8.6. Матеріально-технічна підготовка проекту

Основне завдання цієї фази проекту - забезпечити надходження устаткування, конструкцій, матеріалів і послуг у точній відповідності до плану проекту. Цей процес прийнято поділяти на дві фази:

• закупівля ресурсів і послуг на конкурсній основі;

• поставки до місця виконання робіт.

Правове регулювання договірних відносин

Під закупівлями і поставками розуміють заходи, спрямовані на забезпечення проектів ресурсами, майном (товарами), виконанням робіт (послуг), передачею результатів інтелектуальної творчості, пов'язаної з конкретним проектом. Економічні реформи зумовлюють зміни у державному регулюванні господарських відносин. Закупівлі є частиною господарських відносин, тому зазначені зміни торкаються їхнього правового регулювання. Основною правовою формою організації та регулювання відносин між учасниками (суб'єктами) при здійсненні закупівель є договір - угода сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав і обов'язків. Роль договору при закупівлях полягає у правовому закріпленні відносин між суб'єктами цих операцій. На основі чинного законодавства він установлює і захищає зобов'язання між ними, І визначає порядок їхнього виконання.

Дамо визначення двох основних типів договорів - договору поставки і договору підряду

Договір поставки - це договір, згідно з яким постачальник, що є підприємцем, зобов'язується в обумовлені терміни передати у власність (або повне господарське ведення, або оперативне управління) покупцю товар, призначений для підприємницької діяльності чи інших цілей, не пов'язаних з особистим споживанням, а покупець зобов'язується прийняти товар і сплатити за нього визначену ціну. Договір поставки укладається за вільним розсудом сторін, тобто, як правило, відсутній обов'язок постачальника вступати в договір. Зауважимо, що в певних випадках законодавство зобов'язує постачальника укласти договір за вимогою покупця, зокрема це стосується постачання продукції на Крайню Північ або з метою державних потреб. Правові джерела договорів поставки перераховано в додатку.

Договір підряду регулює закупівлі, необхідним об'єктом яких є результат певних дій. Суть відносин, що виникають при подібних закупівлях, полягає в тому, що одна сторона за завданням іншої зобов'язується виконати для неї за плату певну роботу (замовлення), результат якої переходить у власність замовника. На підставі такого роду зобов'язань здійснюють: створення нового майна (будівництво підприємств, доріг); ремонт і реконструкцію певних об'єктів (реконструкцію і капітальний ремонт будівель, споруд, обладнання, ремонт і технічне обслуговування машин, устаткування); реалізацію результатів творчої діяльності (виконання наукових досліджень, проектно-конструкторської документації, створення виробничих нововведень - зразка нового виробу).

Організаційні форми закупівель

Існують прямі, посередницькі і біржові форми закупівель, відповідно до яких передбачено:

• за прямих форм правовий зв'язок існує між двома суб'єктами закупівель; між ними укладається відповідний договір;

• за посередницьких - особа, що здійснює проект, вступає у правові відносини з посередником, тобто з особою, що сприяє забезпеченню проекту необхідними ресурсами;

- за біржових - члени біржі здійснюють біржову торгівлю безпосередньо від свого імені і за свій рахунок, або від імені клієнта і за його рахунок, або від свого імені за рахунок клієнта, або від імені клієнта за свій рахунок. Відвідувачами біржових торгів можуть бути юридичні та фізичні особи, які є членами біржі і володіють правом на укладення біржових угод.

Захист порушених або заперечених прав та інтересів підприємства і підприємців при здійсненні закупівель є справою арбітражних (як правило) і загальних (у деяких випадках) судів.

Етапи матеріально-технічної підготовки

Зміна умов господарювання сприяла появі нової структури матеріально-технічного забезпечення проектів, до складу якої ввійшли такі етапи:

• Підготовка специфікацій і технічних умов, що характеризують кількість та якість необхідного устаткування, машин і механізмів, конструкцій, матеріалів, робіт і послуг.

• Планування та організація процесу закупівель.

• Вивчення можливих джерел закупівлі ресурсів і переговори з можливими постачальниками.

• Попередній відбір учасників торгів.

• Підготовка документів для торгів.

• Проведення торгів і ухвалення рішення про присудження контрактів заявникам, що виграли торги.

• Розміщення замовлення, включаючи переговори про постачання.

• Контроль за постачаннями (своєчасність, комплектність, кількість і якість) із вживанням необхідних заходів у випадку відхилень.

• Розв’язання конфліктів.

• Взаєморозрахунки.

• Наймання на роботу потрібних спеціалістів (підрядчиків), включаючи консультантів.

• Планування поставок.

• Організація бухгалтерського обліку.

• Доставка, приймання і зберігання товару.

• Облік і контроль доставки.

Місце закупівель і поставок у життєвому циклі проекту

На рис. 3.8 схематично показано, яке місце відведене операціям закупівель та поставок у життєвому циклі проекту. Західною економікою передбачено такі кроки у циклі закупівель та поставок:

• закупівлі робіт (Procurement of works);

• закупівлі матеріалів (Procurement of goods);

• закупівлі устаткування (Procurement of equipment);

• закупівлі послуг (Procurement of services);

• закупівлі (використання послуг) консультантів проекту (Procurement of consultants).

Вітчизняна структура закупівель близька до західної, відмінності лише в останньому елементі (використання послуг консультантів), який поки що не знайшов у нас широкого застосування.

Щодо інших елементів закупівель, то тут помітне явне зближення підходів. Відмінність є лише в тому, що на Заході усі процедури закупівель строго регламентовані (правилами, інструкціями), тоді як в Україні це обмеження ще не набуло сили.

Вимоги до управління

Розглянемо вимоги до деяких із перелічених вище кроків у циклі закупівель і поставок, характерні для ринкової економіки. Планування та організація:

• здійснюються на основі даних проектно-кошторисної документації;

• графіки розробляються на основі та у зв'язку із загальним планом проекту і з урахуванням тривалості розробки проектно-кошторисної документації, циклу закупівель і доставки вантажів;

• план охоплює проект у цілому;

• вибір місця закупівель визначається на основі розрахунку вартості варіантів;

• у плані визначаються структури й особи, відповідальні за кожну позицію поставок.

Вибір постачальників:

• здійснюється на основі вивчення так званих кваліфікаційних анкет, які з'ясовують управлінські, технічні, виробничі та фінансові можливості;

• із замовником і керівником проекту після опрацювання анкетних даних складається список претендентів;

• за результатами торгів здійснюється остаточний вибір постачальників.

Розміщення замовлень:

• разом з проектною організацією розробляються заходи щодо стандартизації (скорочення номенклатури) закупівель;

• загальні замовлення оформляються тільки після скорочення номенклатури закупівель;

• оцінка заявок і проведення торгів передують укладенню контрактів;

• укладення контрактів провадиться в результаті додаткових зустрічей і узгодження з переможцями торгів вимог щодо перевезення і зберігання вантажів, а також порядку платежів і преміювання.

Контроль за поставками:

• здійснюється відповідно до спеціальних графіків;

• встановлюється щодо кожного з перелічених вище видів поставок (устаткування, роботи, місцеві матеріали, послуги);

• має за основу загальний план проекту;

• орієнтований на стандартні форми звітності;

• усі зміни вносяться в загальний графік проекту.

Функції менеджера проекту

Вищерозглянуті роботи очолює служба керівника проекту. Вона працює в контакті з усіма підприємствами та організаціями, які забезпечують проект ресурсами. Якщо мова йде про значний проект, то, зрозуміло, головний його керівник (головний менеджер) делегує відповідні повноваження менеджеру з поставок (або навіть спеціальній службі). У будь-якому випадку керівник проекту є центральною фігурою в циклі матеріально-технічної підготовки проекту.