6.4. Життєвий цикл проекту

Поняття життєвого циклу проекту

Проект сам по собі, без реалізації, мало чого вартий. Саме здійснення є критерієм оцінки як задуму проекту, так і його результату. Найважливішою категорією тут є результат виконання проекту, робота щодо його здійснення. Кожний проект, так само як і план, незалежно від його складності й обсягу ресурсів, має пройти у своєму розвитку певні етапи: від стану, коли "проекту ще немає", - до стану, коли "проекту вже немає"". Іноді за початок проекту приймають момент народження ідеї, особливо якщо він був пов'язаний зі скрупульозними пошуками. Ділові люди початком проекту вважають початок його реалізації і вкладення коштів у його виконання.

Складнішим е, етап, пов'язаний із закінченням існування проекту Досі таким вважався етап завершення робіт з його реалізації:

запровадження в дію об'єкта, початок його експлуатації та використання результатів проекту. Проте останніми роками погляд на цю проблему змінився разом з усвідомленням того факту, що загальні витрати на його реалізацію значною мірою залежать від періоду використання результатів проекту аж до моменту виведення його з експлуатації.

Організацію, що починає роботу над проектом, цікавить не проект як такий, а його результат, продукт, що буде вироблятися, отримуваний від реалізації цього проекту прибуток. Для інших організацій, що беруть участь у проекті в ролі виконавців окремих етапів або робіт, закінченням проекту частіше за все є закінчення цих робіт.

Фазою закінчення проекту можна вважати:

- завершення робіт над його реалізацією, тобто запровадження проекту в дію;

- переведення персоналу, що виконує роботи, на іншу роботу;

- досягнення очікуваних результатів проекту;

- припинення фінансування проекту;

- початок роботи щодо введення в проект серйозних змін, не передбачених початковим задумом;

- виведення об'єктів проекту з експлуатації. Узагальнюючи вищевикладене, можна дати таке визначення життєвого циклу проекту: період часу між моментом виникнення проекту і моментом його ліквідації називається життєвим циклом проекту (проектним циклом).

Життєвий цикл проекту - вихідне поняття для дослідження й аналізу проблем фінансування проектних робіт, а також прийняття відповідних рішень.

6.5. Фази проекту

Будь-який проект має у своєму життєвому циклі певні фази (стани), їх ще називають етапами або стадіями. Основний зміст більш-менш повноцінного проекту в усіх випадках є загальним, таким, що логічно випливає з чинного механізму економіки країни. У свою чергу, кожна фаза (етап) може ділитися на фази (етапи) наступного рівня і т. д.

Реалізація проекту потребує певної сукупності заходів, пов'язаних з проробкою можливості реалізації проекту, розробкою ТЕО, технічного та робочого проекту, контрактною діяльністю, організацією: плануванням ресурсів і проектних робіт, закупівлею матеріалів та устаткування, а також будівництвом і здаванням об'єктів в експлуатацію.

Цей перелік видів діяльності щодо проекту доводить, наскільки вони різнорідні.

У будь-якому проекті можна виділити два значних блоки робіт:

1. Основна діяльність щодо проектів. Вона передбачає:

- доінвестеційні дослідження;

- планування проекту;

- розробку проектно-кошторисної документації;

- проведення торгів і укладання контрактів;

- будівельно-монтажні роботи;

- виконання пусконалагоджувальних робіт;

- здавання проекту;

- експлуатацію проекту, випуск продукції;

- ремонт устаткування та розвиток виробництва;

- демонтаж устаткування (закриття проекту).

2. Забезпечення проекту:

- організаційне;

- правове;

- кадрове;

- фінансове;

- матеріально-технічне;

- комерційне (маркетингове);

- інформаційне.

Усі перелічені й багато інших, не зазначених тут робіт, виконуються в процесі реалізації проекту, вони взаємозалежні у часі і просторі. Тому чіткий однозначний розподіл цих робіт у логічній послідовності та у часі в загальному випадку практично неможливий.

У Всесвітньому банку і підрозділі ООН-UNIDO прийнятий поділ на фази (рис 1.3). Принципова схема чергування фаз реалізації проекту показана на рис. 1.4.

Зміст фаз життєвого циклу проекту, відповідно до умов сьогодення, є таким:

Початкова (доінвестеційна) фаза. Вона включає в себе доінвестеційні дослідження і планування проекту. Виконуються такі роботи:

1. Вивчення прогнозів і напрямків розвитку країни (регіону, міста).

2. Аналіз умов для втілення початкового задуму і розробка концепції проекту.

3. Передпроектне обґрунтування інвестицій - оцінка життєздатності проекту.

4. Вибір і обґрунтування місця розташування проекту.

5. Екологічне обґрунтування.

6. Експертиза.

7. Попереднє інвестиційне рішення.

8. Розробка попереднього плану проекту.

Інвестиційна фаза

її складають чотири значні блоки робіт: розробка проектної документації і підготовка до будівництва, проведення торгів, укладання контрактів, організація закупівель і поставок, будівельно-монтажні роботи, завершення проекту. До першого блоку належать такі роботи:

1. Розробка плану проектно-дослідних робіт.

2. Завдання на розробку ТЕО.

3. Розробка ТЕО.

4. Узгодження, експертиза і затвердження ТЕО.

5. Розробка завдання на проектування і його видача.

6. Розробка, узгодження, експертиза і затвердження завдання на проект (робоча документація); прийняття остаточного рішення про інвестування.

7. Відведення землі під будівництво.

8. Завдання на розробку проекту провадження робіт.

9. Розробка плану проекту. Другий блок включає:

1. Проведення тендерів на:

- проектно-дослідні роботи і укладання контрактів.

- поставку устаткування і укладання контрактів.

- підрядні роботи і укладання контрактів.

2. Розробку планів (графіків) постачання устаткування. Будівельно-монтажні роботи передбачають:

1..Розробку оперативних планів будівництва.

2. Розробку графіків.

3. Виконання будівельно-монтажних робіт.

4. Моніторинг і контроль.

До завершального етапу належать такі роботи:

1. Пуск і наладка об’єкта.

2. Здавання об'єкта.

3. Демобілізація ресурсів і аналіз результатів.

4. Експлуатація, ремонт і розвиток виробництва.

5. Закриття проекту (демонтаж, ліквідація). Як видно з розглянутого, кожна фаза життєвого циклу проекту має свої цілі і завдання.

Розробка концепції проекту

На цьому етапі визначаються кінцеві цілі проекту і виявляються шляхи їхнього досягнення. Передбачається можливість формування альтернативних цілей, з урахуванням поряд з економічними політичних, соціальних і технічних чинників. Важливою вимогою при визначенні цілей проекту є оцінка їх щодо масштабів, термінів, прибутку і т. ін.

Оцінка життєздатності проекту

Цей етап пов'язаний зі стислим (попереднім) техніко-економічним обґрунтуванням. Розглядаються дві-три альтернативи, розроблені на попередньому етапі. Кожна альтернатива оцінюється за обраними критеріями. Встановлюються граничні умови, формуються конкретні цілі й обмеження, а також оцінюється вартість проекту (з точністю до 25- 40%). Результатом такої оцінки є обґрунтування переваги однієї альтернативи над іншою. Затвердивши рішення про початок проектних робіт, розглядають питання про керівництво роботами з його реалізації.

Рис. 1.3. Фази проектного циклу

Рис. 1.4. Фази реалізації проекту

Планування проекту

Визначивши ступінь життєздатності проекту та затвердивши рішення про початок його здійснення, складають план робіт. План являє собою структурно визначену послідовність етапів робіт. У ньому зазначаються роботи та їхні виконавці, характер робіт, терміни їх здійснення. План стає інструментом для роботи з усіма учасниками проекту, він є основою для складання докладного календарного графіка цих робіт і для більш точної оцінки вартості проекту.

План реалізації проекту повинен розроблятися за участю спеціалістів усіх зацікавлених сторін. Остаточний план має бути розглянутий, схвалений, затверджений і розісланий всім учасникам проекту.

На цьому етапі, крім розглянутих питань, вирішуються такі:

- призначення керівництва роботою з реалізації проекту;

- створення організації, що має працювати над проектом (проектної команди);

- вибір експлуатаційних характеристик майбутніх об'єктів проекту;

- відведення та оформлення земельної ділянки.

Проводяться на цьому етапі також геодезичні, інженерно-геологічні, економічні та екологічні дослідження, створюються технічці умови щодо інженерного забезпечення ділянки, одержуються дозвільні документи на проведення робіт.

Завданням даного етапу є також оцінювання групою експертів обсягу робіт і коштів, потрібних на реалізацію проекту. Це факторна оцінка, і відповідає вона початковому стану робіт зі створення проектно-кошторисної документації. Ступінь готовності становить близько 1-2 %, точність оцінки - 15-20%.

Слід відзначити, що достовірність оцінки витрат більшою мірою залежить від точності попередньої оцінки проекту, ніж від її уточнення на наступних етапах. На цій стадії затверджується склад робіт з робочого проектування. Перш за все підбираються матеріали, на базі яких можна почати розробку проекту, далі коригується і затверджується техніко-економічне обґрунтування - основа для проектування. На базі скоригованих даних формується нова оцінка витрат, з урахуванням додаткової інформації щодо проекту, актуальної на цей момент. Наближена оцінка визначається на підставі відомостей про обсяги робіт, вартість устаткування, матеріалів, робочої сили. Точність її досягає 10-15%.

Контрактна фаза

На цьому етапі переходять до складання так званих кваліфікаційних вимог, що є матеріалом для підготування контракту і проведення робочого проектування. З цією метою готується завдання на проектування. У декларації про намір проектувати об'єкти викладаються основні характеристики об'єктів, зазначаються місце будівництва, певні обмеження. Підбір потенційних виконавців проекту провадиться за такими критеріями:

- архітектурні та функціональні достоїнства поданих перед-проектних напрацювань;

- вартісні показники;

- реальні архітектурні, інженерні можливості фірми;

- надійність фірми як партнера по раніше здійснених проектах;

- фінансове становище фірми.

За результатами торгів формується контракт з обраною проектною організацією. Він включає графік і завдання на проектування. Потім переходять до вибору і затвердження остаточного варіанта проекту. Розробляють у повному обсязі ТЕО, технічний проект і завдання на робоче проектування. Вибір та оформлення відносин відрядними організаціями, фірмами - останній етап контрактної фази проекту.

Фаза реалізації проекту

Ця фаза розбивається на дві підфази:

- детальне (робоче) проектування та постачання;

- будівництво.

На цій стадії піддається ризику найбільша сума грошей: стадія завершення проекту потребує значних витрат. Будівельна підфаза реалізації проекту включає:

- закупівлю матеріалів, виробів і конструкцій;

- наймання і підготовку робітників;

- закупівлю (або оренду) будівельного устаткування;

- виконання БМР і пусконалагоджувальних робіт;

- здавання-прийняття готових об'єктів в експлуатацію.

Тривалість життєвого циклу проекту

Для оцінки значущості кожної фази життєвого циклу проекту доцільно уявити собі витрати, яких потребує кожна з них (рис.1.5).

Рис. 1.5. Проектні витрати (розподіл за фазами виконання)

На рис 1.5 подано п'ять фаз типового життєвого циклу правильно виконаного проекту з відображенням видів діяльності на кожній фази. Природно, кожна фаза може мати свої підфази, число яких залежить від особливостей проекту. Перші три фази найчастіше розглядаються як попередні розробки - створення проекту на папері. Четверта і п'ята фази - це більш детальні розробки і специфікації, а також фізичне втілення. Слід зазначити, що рішення щодо продовження робіт потрібне наприкінці кожної з трьох перших фаз, а дозвіл на виробництво та закінчення - перед кожною з двох останніх. Кожна фаза - це своєрідний міні-проект, зі своїми цілями й обмеженнями, яким відповідно управляють.

Моменти успішного завершення кожної фази - свого роду віхи між ними, основні контрольні точки у виконанні проекту. Крива трудових витрат на рис. 1.5 показує частку людей (%), зайнятих на окремих етапах здійснення проекту: число працівників поступово зростає у трьох перших фазах і різко - у фазі виконання.