3. Принятие к учету материальных ценностей (работ, услуг), приобретенных через подотчетных лиц

Материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом, приходуются и передаются на склад.

Документами, подтверждающими факт получения подотчетным лицом материальных ценностей, принятия выполненных работ, оказанных услуг, являются:

- товарные и кассовые чеки магазинов розничной торговли;

- накладные на отпуск товаров;

- акты выполненных работ (оказанных услуг) организаций;

- торгово-закупочные акты при покупке материальных ценностей у физических лиц и др.

Первичные документы должны быть оформлены на имя учреждения. Приобретение материальных ценностей, принятие выполненных работ и оказанных услуг подотчетным лицом производятся от имени учреждения на основании выданной ему доверенности. Типовая форма доверенности на получение материальных ценностей (ф. 0315001) утверждена Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а. Что касается доверенности на принятие выполненных работ, оказанных услуг, то ее форму учреждение разрабатывает самостоятельно с учетом требований п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Образец заполнения доверенности на получение материальных ценностей

┌─────┬──────────┬──────────┬───────────┬────────┐ │ ┌────────┐

│Номер│ Дата │ Срок │Должность и│Расписка│ │ │ Коды │

│дове-│ выдачи │ действия │фамилия │в полу- │ │ ├────────┤

│рен- │ │ │лица, │чении │ │ л Форма по ОКУД │ 0315001│

│ности│ │ │которому │доверен-│ │ и ГОУ "Полиграфический ├────────┤

│ │ │ │выдана │ности │ │ н колледж" │11111111│

│ │ │ │доверен- │ │ │ и Организация ------------------ по ОКПО └────────┘

│ │ │ │ность │ │ │ я

├─────┼──────────┼──────────┼───────────┼────────┤ │ 2

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ │ ДОВЕРЕННОСТЬ N ---------

├─────┼──────────┼──────────┼───────────┼────────┤ │

│ 5 │17.03.2011│23.03.2011│Зав. │ │ │ о 17 марта 11

│ │ │ │складом │ │ │ т Дата выдачи "--" ----------- 20-- г.

│ │ │ │Петров А.И.│ │ │ р 23 марта 11

├─────┴──────────┼──────────┴───────┬───┴────────┤ │ е Доверенность действительна по "--" ------ 20-- г.

│ Поставщик │ Номер и дата │Номер, дата │ │ з ГОУ "Полиграфический колледж", г. Москва,

│ │ наряда │документа, │ │ а ул. Трифоновская, д. 10

│ │ (заменяющего │подтверждаю-│ │ -------------------------------------------------

│ │наряд документа) │щего выпол- │ │ наименование потребителя и его адрес

│ │ или извещения │нение пору- │ │ ГОУ "Полиграфический колледж", г. Москва,

│ │ │чения │ │ ул. Трифоновская, д. 10

├────────────────┼──────────────────┼────────────┤ │ -------------------------------------------------

│ 6 │ 7 │ 8 │ │ наименование плательщика и его адрес

├────────────────┼──────────────────┼────────────┤ │ Департаменте финансов

│ООО "Альфа" │Счет N 21 от │ │ │ 0316411100450082 г. Москвы

│ │16.03.2011 │ │ │ Счет N ---------------- в -----------------------

└────────────────┴──────────────────┴────────────┘ │ наименование банка

│ Зав.

│ складом Петрову А.И.

│ Доверенность выдана --------- -------------------

│ должность фамилия, имя,

│ 45 01 123456

│ Паспорт: серия --------- N ----------------------

│ ОВД "Соколиная гора"

│ Кем выдан ---------------------------------------

│ 27 марта 02

│ Дата выдачи "--" ----------- 20-- г.

│ ООО "Альфа"

│ На получение от ---------------------------------

│ наименование поставщика

│ счету N 21

│ материальных ценностей по -----------------------

│ наименование,

│ от 16.03.2011

│ -------------------------------------------------

│ номер и дата документа

Оборотная сторона формы N М-2

Перечень

материальных ценностей, подлежащих получению

Номер по порядку	Материальные ценности	Единица измерения	Количество (прописью)
1	2	3	4
1	Папка-скоросшиватель	Штук	десять
2	Карандаш простой	Штук	пятьдесят
3	Степлер	Штук	три
4	Ножницы	Штук	восемь

Петров

Подпись лица, получившего доверенность -----------------------

удостоверяем.

Иванов Иванов И.И.

Руководитель ------------ ----------------------

подпись расшифровка подписи

М.П.

Сергеева Сергеева Л.И.

Главный бухгалтер --------- ---------------------

подпись расшифровка подписи

При осуществлении через подотчетное лицо расчетов с контрагентами (поставщиками, подрядчиками и др.) в качестве подтверждающих документов представляются Квитанции (ф. 0504510) или чеки ККТ, а также иные подтверждающие факт оплаты документы.

Операции по принятию к учету материальных ценностей (работ, услуг), приобретенных через подотчетное лицо, в бухгалтерском учете бюджетного учреждения отражаются с использованием счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" в порядке, указанном в абз. 2 п. 106 Инструкции N 174н.

Бухгалтерские записи бюджетного учреждения

по принятию к учету материальных ценностей (работ, услуг),

приобретенных через подотчетных лиц

┌───┬───────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┐

│ N │ Содержание операций │ Номер счета │

│п/п│ ├──────────────────┬──────────────────┤

│ │ │ по дебету │ по кредиту │

├───┼───────────────────────────────┴──────────────────┴──────────────────┤

│ 1 │ Принятие к учету материальных ценностей (работ, услуг), │

│ │ приобретенных через подотчетное лицо │

├───┼───────────────────────────────┬──────────────────┬──────────────────┤

│1.1│Принятие к учету приобретенных │ 0 105 XX 340 │ 0 208 34 660 │

│ │подотчетным лицом материальных │ <*> │ │

│ │запасов │ │ │

├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤

│1.2│Принятие к учету оплаченных │ │ │

│ │подотчетным лицом вложений: │ │ │

│ │- в недвижимое имущество │ 0 106 11 310 │ 0 208 XX 660 │

│ │- в основные средства (особо │ 0 106 21 310 │ 0 208 XX 660 │

│ │ценное движимое имущество) │ │ │

│ │- в основные средства (иное │ 0 106 31 310 │ 0 208 XX 660 │

│ │движимое имущество) │ │ │

│ │- в нематериальные активы │ 0 106 22 320 │ 0 208 XX 660 │

│ │(особо ценное движимое │ │ │

│ │имущество) │ │ │

│ │- в нематериальные активы │ 0 106 32 320, │ 0 208 XX 660 │

│ │(иное движимое имущество) │ │ │

│ │- в материальные запасы │ 0 106 34 340 │ 0 208 XX 660 │

│ │- в основные средства │ 0 106 41 310 │ 0 208 XX 660 │

│ │(предметы лизинга) │ │ │

│ │- в нематериальные активы │ 0 106 42 320 │ 0 208 XX 660 │

│ │(предметы лизинга) │ │ │

│ │- в материальные запасы │ 0 106 44 340 │ 0 208 XX 660 │

│ │(предметы лизинга) │ │ <*> │

├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤

│1.3│Принятие к учету расходов, не │ 0 401 20 XXX │ 0 208 2X 660 │

│ │связанных с изготовлением │ <**> │ │

│ │готовой продукции, выполнением │ │ │

│ │работ, оказанием услуг │ │ │

├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤

│1.4│Принятие к учету оплаченных │ │ │

│ │подотчетным лицом выполненных │ │ │

│ │работ или оказанных услуг, │ │ │

│ │связанных с изготовлением │ │ │

│ │готовой продукции: │ │ │

│ │- в части прямых расходов │ 0 109 60 XXX │ 0 208 2X 660 │

│ │ │ <**> │ <***> │

│ │- в части накладных расходов │ 0 109 70 XXX │ 0 208 2X 660 │

│ │ │ <**> │ <***> │

│ │- в части общехозяйственных │ 0 109 80 XXX │ 0 208 2X 660 │

│ │расходов │ <**> │ <***> │

│ │- в части издержек обращения │ 0 109 90 XXX │ 0 208 2X 660 │

│ │ │ <**> │ <***> │

├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤

│ 2 │Погашение задолженности перед │ 0 302 XX 830 │ 0 208 XX 660 │

│ │поставщиками (подрядчиками и │ <*> │ <*> │

│ │другими кредиторами) │ │ │

│ │подотчетным лицом │ │ │

├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤

│ 3 │Выдача аванса поставщикам │ 0 206 XX 560 │ 0 208 XX 660 │

│ │(подрядчикам) через подотчетное│ <***> │ <***> │

│ │лицо │ │ │

├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤

│ 4 │Использование путевок, │ 0 303 02 830 │ 0 208 13 660 │

│ │приобретенных за счет средств │ │ │

│ │ФСС РФ │ │ │

├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤

│ 5 │Передача расчетов между │ 0 304 04 560 │ 0 208 2X 660 │

│ │головным учреждением, │ │ <***> │

│ │обособленными подразделениями │ │ │

│ │(филиалами) │ │ │

└───┴───────────────────────────────┴──────────────────┴──────────────────┘

--------------------------------

<*> Применяются соответствующие группа и вид кода синтетического счета.

<**> Применяется соответствующий аналитический код по КОСГУ.

<***> Применяется соответствующий вид кода синтетического счета.

Ситуации из практики:

Корреспонденция счетов: В бюджетном учреждении через подотчетное лицо приобретены за наличный расчет расходные материалы (тонер-картриджи) для ксерокса. Материалы приобретены за счет средств субсидии на выполнение государственного задания.

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете бюджетного учреждения оплату услуг по ремонту ксерокса через подотчетное лицо за счет собственных доходов учреждения?

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете бюджетного учреждения приобретение исключительного права на изобретение через подотчетное лицо за счет средств субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания?

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете бюджетного учреждения (спортивной школы) выдачу тренеру наличных денежных средств для оплаты питания учащихся - участников городских спортивных соревнований? Финансирование указанных расходов производится за счет средств целевой субсидии.

Операции по принятию к учету материальных ценностей (работ, услуг), приобретенных через подотчетное лицо, в бухгалтерском учете автономного учреждения отражаются с использованием счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" в порядке, указанном в абз. 2 п. 108 Инструкции N 183н.

Бухгалтерские записи автономного учреждения

по принятию к учету материальных ценностей (работ, услуг),

приобретенных через подотчетных лиц

┌───┬───────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┐

│ N │ Содержание операций │ Номер счета │

│п/п│ ├──────────────────┬──────────────────┤

│ │ │ по дебету │ по кредиту │

├───┼───────────────────────────────┴──────────────────┴──────────────────┤

│ 1 │ Принятие к учету материальных ценностей (работ, услуг), │

│ │ приобретенных через подотчетное лицо │

├───┼───────────────────────────────┬──────────────────┬──────────────────┤

│1.1│Принятие к учету приобретенных │ 0 105 XX 000 │ 0 208 34 000 │

│ │подотчетным лицом материальных │ <*> │ │

│ │запасов │ │ │

├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤

│1.2│Принятие к учету оплаченных │ │ │

│ │подотчетным лицом вложений: │ │ │

│ │- в недвижимое имущество │ 0 106 11 000 │ 0 208 XX 000 │

│ │- в основные средства (особо │ 0 106 21 000 │ 0 208 XX 000 │

│ │ценное движимое имущество) │ │ │

│ │- в основные средства (иное │ 0 106 31 000 │ 0 208 ХХ 000 │

│ │движимое имущество) │ │ │

│ │- в нематериальные активы │ 0 106 22 000 │ 0 208 ХХ 000 │

│ │(особо ценное движимое │ │ │

│ │имущество) │ │ │

│ │- в нематериальные активы (иное│ 0 106 32 000 │ 0 208 ХХ 000 │

│ │движимое имущество) │ │ │

│ │- в непроизведенные активы │ 0 106 13 000 │ 0 208 ХХ 000 │

│ │- в материальные запасы │ 0 106 34 000 │ 0 208 ХХ 000 │

│ │- в основные средства (предметы│ 0 106 41 000 │ 0 208 ХХ 000 │

│ │лизинга) │ │ │

│ │- в нематериальные активы │ 0 106 42 000 │ 0 208 ХХ 000 │

│ │(предметы лизинга) │ │ │

│ │- в материальные запасы │ 0 106 44 000 │ 0 208 ХХ 000 │

│ │(предметы лизинга) │ │ <*> │

├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤

│1.3│Принятие к учету расходов, не │ 0 401 20 XXX │ 0 208 2X 000 │

│ │связанных с изготовлением │ <**> │ │

│ │готовой продукции, выполнением │ │ │

│ │работ, оказанием услуг │ │ │

├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤

│1.4│Принятие к учету оплаченных │ │ │

│ │подотчетным лицом выполненных │ │ │

│ │работ или оказанных услуг, │ │ │

│ │связанных с изготовлением │ │ │

│ │готовой продукции: │ │ │

│ │- в части прямых расходов │ 0 109 60 XXX │ 0 208 2X 000 │

│ │ │ <**> │ <***> │

│ │- в части накладных расходов │ 0 109 70 XXX │ 0 208 2X 000 │

│ │ │ <**> │ <***> │

│ │- в части общехозяйственных │ 0 109 80 XXX │ 0 208 2X 000 │

│ │расходов │ <**> │ <***> │

│ │- в части издержек обращения │ 0 109 90 XXX │ 0 208 2X 000 │

│ │ │ <**> │ <***> │

├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤

│ 2 │Погашение задолженности перед │ 0 302 XX 000 │ 0 208 XX 000 │

│ │поставщиками (подрядчиками и │ <*> │ <*> │

│ │другими кредиторами) │ │ │

│ │подотчетным лицом │ │ │

├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤

│ 3 │Выдача аванса поставщикам │ 0 206 XX 000 │ 0 208 XX 000 │

│ │(подрядчикам) через подотчетное│ <***> │ <***> │

│ │лицо │ │ │

├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤

│ 4 │Использование путевок, │ 0 303 02 000 │ 0 208 13 000 │

│ │приобретенных за счет средств │ │ │

│ │ФСС РФ │ │ │

├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤

│ 5 │Передача расчетов между │ 2 304 04 560 │ 2 208 2X 000 │

│ │головным учреждением, │ │ <***> │

│ │обособленными подразделениями │ │ │

│ │(филиалами) │ │ │

└───┴───────────────────────────────┴──────────────────┴──────────────────┘

--------------------------------

<*> Применяются соответствующие группа и вид кода синтетического счета.

<**> Применяются соответствующие счета по аналитическому коду выбытий объекта учета.

<***> Применяется соответствующий вид кода синтетического счета.

Ситуации из практики:

Корреспонденция счетов: В автономном учреждении через подотчетное лицо приобретены за наличный расчет канцелярские принадлежности (блокноты, ручки) за счет собственных средств учреждения.

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения культуры приобретение исключительного права на сценарное произведение через подотчетное лицо за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности?

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения (спортивной школы) выдачу тренеру наличных денежных средств для оплаты питания учащихся - участников городской спартакиады? На оплату питания участников соревнований учреждению предоставляется целевая субсидия.

Корреспонденция счетов: В соответствии с договором купли-продажи автономным учреждением приобретен автобус для использования при оказании государственных услуг. Расчеты за автобус производятся с использованием покрытого (депонированного) отзывного аккредитива. Согласно договору право собственности на автобус переходит в момент его передачи поставщиком представителю автономного учреждения (водителю).