6. Техніка самоконтролю (сутність, задачі контролю, види контролю, оцінки дня, що минув).

Контроль - процес, направлений на попередження проблем і забезпечуючий досягнення цілей організації шляхом установлення стандартів праці, вимірювання параметрів процесів, порівняння їх із заданими і проведення коригувань за відхиленнями.

Напрями контролю в ОПМ:

виконання завдань і робіт виконавцями;

якість роботи персоналу;

хід трудових процесів і дотримання технології;

якість і надійність товарів, що випускаються, продуктів,

послуг.

Принципи контролю менеджера:

1) усування невизначеності;

2) попередження криз, неусувних явищ;

3) аналіз відмов, простоїв, помилок;

4) поширення трудового досвіду;

5) комплексність;

6) широта - на всіх етапах, фазах трудового процесу.

Контроль — це процес, який забезпечує досягнення органі­зацією поставлених цілей.

Ціллю адміністративної функції контролю є перевірка того, як виконується прийнята програма дій підлеглих прийнятим управлінським і встановленим принципам і правилам. Він по­винен знайти відхилення та помилки для того, щоб можна було їх виправити і запобігти їх повторення. Використовується до осіб та дій і практикується менеджером по всіх адміністративних функціях, викладених вище.

Контроль повинен засвідчити, що програма або інше управ­лінське рішення є і використовується, організація або її струк­турний підрозділ правильно функціонує.

Він здійснюється для перевірки стану виробничих, комерц­ійних, економічних, фінансових, технологічних, облікових та інших видів діяльності.

Функції контролю входять у коло обов´язків керівників всіх рівнів та їх апарату управління.

У невеликих приватних підприємствах функції контролю здійснює його власник-керівник. На великих акціонерних підприємствах контрольні функції передані спеціальним конт­ролерам, інспекторам, ревізійним комісіям.

Контроль є складною і важливою адміністративною функ­цією менеджера і здійснюється такими видами:

• попередній контроль (готовність до виконання роботи);

• поточний контроль (у ході виконання роботи);

• заключний контроль (після закінчення роботи).

Всі ці види контролю схожі і мають одну ціль: сприяти тому, щоб фактичні результати були поближче до необхідних.

Контроль, як функція самоменеджменту, охоплює три завдання: 1) Осмислення фізичного стану. 2) Порівняння запланованого з досягнутим. 3) Коректування за встановленими відхилень. Час, тривалість і регулярність контролю певною мірою залежать від виконуваних завдань і поставленої мети. У зв'язку з цим слід розрізняти: • контроль процесу і здійснюваної діяльності; • контроль результатів (цільової контроль). Наука і практика сформулювали кілька обов'язкових принципів контролю: 1. Контроль повинен бути розумним. 2. Контроль повинен бути своєчасним. 3. Контроль повинен бути оперативним, що випереджала розвиток подій. 4. Контроль повинен бути постійним. Контроль дня (самоконтроль) У кінці робочого дня керівникові необхідно оцінити не тільки виконання поставлених загальних завдань, але й здійснити особистий самоконтроль. Ретельний самоконтроль - вірна гарантія того, що не доведеться згодом нічого переробляти або змінювати. Для ефективного контролю за результатами власної діяльності протягом дня можна скористатися наступними допоміжними питаннями, які повинні дати чітку характеристику виконану роботу (тобто скласти певний опитувальник). Такий опитувальник допоможе нічого не забути, не упустити щось важливе й істотне. Запитальники не тільки допоможуть зафіксувати в пам'яті необхідні відомості, але і підкажуть, якщо треба, які кроки варто зробити в тому чи іншому випадку.

 7. Технологія розробки з інформацією (необхідність організації роботи з інформацією, наслідки невдалої організації роботи з інформацією, раціональні прийоми роботи з інформацією: до, під час і після читання).

Діяльність управлінських працівників пов'язана з діловодством-створенням, прийманням-передаванням, зберіганням, опра­цюванням документів. Раціональна організація діловодства дає змогу забезпечити ефективний обмін інформацією на підприємстві і прийняття обґрунтованих управлінських рішень.

Основними вимогами до раціональної організації документообігу в підприємствах є:

1. прямоточність руху потоків документів, що передбачає прямий шлях проходження документації до одержувача;

2. виконання принципу одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця;

3. додержання принципу паралельності - в разі потреби одночасної роботи з документом кількох структурних підрозділів або виконавців його необхідно копіювати.

Попередній розгляд документів дає змогу:

• вивільнити керівника від вивчення документів, що не потребують його уваги, а апарат управління - від документів, виконання яких не входить до його функцій;

• скоротити документообіг, безпосередньо направляючи документи виконавцям;

• підвищити оперативність роботи апарату управління скороченням кількості пунктів обробки документів і часу перебування в них;

• зменшити трудомісткість зменшенням кількості операцій взагалі і дубльованих, зокрема;

• поліпшити якість управлінських рішень, які приймають спеціалісти, що мають необхідну інформацію;

• підвищити відповідальність виконавців за вирішення документів, що надходять;

• об'єктивно оцінювати можливості окремих виконавців, враховуючи оперативність і якість запропонованих ними рішень;

• підвищити технологічність обробки документів;

• проводити комплексний аналіз документації, що надходить, з метою її раціоналізації і скорочення;

Сучасна організація управлінського процесу передбачає, що основна маса (80-95%) документації апарату управління має надходити безпосередньо у структурні підрозділи або відповідальним виконавцям.

Працівник, який виконує операції, пов'язані з оцінкою і розподілом документів, повинен докладно знати функції підприємства і його підрозділів, права і обов'язки провідних працівників, систему взаємовідносин, що склалися між ними; мати високий професійний рівень, необхідні навички і знання, користуватися довірою керівника, мати певну інтуїцію.

У процесі діяльності менеджера, а також будь-якої установи виникають документи, що відображають цю діяльність, що показують інформаційні зв'язки людини і організації. Документи використовуються в усіх галузях людської діяльності, відображають факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Під інформаційним забезпеченням системи управління розуміється сукупність інформації, необхідної і достатньої для прийняття рішень, з методами і засобами її організації. Призначення інформаційного забезпечення полягає в своєчасному і повному обслуговуванні управлінського персоналу та технічних засобів системи управління достовірними даними, що дозволяють здійснювати автоматизовану обробку інформації з використанням інших видів забезпечення (організаційного, технічного, програмного, математичного, лінгвістичного та ін.) Інформація, що циркулює в будь-якій соціально-економічній системі, представляє інформаційну систему (інформаційне середовище), що характеризується потоками, численними обмінами і перетвореннями, взаємозв'язками. Керівники та фахівці організації використовують у роботі внутрішню і зовнішню інформацію, науково-технічну, економічну інформацію про управління. Інформація, що міститься в документах, необхідна для стабільності діяльності будь-якої організації. На її основі приймаються відповідні управлінські рішення. Значення документації і діловодства в управлінні визначається тим, що в загальному обсязі управлінської праці робота з документами займає величезне місце. Відбувається стрімке зростання обсягу документальної інформації. Доведено, що обсяг інформації збільшується приблизно в квадраті по відношенню до зростання числа об'єктів управління. Наростання документальної інформації характерно для всіх галузей народного господарства і управління. Зібрати, відібрати, проаналізувати це величезне, постійно зростаюча кількість документації традиційними методами та засобами стає все важче. Спеціальні підрозділи, покликані займатися підготовкою, обробкою і передачею документної інформації, не справляються з покладеним на них обсягом робіт, і за цим значну частину технічних операцій змушені виконувати кваліфіковані фахівці. За наявними даними, робота з документами займає у них від 30 до 60% робочого часу. Вимоги до документів регламентуються державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію. Існують єдині вимоги та правила оформлення документів управління, які встановлені державними нормативними актами. Невід'ємними якостями документів повинні бути грамотність, стислість викладу і чіткість формулювань. Організація роботи з документами - це створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами: прийом і реєстрація, розгляд документів керівниками, по ¬ рядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль виконання, формування справ, підготовка і передача їх до архіву. Електронна техніка стала реальною необхідністю при вирішенні завдань документаційного забезпечення управління підприємством. Використання ПЕОМ йде за двома основними напрямками: • документування (створення) документів; • організація роботи з документами.

8. Характеристика процесу організації робочого місця менеджера (сутність робочого місця і необхідність його організації. Види планувань робочого місця менеджера, функцій ні зони кабінету керівника і їх характеристика).

Від того, яким чином організоване робоче місце, багато в чому залежить ефективність праці керівників усіх категорій незалежно від тієї посади, яку вони займають. Завдання раціональної організації робочих місць керівників включає в себе не тільки устаткування його усім необхідним відповідно до змісту та характеру роботи, яка виконується, але й раціональне його розміщення, створення комфортних умов праці.

Найкращий варіант організації робочого місця, як і в інших сферах діяльності, може бути визначений лише за умови детального аналізу тієї роботи, яка виконується менеджером.

Меблі слід добирати згідно з функціональними, ергономічними, психофізіологічними і естетичними вимогами. Розміщення меблів і засобів оргтехніки має забезпечувати зручне використання їх.

Організація робочого місця менеджера передбачає:

• упорядкування і планування приміщення, в якому воно знаходиться;

• вибір і обладнання робочого місця засобами і предметами праці;

• розміщення предметів праці на робочому місці у певному порядку.

Робоче місце керівника, який здійснює прийом працівників у службових і особистих справах, проводить на робочому місці наради, приймає і передає конфіденційну інформацію, розміщують, як правило, в окремому приміщенні (кабінеті).

Правильна організація робочого місця дає змогу менеджеру:

• раціонально, з найменшими витратами праці виконувати свої функції;

• ефективно спілкуватися з підлеглими та іншими працівниками;

• підтримувати високу працездатність і робочий настрій.

• Робоче місце менеджера має відповідати певним вимогам:

• площа робочого місця повинна відповідати санітарним нормам;

• меблі в кабінеті або іншому службовому приміщенні слід розміщувати з урахуванням взаємозв’язків менеджера з підлеглими та послідовності робіт, що виконуються;

• меблі, обладнання робочого місця, кількість і номенклатура знарядь праці повинні відповідати змісту і особливостям виконуваної роботи (наприклад, прийом відвідувачів, проведення нарад, аналіз і обговорення графічних матеріалів, індивідуальна творча робота).

Площа кабінету повинна коливатися від 12 до 40 м². Вона визначається функціями, суспільним становищем керівника і не повинна перевищувати розумних меж.

Для фарбування стін кабінету використовують кольори, які сприятливо впливають на нервову систему і поліпшують освітлення – слонової кістки, світло-жовтий, світло-голубий, світло-зелений, світло-бежевий.

Робоче місце керівника може бути у загальному приміщенні. При цьому його розташовують окремо від робочих місць підлеглих і воно повинно займати більшу площу, ніж їх робочі місця. У деяких випадках робоче місце можна розміщувати на підвищенні (платформі). Це забезпечує можливість спостереження за робочими місцями виконавців.

З метою часткової візуальної і звукової ізоляції робочого місця керівника використовують стаціонарні і пересувні перегородки, збірно-розбірні екрани, шафи, боксові розділював альні перегородки, декоративні рослини тощо.

Планування робочого місця менеджера передбачає раціональне відповідно до вимог функціональних, гігієнічних, психофізіологічних і естетичних вимог розміщення в кабінеті або іншому службовому приміщенні меблів, обладнання і технічних засобів.

Робоче місце керівника складається з трьох функціональних зон:

• робочої зони;

• зони нарад;

• зони відпочинку.

Відповідно для цього є доцільним зональне (блочне) розміщення основних елементів обладнання робочого місця.

При плануванні робочої зони менеджера можна використати такі рекомендації:

• письмовий стіл розташовувати перпендикулярно до вікна;

• вхідні двері повинні бути в полі зору менеджера;

• бажано, щоб вікно було зліва;

• письмовий стіл і крісла повинні бути віддалені від джерела тепла;

• меблі, як правило, за спиною керівника не розміщують, але винятком можуть бути екран, демонстраційна дошка та ін.;

• якщо в одному кабінеті два робочих місця, то прохід між ними повинен бути не менше 100-120 см;

• робоче крісло, письмовий стіл і стіл-приставку слід розмістити так, щоб не встаючи можна було дістати якомога більше предметів.

У зоні нарад розміщують стіл для нарад із стільцями (кріслами) і крісло для головуючого.

Зону відпочинку обладнують журнальним столиком, кріслами для відпочинку, джерелами локального освітлення, телевізором, її розташовують, як правило, в тій частині кабінету, яка протилежна робочій зоні.

В кабінеті можуть бути портрети, картини, скульптури, альбоми, призи, одержані підприємством на виставках, макети нових технічних пристроїв, які виробляє підприємство, карти і схеми міжнародних зв’язків підприємства, художньо виконані діаграми тощо.