5.2. Макро- та мікросередовище організацій

Макросередовище охоплює матеріально-технічні й економічні умови, суспільні відносини та інші чинники, що впливають на діяльність підприємства (організації) опосередковано.

До них належать:

1) демографічні (складові: чисельність населення; віковий ценз; рівень платоспроможності населення, активного населення);

2) природні (наявність природних ресурсів за видами);

3) науково-технічні (науково-технічна політика держави);

4) економічні (ступінь державного регулювання економіки; си­стема оподаткування; мінімальний розмір заробітної платні і пенсії);

5) екологічні (екологічна безпека навколишнього середовища; екологізація виробництва);

6) політичні (політична стабільність суспільства, взаємодія ви­конавчої і законодавчої влади; міжнародне науково-технічне співро­бітництво; обсяги експорту-імпорту).

Мікросередовище — це середовище прямого впливу на організа­цію (підприємство). Чинники мікросередовища поділяються на дві групи. До першої відносяться ті, що діють у близькому оточенні; до другої — що діють усередині організації.

До чинників близького оточення відносять:

1) кліматичні (складові: природні умови, роза вітрів; переважаючий атмосферний тиск; середньодобова температура повітря, вологість);

2) постачальники (види сировини, матеріалів; обсяги постачань; ціни постачань; відстань доставки);

3) споживачі (асортимент продукції, що споживається; обсяги постачань; ціни постачань; рівень платоспроможності);

4) конкуренти (ступінь освоєння ринку; якість продовольчої продукції; орієнтовані сегменти ринку; асортимент продукції);

5) фінансово-кредитні організації (асортимент надання послуг; банківський відсоток за операціями; комфортність; простота оформ­лення документів; можливість інвестування та одержання кредиту);

6) державні органи (контроль за дотриманням законодавства; система керівництва; взаємовідносини з місцевою адміністрацією).

До чинників, які діють усередині організації (підприємства), слід віднести: середній рівень заробітної плати; забезпечення трудовими ресурсами, кваліфікацію працівників; забезпеченість матеріаль­ними ресурсами; організаційну структуру підприємства тощо.

Будь-яка організація має внутрішнє і зовнішнє середовище.

Внутрішнє середовище організації — це та її частина загально­го середовища, яка знаходиться в рамках організації. Вона здійснює постійний і безпосередній вплив на функціонування організації.

Внутрішнє середовище організації визначається внутрішніми змінними, тобто ситуаційними факторами всередині організації. До основних внутрішніх змінних у будь-якій формальній організації відносять цілі, структуру, завдання, технологію і персонал.

5.3. Основні функції організацій та їх види

Будь-яка організація незалежно від форм власності виконує такі основні функції:

1. Економічні:

— задоволення потреб споживачів у продукції (роботах, послу­гах тощо);

• упровадження досягнень НТП;

• забезпечення конкурентоспроможності організації (підприєм­ства);

— створення необхідного й додаткового прибутку;

— самофінансування і розвиток виробничої (торговельної) інфраструктури.

2. Соціальні:

— формування колективу, поліпшення умов і змісту праці;

— удосконалення кваліфікаційного складу персоналу;

— культурно-освітня та спортивно-оздоровча робота;

— поліпшення житлових умов персоналу;

— розвиток соціальної інфраструктури.

Названі функції реалізуються у взаємозв'язку. Недооцінюван­ня будь-яких з них може негативно вплинути на загальний стан діяльності організації, її кінцеві результати.

Будь-яка організація реалізує не менше двох процесів: отримує ресурси зовнішнього середовища і здійснює виготовлення чи реалі­зацію товарів (послуг) у зовнішнє середовище.

Організації поділяються на формальні та неформальні.

Організація будь-якого розміру може складатися з декількох груп. Керівництво організацією може створювати групи за своїм бажанням, коли здійснюється розподіл праці по горизонталі (підрозділи) і по вертикалі (рівні управління). В кожній великій організації, наприклад, такій як відкрите акціонерне торговельне товариство «Україна» з чисельністю більше як тисяча чоловік, може існувати декілька рівнів управління, а відповідно ця організація складається з десятка різних малих груп — товарознавців, бухгал­терів, економістів, торговельно-оперативного персоналу тощо. Ці групи, що створені за волею керівництва цього акціонерного тор­говельного підприємства для здійснення торговельного обслугову­вання покупців, називаються формальними групами (організаці­ями). Ці формальні групи (організації) мають конкретні завдання і конкретні цілі.

В організації існують три основні типи формальних груп: групи керівників, групи спеціалістів, групи робітників.

До групи керівників входять, наприклад, голова правління відкри­того торговельного акціонерного товариства «Україна», його заступ­ники та керівники структурних підрозділів.

До групи спеціалістів входять товарознавці, економісти, бухгал­тери, інспектори відділу персоналу, інженери з техніки безпеки.

До групи робітників входять продавці, контролери-касири, фасувальники товарів, вантажники тощо.

Структуру і тип формальної організації будують керівники за допомогою проектування і відповідних розпоряджень.

Неформальні організації (групи) створюються не розпоряд­женнями керівництва і формальними постановами, а членами орга­нізації згідно з їхніми взаємними симпатіями, загальними інтереса­ми, однаковими захопленнями, звичками, традиціями тощо.

Такі неформальні групи існують в усіх організаціях, хоча вони і не представляються на схемах, які відображують побудову органі­зації та її структуру. Неформальні групи, звичайно, мають свої не­писані правила і норми поведінки — люди добре знають, хто вхо­дить до їх неформальної групи, а хто не входить. У неформальних групах складається розподіл ролей та позицій. Звичайно, ці групи мають явно або неявно вираженого лідера. В багатьох випадках не­формальні групи можуть здійснювати вплив на своїх членів одна­ково або навіть більше, ніж формальні структури.

Практика свідчить, що в організаціях, особливо торговельної сфери, часто спонтанно виникають і функціонують неформальні групи, метою яких є здійснення психологічної, матеріальної допо­моги та взаємозахист.

Окрім цього, часто об'єднуються у неформальні групи з тим, щоб бути ближче до тих, кому вони симпатизують і кого поважають. Ці люди мають багато спільного і відчувають симпатію один до одно­го частково тому, що виконують аналогічну роботу (продавці, контролери-касири, вантажники, бухгалтери тощо). Так, вони часто хо­дять разом обідати, обговорювати свої робочі плани і особисті справи під час перерви на обід або звертаються до керівництва організації з тим, щоб поліпшити умови праці та життя.

Тому менеджер, при реорганізації структури формальної органі­зації чи зміні лідерів груп, повинен знати, що врахування міжособистих відносин має велике значення. Тому він повинен своєчасно ус­відомити існування неформальних груп, намагатися використовувати їх у розв'язанні поточних проблем і не вступати в конфлікт з ними. Організація є системою, що являє собою сукупність взаємодію­чих і взаємозалежних елементів, які складають цілісне утворення і здійснюють управління.

Система функціонує на основі взаємодії елементів через зв'яз­ки між ними. Ці елементи можуть бути статичними (жорсткими), які незалежні від часу, і динамічними (гнучкими).

Системи з жорсткими зв'язками називаються статичними, а з гнучкими — динамічними. Будь-яка складна динамічна система функціонує при наявності управління, що сприяє збереженню структури, зміцненню внутрішніх зв'язків і подальшому розвитку системи. Залежно від того, чи елемент керований чи сам керує інши­ми елементами, в системі можна виділити також і дві підсистеми — керуючу і керовану.

Керуюча підсистема включає ті складові елементи, які забез­печують процес управління.

До складу керованої підсистеми входять елементи, які забез­печують безпосередній процес господарчої, комерційної та інших видів діяльності. Управління організацією виступає у вигляді про­цесу здійснення визначеного типу взаємопов'язаних дій по фор­муванню і використанню ресурсів організації для досягнення нею своїх цілей. Менеджмент не еквівалентний усій діяльності організації по досягненню кінцевих цілей, а включає в себе тільки ті функції, які пов'язані з координацією і встановленням взаємодії всередині організації, із спонуканням до здійснення виробничої, господарської (комерційної) та інших видів діяльності тощо.

Слід мати на увазі й те, що набір функцій, які реалізуються в процесі управління, залежить від типу організації, її розміру, сфери діяльності (виробництва товарів, надання послуг, продаж товарів тощо), від рівня в управлінській ієрархії (вище керівництво, управ­ління середнього рівня, нижчий рівень управління), від функції всередині організації (виробництво, маркетинг, кадри, фінанси) та багатьох інших факторів.

Але, не дивлячись на всю різноманітність, для всіх процесів уп­равління в організації характерним є наявність однорідних видів діяльності. їх можна згрупувати в чотири основні функції управління.

1. Планування, яке полягає у виборі цілей і плану дій за їх до­сягненням.

2. Функція організації, за допомогою якої здійснюється розподіл завдань між окремими підрозділами або працівниками і встанов­лення взаємодії між ними.

3. Мотивування виконавців до здійснення запланованих дій і досягнення поставлених цілей.

4. Контроль, який полягає у зіставленні реально досягнутих результатів з тими, які були заплановані.