6. Формы бух-го учета

Форма учета опред. след. признаками: кол-вом, стр-рой и внеш. видом учетных регистров, способами записи в них инф-ции, а также связями между первичными документами и регистрами. Под формой бух. учета поним. сов-ть различных учетных регистров с устан-ным порядком и способом записи в них. Выделяют 3 формы бух. учета: 1. журнально-ордерная(французская). При применении этой формы данные из первичных документов отражаются в журналах ордерах и накопительных ведомостях. Все журналы ордера составлены по кредитовому принципу, т.е. журнал-ордер, открытый на какой-либо счет показывает суммы отраженные по кредиту этого счета и дебету всех корреспондировавших с ним за отчетный период счетов. Журнал-ордер ведется в течение месяца, после чего в нем подсчитываются итоги оборотов в разрезе корреспондирующих счетов. Итоги оборотов за месяц из журналов-ордеров переносятся в главную книгу. Кредитовый оборот переносятся в гл. книгу одной итоговой суммой за месяц. Дебетовые обороты собираются из ж-о других счетов, и учитываются развернуто, в корреспонденции с этими счетами. По окончанию заполнения гл. книги, обороты по дебету каждого счета суммируются, и выводится сальдо на конец месяца. 2. мемориально-ордерная Прим-ся в бюджетных организациях. При данной форме хронологическая и систематическая записи ведутся отдельно, т.е. сначала сведения из первичных документов отражаются в мемориальном ордере, кот. регистрируется под опред. номером в спец. журнале, а затем на их основе заполняется гл. книга. Гл. книга строится с разбавкой дебета и кредита по каждому корреспондирующему счету. На счетах гл. книги по этой форме учета фиксируются только текущие обороты за отчетный период, поэтому по данным взятым из гл. книги составляется ведомость по счетам синтетического учета. Это дает возможность одновременно проверить правильность ведения записей хоз. операций. Именно в оборотной ведомости рассчитываются остатки по счетам, на основании которых и делается в дальнейшем баланс. 3. Автоматизированная. Наиболее современная, быстрая и достоверная. Требует наличия бух. программы и компьютера. Практически все бух. программы построены по принципу хоз. операций что делает их очень удобными. Бухгалтер, основываясь на первичных документах, вводит в компьютер инф-цию, кот в последствии может выводится во множестве форм, отражающих данные с разных точек зрения, причем делается это в несколько раз быстрее, чем в ручную. Самой совершенной бух. программой явл. программа фирмы “1С” (1С:Бухгалтерия). 4).Упрощенная – для малого бизнеса.

7. Документация в бу

Факт хозяйственной жизни не может быть воспринят учетной системой без формальных оснований.

Все хозяйственные операции оформляют на предприятии первичными документами.

Первичный документ – это бланк установленной формы, отражающий информацию о хозяйственной операции в момент ее совершения.

Формы и реквизиты документов. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по типовому образцу, содержащемуся в альбоме унифицированных форм. Такие формы утверждает Госкомстат России.

Но в необходимых случаях организация может использовать формы документов, не предусмотренные альбомом – если это обусловлено спецификой ее деятельности. Нетиповые формы, разработанные и утвержденные руководством организации, должны быть закреплены в учетной политике организации.

К обязательным реквизитам документа относятся:

• наименование;

• дата составления;

• содержание хозяйственной операции;

• подписи ответственных должностных лиц и их расшифровки.

Проверка и исправления в документах. Принятые бухгалтерией документы подлежат обязательной проверке:

• формальной – контроль полноты и правильности заполнения реквизитов;

• арифметической – контроль рассчитанных в документе сумм;

• содержательной – контроль законности и целесообразности операции, отраженной в документе.

В кассовых и банковских документах исправления недопустимы. В остальных документах текст или сумму бухгалтер зачеркивает одной чертой - чтобы можно было прочесть зачеркнутое. Исправление заверяет подписью «Исправленному верить». Подпись. Дата.

Обработка документов. Принятые бухгалтерией документы подвергают обработке. Она может включать в себя операции:

• таксировка – умножение цены на количество

• группировка – подбор однородных документов в пачки

• контировка (разметка)

• разметка - определение корреспондирующих счетов

После разметки данные документов записывают в синтетические и аналитические счета, а сами документы сдают в архив.

Документооборот – это путь движения документа от выписки до сдачи в архив.

Правила документооборота устанавливают сами учетные работники фирмы в соответствии с выбранной ими формой счетоводства. При хорошо организованном учетном менеджменте бухгалтерия разрабатывает график документооборота, закрепляя его в учетной политике организации. Тогда информация о движении документов передается сотрудникам не устным распоряжением, а посредством утвержденного регламента.

График документооборота может быть различным по форме, но в нем должны найти отражение, как минимум, следующие элементы:

• наименование документа;

• этапы его обработки;

• сроки обработки;

• перечень должностных лиц, ответственных за оформление.

Например, он может иметь следующий вид:

Хранение. После обработки данные документов записывают в синтетические и аналитические счета, а сами документы сдают в архив.

Папки с документами переплетаются. На титульном листе указывают наименование организации, год, общее количество листов, сроки хранения.

Где хранить обработанные документы, фирма решает самостоятельно:

в собственном архиве;

в государственном архиве;

в частном архиве.

Сроки хранения бухгалтерских документов установлены в «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения», утвержденным Главным архивным управлением, 1988г. Сроки хранения документов в акционерных обществах установлены постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг.

Если бухгалтерский учет автоматизирован, необходимо делать бумажные копии всех первичных документов.

Сроки хранения документов дифференцированы в зависимости от их значимости:

75 лет – лицевые счета работников;

10 лет – годовые балансы и отчеты с объяснительными записками;

5 лет – квартальные балансы и отчеты;

1 год – текущая переписка.

Изъятие первичных документов разрешено только органам дознания.