19.3. Складові культури управління та їхня характеристика

Культура управління складається з чотирьох тісно пов'язаних і взаємозалежних елементів: культури працівників управління, куль­тури процесу управління, культури умов праці і культури докумен­тації. Визначальним елементом серед них є культура працівників управління. Маючи високу культуру, кожний працівник якісно виконує свою роботу, підтримує високий рівень культури управ­ління і прагне удосконалювати організацію своєї праці.

Культура працівників управління залежить від багатьох факторів і характеризується рівнем загальної культури, наявністю ділових яко­стей, необхідних для виконання роботи у відповідності з посадою.

Культура працівників управління визначається також глибоким і всебічним знанням науки управління і вмінням використовувати ці знання в процесі своєї діяльності (мистецтво управління) і, врешті, стилем роботи даного працівника.

Працівник апарату управління, виконуючи свою роботу і спілку­ючись у процесі своєї діяльності з іншими членами колективу, ке­рується тими правилами поведінки, які відображають суть взаємо­відносин між людьми в суспільстві.

Однак специфічність діяльності працівників управління визна­чає і специфічні вимоги до культури цього працівника.

Культура управління органічно включає в себе уважне, зацікав­лене ставлення до потреб споживачів та підлеглих. Атмосфера доб­розичливості, поваги до людини повинна панувати в кожному апа­раті управління.

Основними шляхами забезпечення культури працівників управ­ління є: глибоке оволодіння наукою управління, систематичне підви­щення кваліфікації і загальної культури, аналіз і практичне узагаль­нення результатів своєї діяльності, розвиток позитивних якостей.

Велике значення для культури управління має рівень культури організації процесу управління. Дотримання культури процесу уп­равління означає, що в організації використовується прогресивний процес управління. Процес управління в кожній організації повинен бути детально проаналізований з метою правильного поділу процесів збору і оброблення інформації та процесу прийняття рішень.

Культура процесів управління включає також раціональну організацію управлінської праці.

Раціональна організація управлінської праці означає раціональ­ний поділ, кооперацію і регламентацію управлінської праці, норму­вання складу, чисельності працівників, правильну розстановку і ви­користання кадрів, застосування прогресивних методів, засобів праці. Для раціональної організаційної управлінської праці повинно бути проведене чітке визначення обсягів і складу робіт з управління.

У процесі управління використовується різноманітна техніка від найпростіших пристосувань до найскладніших ЕОМ. Організову­ючи процес управління, насамперед треба мати чітке уявлення про техніку управління, її склад, можливості, сфери та напрями раціо­нального використання. Наявність цих знань, а також їх викорис­тання в процесі управління відображають рівень культури процесів управління в організаціях. Отже, одним з елементів, які безпосеред­ньо впливають на рівень культури процесів управління, є комплек­сна автоматизація і механізація процесу управління.

Суттєвим елементом культури процесу управління в організації є культура приймання відвідувачів, розмов по телефону, проведен­ня нарад, зборів, засідань, переговорів. На підприємстві повинні бути розроблені і застосовуватись певні правила проведення і оформлен­ня масових заходів, приймання відвідувачів. Особливістю цих за­ходів є те, що вони забезпечують найбільш повний і різноманітний обмін інформацією за короткий час і є дуже ефективною формою участі працівників в управлінні. Залучення значної кількості праців­ників до проведення таких заходів потребує певної їх організації.

Найбільш ефективною формою цієї організації є довготерміно­ве планування. В організаціях (підприємствах) складається щоквар­тальний та щомісячний план проведення масових заходів. Велике значення має регламентація проведення і оформлення рішень діло­вих колективних зустрічей. Установлюючи регламент, потрібно прагнути максимально економити робочий час учасників заходів. Важливим елементом культури є культура умов праці. Від того, наскільки зручне приміщення і робоче місце працівника, наскільки вони відповідають санітарно-гігієнічними вимогами, значною мірою залежить продуктивність праці апарату управління. У відповідно­му устаткуванні, оформленні приміщень і робочих місць, у забез­печенні найбільш комфортабельних умов праці проявляється куль­тура управління організацією (підприємством).

Невід'ємним елементом культури управління є культура доку­ментації.

Роль і значення документації в процесі управління дуже великі, оскільки жодна з функцій управління не може здійснюватись без інформації, основним носієм якої є документ. Документальна інфор­мація охоплює всі сторони внутрішньої і зовнішньої діяльності підприємств. З документації починаються і нею завершуються прак­тично всі сторони внутрішньої і зовнішньої діяльності підприємств, всі операції і процедури процесу управління. Отже, ефективність управлінської праці значною мірою залежить від оформлення документів, організації їхнього руху і зберігання, зручності користуван­ня, надійності і довговічності. Забезпечення високого рівня культу­ри документації призводить до значної економії коштів, оскільки використання інформації, яка міститься в документах, супровод­жується виконанням значного обсягу операцій і робіт, число яких зростає за відсутності належної культури роботи з документами.

З розвитком елементів культури управління в управлінській діяльності дозволяє поліпшується організація управління, спрощуєть­ся і здешевлюється процес управління, забезпечується злагодженість і чіткість роботи апарату управління, підвищується трудова дисцип­ліна в організації. Без урахування вимог культури управління прак­тично неможливо реалізувати жодну з рекомендацій, розроблених наукою управління. Якщо, наприклад, підприємство придбає нову, найбільш сучасну обчислювальну техніку, але форми документів і маршрути документопотоків не враховують вимог культури управл­іння, то ефект застосування ЕОМ може бути або незначним або навіть негативним, оскільки не можна автоматизувати хаос.

Удосконалювати культуру управління треба комплексно (всі її елементи). У кожному конкретному випадку ті чи інші елементи набувають вирішального значення для підвищення ефективності управління. Тому, вирішуючи проблему удосконалення, необхідно здійснювати докладний, комплексний аналіз рівня культури управ­ління, виявити ті елементи і напрями їх удосконалення, які можуть дати найбільший ефект.