8.5. Удосконалення роботи з формування організаційних структур

У науці управління ще не розроблено закінченої методики по­будови структур керування підприємствами. Сформувати ефектив­ну структуру управління торговельним підприємством не завжди означає укласти управлінську діяльність у тверді рамки заздалегідь розроблених правил і звести максимальну кількість управлінських завдань до математичних і машинних алгоритмів, до положень, інструкціям, процедурам виконання функцій і операцій керування. Життєздатна структура управління повинна бути досить гнучкою, що пристосовується до мінливих умов і розвивається в міру зміни цілей, завдань і ресурсів підприємства.

Методика формування загальної структури управління торго­вельним підприємством повинна ґрунтуватися на поєднанні стро­го наукового методу з досвідом керівників і фахівців, що добре знають реальний стан і можливості підприємства.

Система управління кожним торговельним підприємством може бути неповторною за своєю побудовою, оскільки в кожного підпри­ємства специфічні мета і завдання, своєрідна передісторія розвитку, свої особливості, по-різному формується колектив і т.п. Тим більше своєрідною є робота з формуванню структури управління.

Процес формування організаційної структури управління — це насамперед процес формування організації як колективу людей.

Разом з тим формування структури керування — засіб поліпшен­ня функціонування самого об'єкта управління. Варто постійно вра­ховувати, що робота з удосконалювання технології продаж, органі­зації торгівлі тісно пов'язана з роботою зі створення, удосконалення або перебудови структури управління. Сама постановка завдання формування організаційної структури управління великою мірою залежить від того, проектується нова філія чи удосконалюється структура діючого підприємства. В іншому випадку необхідно особ­ливо уважно враховувати вже сформовані форми і методи роботи, щоб не втратити того позитивного, що малося в колишній струк­турі управління, і в той же час привести її у відповідність з новими цілями і вимогами.

Процеси поліпшення організації виробничої і комерційної діяль­ності та удосконалення організації управління доцільно розгляда­ти з погляду системного підходу, постійно звертаючи увагу на їхній взаємозв'язок і взаємовплив. Недостатньо глибокий, нетворчий підхід до формування структури управління може створити внут­рішня невідповідність між новими формами організації виробни­чих і торговельно-технологічних процесів і недостатньо пристосо­ваною до них управлінською структурою.

Загальна схема створення систем організації виробництва чи торгівлі і управління включає такі стадії:

1) вивчення і проектування;

2) створення і впровадження;

3) експлуатацію, оцінку ефективності функціонування, модер­нізацію.

Для формування організаційних структур підприємства найбіль­ше значення має стадія 1 — вивчення і проектування, тому що саме на цій стадії виробляються і приймаються ключові організаційні рішення, пов'язані з виявленням і аналізом найбільш складних твор­чих проблем. На цій стадії постановка цілей являє собою визначен­ня вимог, яким повинна відповідати розроблювана структура ке­рування. Ці вимоги випливають із загальних завдань, принципів і методів керування, з одного боку, і з конкретних особливостей ке­рованого об'єкта й умов, у яких йому потрібно функціонувати, — з іншого.

При вивченні існуючої системи збирається інформація про стан процесу або елемента системи і перспективи його розвитку (про номенклатуру і величину визначальних його параметрів, темпи і напрямки їхньої зміни, їхні взаємозв'язки і взаємозалежності). Ця інформація фіксується, систематизується і класифікується за пев­ними ознаками, оформлюється в зручному для аналізу вигляді. На підставі аналізу виявляються проблеми і вузькі місця в організації керування.

Розробка рішень на першій стадії складається в створенні ескіз­ного проекту системи, що пов'язано з виявленням найбільш важ­ливих параметрів і елементів системи, послідовності протікання процесів, характеру і змісту зв'язків між елементами, тобто всього того, завдяки чому система набуває стану, який максимально відповідає її цілям.

Стадія 2 — деталізована розробка і проектування системи — є трудомісткою стадією. Упровадження знову розробленої структу­ри апарата керування являє собою реалізацію прийнятих рішень шляхом їх матеріально-технічного, правового й економічного забез­печення.

Оперативне використання, зміст і обслуговування системи на стадії 3 зводиться .до операцій рутинного, повторюваного характеру.

Процедури, що складають кожний етап проектування структури керування, як правило, не здійснюються автономно. Обстеження звичайно супроводжується елементами аналізу. Аналіз і розробка рішень можуть спричинити необхідність у додатковому обстеженні. Розробка завжди супроводжується рівнобіжним аналізом варіантів, упровадження часто потребує доробки прийнятих рішень. Тому поділ робіт із проектування структури керування на описані вище стадії дещо умовний.

Формування організаційної структури керування може здійсню­ватися шляхом дедуктивного дослідження, коли вирішальне значен­ня, що визначає всю ієрархію наступних рішень, здобуває узагаль­нена оцінка цілей системи й основних шляхів її розвитку і на цій основі здійснюється вибір конкретних елементів структури і їхніх взаємодій. Такого роду підхід характерний для створення нових господарських організацій на базі вже існуючих у порівняно стис­лий термін.

Другий шлях має індуктивний характер. Важливі рішення з організації керування господарським об'єктом приймаються тільки тоді, коли розроблено деталізований опис функціонування об'єкта, інформаційних зв'язків і організаційних відносин і за допомогою цього опису (моделі або системи моделей) всебічно оцінені різні варіанти формування структури керування. Цей шлях найбільш прийнятний для знову проектованих підприємств або при прове­денні досліджень, які мають своєю метою вироблення типових рішень, що можуть бути поширені на кілька об'єктів.

Поряд з цим найчастіше застосовується і третій, змішаний, шлях, коли основні принципові рішення про структуру керування підприємством приймаються в стислий термін на основі експерт­них висновків і досліджень, що охоплюють не всю систему, а лише її найважливіші проблеми. Після цього реалізується більш-менш дов­гострокова програма деталізованого пророблення окремих блоків у прийнятій структурі керування, розробляються положення про відділи і посади, складаються штатні розклади, упорядковуються інформаційні потоки і т.д., що певним чином може вплинути на організаційне рішення, прийняті на початковому етапі.

Процес проектування структури керування торговельною організацією, у цілому підлягаючи описаній вище загальній схемі, може набувати різних форм. Конкретний зміст, послідовність, тру­домісткість окремих етапів залежать від специфіки створюваного або удосконалювального підприємства; від наявності достовірної і повної інформації про різні сторони його діяльності; від характеру дослідження, що проводилися на підприємстві раніше; від ресурсів для розробки самого проекту нової структури, насамперед від чи­сельності і кваліфікації групи фахівців, зайнятих рішенням цієї про­блеми.

У загальному вигляді основні етапи процесу розробки структу­ри керування мають такий зміст:

Етап 1. Загальне визначення проблеми і підпроблем формуван­ня структури керування звичайно здійснюється керівниками вищо­го рівня і пов'язане насамперед з постановкою питання про до­цільність переходу до організації з новою структурою або реорганізацією існуючої організаційної структури. На цьому етапі питання удосконалення управління ставляться паралельно з про­блемою удосконалення структури виробництва чи послуг.

Чітке формулювання вихідних вимог керівництва до формуван­ня структури керування підприємством забезпечує базу для на­ступного деталізованого проектування системи керування.

Етап 2. Формулювання цілей підприємства є початком проце­су проектування структури керування. Для розробки структур ке­рування важливе не стільки кількісне, скільки якісне формулюван­ня цілей підприємства, що володіє достатньою повнотою. Дерево цілей підприємства є першим з підсумкових документів, розроблю­ваних у процесі проектування системи і використовуваних у керу­ванні підприємством. Формулювання цілей відіграє головну роль при розробці структури підприємства, дозволяє проаналізувати існуючу і побудувати нову структуру керування, виходячи з нових цілей, що ставляться перед підприємством.

Зіставлення існуючої або розроблюваної організаційної струк­тури із системою цілей є основним змістом етапу 3. На цьому етапі вирішального значення набуває обстеження стану системи керуван­ня, включаючи такі характеристики, як склад підрозділів, чисель­ність персоналу, поділ функцій торгово-господарської діяльності і т.п. Важливого значення набуває виявлення проблем і вузьких місць у роботі окремих підрозділів і в структурі керування в ціілому, що можуть бути вирішені шляхом кращої організації керування.

Аналіз структури керування на етапі 3, виходячи зі сформульо­ваних цілей підприємства і проблем, виявлених господарською практикою, дозволяє перейти до етапу 4, що полягає в розробці за­гальної структури керування підприємством.