3. Сроки представления отчета об использовании подотчетных сумм

Отчет об использовании подотчетных сумм работник должен представить в бухгалтерию в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который ему были выданы денежные средства. Если аванс выдан на командировочные расходы, то отчет об израсходованных суммах представляется и окончательный расчет производится в течение трех рабочих дней со дня возвращения работника из командировки (абз. 3 п. 11 Порядка).

В учетной политике учреждения может быть предусмотрен срок, на который выдаются под отчет денежные средства.

В конце отчетного финансового года все подотчетные суммы должны быть полностью погашены, за исключением авансовых сумм, выданных работникам учреждения на командировочные расходы, которые будут закрыты только в следующем финансовом году.

Если работник не представил в срок Авансовый отчет

В случае когда Авансовый отчет не представлен работником в бухгалтерию в установленный срок или остаток неиспользованного аванса не возвращен им в кассу учреждения, данная задолженность может быть удержана из заработной платы работника (абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Решение об удержании должно быть принято руководителем учреждения не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Если работник оспаривает наличие самой задолженности или срок для принятия решения об удержании пропущен, не возвращенные работником суммы могут быть взысканы с него только через суд.

4. Регистры бухгалтерского учета,

используемые для учета расчетов

с подотчетными лицами

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) либо в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071) (п. 218 Инструкции N 157н).

5. Группировка расчетов с подотчетными лицами

по счетам бухгалтерского учета

Группировка расчетов с подотчетными лицами осуществляется на синтетическом счете 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" (п. 217 Инструкции N 157н). Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на следующих счетах бухгалтерского учета (п. п. 103, 104 Инструкции N 174н, п. п. 106, 107 Инструкции N 183н).

Группировочные счета	Счета бухгалтерского учета
0 208 10 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда"	0 208 11 000 "Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате"
	0 208 12 000 "Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам"
	0 208 13 000 "Расчеты с подотчетными лицами по начислениям на выплаты по оплате труда"
0 208 20 000 "Расчеты с подотчетными лицами по работам, услугам"	0 208 21 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи"
	0 208 22 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг"
	0 208 23 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг"
	0 208 24 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом"
	0 208 25 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг по содержанию имущества"
	0 208 26 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг"
0 208 30 000 "Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов"	0 208 31 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств"
	0 208 32 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов"
	0 208 34 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материальных запасов"
0 208 60 000 "Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению"	0 208 62 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению"
	0 208 63 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления"
0 208 90 000 "Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам"	0 208 91 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов"

УЧЕТ ПОДОТЧЕТНЫХ СУММ, ВЫДАННЫХ

НА АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ РАСХОДЫ

1. Виды административно-хозяйственных расходов >>>

2. Выдача денежных средств (денежных документов) под отчет на административно-хозяйственные расходы >>>

3. Принятие к учету материальных ценностей (работ, услуг), приобретенных через подотчетных лиц >>>

1. Виды административно-хозяйственных расходов

Денежные средства могут выдаваться под отчет работникам, в частности, на следующие цели:

- на оплату транспортных услуг;

- на оплату услуг связи;

- на оплату коммунальных услуг;

- на оплату расходов по арендной плате за пользование имуществом;

- на приобретение материальных запасов для хозяйственных нужд;

- на приобретение основных средств, нематериальных активов и др.

2. Выдача денежных средств (денежных документов)

под отчет на административно-хозяйственные расходы

Через подотчетное лицо учреждение может осуществить оплату имущества (работ, услуг) другому юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю в сумме, не превышающей предельного размера расчетов наличными деньгами, устанавливаемого Банком России. В настоящее время предельный размер расчетов наличными деньгами по одной сделке составляет 100 000 руб.

Внимание! Бюджетному учреждению при осуществлении расчетов с поставщиками и подрядчиками следует учитывать также требования Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" (подробнее см. Практическое пособие по размещению госзаказа).

Операции по выданным подотчетным лицам суммам (денежным документам) в бухгалтерском учете бюджетного учреждения отражаются на счете 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" в порядке, указанном п. 105 Инструкции N 174н.

Бухгалтерские записи бюджетного учреждения

по расчетам с подотчетными лицами по суммам,

выданным на административно-хозяйственные нужды

┌───┬───────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┐

│ N │ Содержание операций │ Номер счета │

│п/п│ ├──────────────────┬──────────────────┤

│ │ │ по дебету │ по кредиту │

├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤

│ 1 │Выдача из кассы учреждения │ 0 208 XX 560 │ 0 201 34 610 │

│ │наличных денежных средств │ <*> │ │

│ │подотчетному лицу │ │ │

├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤

│ 2 │Выдача из кассы учреждения │ │ │

│ │подотчетному лицу │ │ │

│ │денежных документов, в том │ │ │

│ │числе: │ │ │

│ │- выдача под отчет почтовых │ 0 208 21 560 │ 0 201 35 610 │

│ │марок │ │ │

│ │- выдача под отчет путевок в │ 0 208 13 560 │ 0 201 35 610 │

│ │санаторно-оздоровительные │ │ │

│ │учреждения, приобретенных за │ │ │

│ │счет средств ФСС РФ │ │ │

│ │- выдача под отчет прочих │ 0 208 XX 560 │ 0 201 35 610 │

│ │денежных документов │ <*> │ │

├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤

│ 3 │Перечисление безналичных │ │ │

│ │денежных средств подотчетному │ │ │

│ │лицу на корпоративную │ │ │

│ │банковскую карту: │ │ │

│ │- с лицевого счета учреждения │ 0 208 XX 560 │ 0 201 11 610 │

│ │в органе казначейства │ <*> │ <**> │

│ │- со счета учреждения в банке │ 0 208 XX 560 │ 0 201 27 610 │

│ │в иностранной валюте │ <*> │ <**> │

├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤

│ 4 │Принятие к учету расчетов между│ 0 208 XX 560 │ 0 304 04 660 │

│ │головным учреждением, │ <*> │ │

│ │обособленными подразделениями │ │ │

│ │(филиалами) │ │ │

└───┴───────────────────────────────┴──────────────────┴──────────────────┘

--------------------------------

<*> Применяются соответствующие группа и вид кода синтетического счета.

<**> Одновременно производится запись по забалансовому счету 18.

Ситуации из практики:

Корреспонденция счетов: В бюджетном учреждении через подотчетное лицо приобретены за наличный расчет расходные материалы (тонер-картриджи) для ксерокса. Материалы приобретены за счет средств субсидии на выполнение государственного задания.

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете бюджетного учреждения оплату услуг по ремонту ксерокса через подотчетное лицо за счет собственных доходов учреждения?

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете бюджетного учреждения приобретение исключительного права на изобретение через подотчетное лицо за счет средств субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания?

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете бюджетного учреждения приобретение почтовых марок и выдачу их работнику для отправки корреспонденции?

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете бюджетного учреждения (спортивной школы) выдачу тренеру наличных денежных средств для оплаты питания учащихся - участников городских спортивных соревнований? Финансирование указанных расходов производится за счет средств целевой субсидии.

Корреспонденция счетов: Сотрудник бюджетного учреждения обучается на заочном отделении высшего учебного заведения (вуза), имеющего государственную аккредитацию. При этом вуз находится в другом городе. Перед поездкой в вуз для сдачи очередной сессии сотруднику выдан аванс на оплату расходов по проезду к месту обучения и обратно. Неиспользованный остаток аванса после возвращения внесен сотрудником в кассу учреждения.

Операции по выданным подотчетным лицам суммам (денежным документам) в бухгалтерском учете автономного учреждения отражаются на счете 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" в порядке, указанном в п. 108 Инструкции N 183н.

Бухгалтерские записи автономного учреждения

по расчетам с подотчетными лицами по суммам,

выданным на административно-хозяйственные нужды

┌───┬───────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┐

│ N │ Содержание операций │ Номер счета │

│п/п│ ├──────────────────┬──────────────────┤

│ │ │ по дебету │ по кредиту │

├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤

│ 1 │Выдача из кассы учреждения │ 0 208 XX 000 │ 0 201 34 000 │

│ │наличных денежных средств │ <*> │ │

│ │подотчетному лицу │ │ │

├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤

│ 2 │Выдача из кассы учреждения │ 0 208 XX 000 │ 0 201 35 000 │

│ │подотчетному лицу │ <*> │ │

│ │денежных документов, в том │ │ │

│ │числе: │ │ │

│ │- выдача под отчет почтовых │ 0 208 21 000 │ 0 201 35 000 │

│ │марок │ │ │

│ │- выдача под отчет путевок в │ 0 208 13 000 │ 0 201 35 000 │

│ │санаторно-оздоровительные │ │ │

│ │учреждения, приобретенных за │ │ │

│ │счет средств ФСС РФ │ │ │

│ │- выдача под отчет прочих │ 0 208 XX 000 │ 0 201 35 000 │

│ │денежных документов │ <*> │ │

├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤

│ 3 │Перечисление безналичных │ │ │

│ │денежных средств подотчетному │ │ │

│ │лицу на корпоративную │ │ │

│ │банковскую карту: │ │ │

│ │- с лицевого счета учреждения в│ 0 208 XX 000 │ 0 201 11 000 │

│ │органе казначейства │ <*> │ <**> │

│ │- со счета учреждения в банке в│ 0 208 XX 000 │ 0 201 21 000 │

│ │рублях │ <*> │ <**> │

│ │- со счета учреждения в банке в│ 0 208 XX 000 │ 0 201 27 000 │

│ │иностранной валюте │ <*> │ <**> │

├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤

│ 4 │Принятие к учету расчетов между│ 0 208 XX 000 │ 0 304 04 660 │

│ │головным учреждением, │ <*> │ │

│ │обособленными подразделениями │ │ │

│ │(филиалами) │ │ │

└───┴───────────────────────────────┴──────────────────┴──────────────────┘

--------------------------------

<*> Применяются соответствующие группа и вид кода синтетического счета.

<**> Одновременно производится запись по забалансовому счету 18.

Ситуации из практики:

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения оплату услуг по ремонту принтера через подотчетное лицо за счет субсидии на выполнение государственного задания?

Корреспонденция счетов: В автономном учреждении через подотчетное лицо приобретены за наличный расчет канцелярские принадлежности (блокноты, ручки) за счет собственных средств учреждения.

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения культуры приобретение исключительного права на сценарное произведение через подотчетное лицо за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности?

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения (спортивной школы) выдачу тренеру наличных денежных средств для оплаты питания учащихся - участников городской спартакиады? На оплату питания участников соревнований учреждению предоставляется целевая субсидия.