діяльності на ряд етапів чи видів робіт, класифіко­ваних за ознакою порядку їх виконання в часі з метою одержання визначеного результату.

До таких загальних функцій належать визначення мети, пла­нування, організація, координування (чи регулювання), стимулю­вання й контроль. Функція визначення мети полягає у виробленні

133

ПСИХОЛОГІЯ УПРАВЛІННЯ

основних, подальших і перспективних цілей діяльності. Життя нестоїть на місці, тому в кожний конкретний момент керівник пови­нен звіряти свою діяльність з реальною ситуацією, що склалася в суспільстві, у підрозділах організації, у «сусідів», з рішеннями ви­щих керівників. Але звіряти — цього замало. Треба вміти коригува­ти поточні дії і стратегію, тобто переглядати цілі, змінювати їх місце в загальній системі цілей. Функція планування полягає у виробленні напрямів, шляхів, засобів і заходів щодо реалізації цілей діяльності організації. Про важливість цієї функції говорить приказка: «Добре спланована робота — наполовину зроблена робота». Передумовою планування як спеціалізованого виду управлінської діяльності є прогнозування — виявлення й передбачення об'єктивних (реаль­них) станів, тенденцій розвитку організації в майбутньому.

Кілька слів про функції організації. Поняття «організація» зазвичай використовується у двох значеннях. По-перше, під ор­ганізацією розуміють процес, діяльність, спрямовані на упоряд­кування взаємодії людей, ідей, процесів. По-друге, організацію трактують як форму прояву спільної діяльності.

Коли ми говоримо про функцію організації, то, на нашу дум­ку, вона полягає, насамперед, в об'єднанні елементів або частин (людей, ідей, процесів та ін.) у цілісну єдність, у результаті чого утворюється життєздатна, ефективна та стійка система. Іншими словами, це процес цілеспрямованої взаємодії частин цілого як системи для досягнення в конкретних умовах і у визначений строк поставлених цілей.

Організація взаємодії членів організації має бути гнучкою, оперативною, надійною, економічною і здатною до самокорекції. Послідовність реалізації функції організації, як правило, така:

• визначення цілей, завдань та особливостей спільної діяльності членів організації;

• виявлення потреби в ресурсах для досягнення цілей і забезпе­ чення безперебійного постачання цими ресурсами. Тому іноді говорять, що організувати — це спочатку оцінити можливості, а вже потім визначати мету;

ОСОБИСТІСТЬ КЕРІВНИКА ЯК ПРЕДМЕТ НАУКОВОГО ДОСЛІДЖЕННЯ

• встановлення послідовності дій виконавців, тривалості таконтрольних строків їх виконання;

• вибір способів здійснення необхідних дій і взаємодії людей для досягнення цілей;

• встановлення між членами організації необхідних організацій­ них відносин (співпідпорядкованості, координації й т. ін.);

• створення відповідної мотивації у членів організації для до­ сягнення цілей.

Ключовим моментом у реалізації цієї функції є процес органі­зації взаємодії між підлеглими. Серед принципів ефективної орга­нізації взаємодії назвемо такі:

• спеціалізація виконавців;

• кількісна та якісна пропорційність частин, що утворюють систему;

• паралельність дій;

• ритмічність діяльності.

У процесі реалізації функції організації може виникнути певна невідповідність між усіма елементами створеної системи чи механізму, що утруднює досягнення цілей. У цьому випадку необхідно, по-перше, уточнити характер дій виконавців, зробити їх більш погодженими, гармонійними та ефективними і, по-друге, усунути відхилення від заданого організацією режиму функціону­вання системи. Таке «тонке настроювання» системи дістало назву функції координування й регулювання спільної діяльності.

Функція стимулювання передбачає розробку та використан­ня стимулів, які б забезпечували ефективну взаємодію суб'єктів спільної діяльності і їхню результативну діяльність. Керівник, реа-лізуючи цю функцію, повинен дотримуватися таких принципів:

• залежність величини стимулу від конкретного внеску підле­ глого в спільну справу;

• зв'язок стимулів із цілями діяльності організації;

• єдність інтересів підлеглого, організації і суспільства в цілому;

• розумне поєднання моральних і матеріальних стимулів;

• поєднання стимулювання із заходами покарання й примусу.

134

135

ПСИХОЛОГІЯ УПРАВЛІННЯ

Серед основних функцій управління важлива роль належитьфункції контролю, обліку й аналізу діяльності. Зміст цієї функції охоплює комплексне вивчення діяльності та передбачає:

• спостереження за ходом, динамікою і закономірностями роз­ витку процесів у керованій системі; вимірювання, реєстрацію й систематизацію даних;

• порівняння її параметрів із заданою програмою функціо­ нування;

• кількісну та якісну оцінку ефективності діяльності;

• виявлення відхилень, вузьких місць у розвитку системи;

• виявлення причин існуючого стану;

• визначення найбільш оптимальних шляхів відновлення пра­ цездатності системи.

Важливою психологічною проблемою є питання про розбіж­ність між функціями, які повинен виконувати керівник, і функці­ями, які він реально виконує. Повної відповідності між ними не­має, оскільки на практиці перші функції значною мірою залежать від конкретної ситуації в організації, особистості конкретного керівника, стану керованої організації, особливостей взаємин з вищими керівництвом та ін. Як правило, обсяг цих функцій пере­вищує обсяг реально виконуваних, у яких спостерігається певна вибірковість, переважання одних функцій порівняно з іншими. У реально виконуваних функціях виявляється «рисунок», або стиль діяльності, керівника.

За спрямованістю керівника на вирішення різних функціо­нальних завдань О. Л. Журавльов, В. Ф. Рубахін, В. Т. Шорін виді­ляють такі стилі:

• орієнтований на вирішення в основному виробничих питань;

• орієнтований на вирішення переважно соціально-психологіч­ них і соціальних питань;

• орієнтований на оптимальне вирішення проблем, що постають перед організацією і керівником.

136

ОСОБИСТІСТЬ КЕРІВНИКА ЯК ПРЕДМЕТ НАУКОВОГО ДОСЛІДЖЕННЯ