Глава 8. Технология управления
8.1. Общие понятия о технологии управления
Технология управления– это совокупность формализованных и неформализованных операций, правил и приемов их выполнения, используемых субъектом управления при принятии решения об изменении состояния объекта управления и окружающей его среды.
Содержание технологии управления может меняться в зависимости от вида и сложности объекта управления, квалификации работников и видов используемых технических средств. Однако, в любом случае технология управления включает: изучение объекта управления и влияющих на него факторов, сбор и обработку информации о состоянии объекта управления и его окружении, разработку и принятие управленческих решений, доведение решений до исполнителей и контроль за их выполнением. Целевая направленность процесса управления предусматривает взаимную увязку всех входящих в его состав функций и соответствующую упорядоченность информационного обеспечения (рис. 8.1).
Выполнение каждой функции управления при этом осуществляется по свойственной ей технологии (технологии планирования, организации, контроля и т.д.).
Так как управление носит циклический характер, то продолжительность цикла управления определяется суммарным временем выполнения всех операций, входящих в процесс управления. При принятии решений, рассчитанных на длительный период реализации, определяется периодичность контроля за ходом их выполнения и представления информации о его результатах.
Эффективность управления характеризуется качественными и количественными параметрами. Качественные параметры раскрывают внутренние связи между категориями «цель управления», «затраты на управление» и «результаты управления». Методически определение эффективности управления сводится к оценке роли управления в повышении эффективности производства. Общий критерий - технико-экономические результаты деятельности управляемой системы в целом (уровень выполнения производственной программы, плана работ, объем прибыли и т.п.). Кроме того, степень влияния управления на конечные результаты деятельности организации можно определить коэффициентом (Ку), отражающим соотношение результатов деятельности (Р) с затратами на мероприятия по управлению (Зу ):
Ку = Р/Зу.
Частными критериями эффективности управления являются: уровень рентабельности, себестоимость продукции, коэффициент оборачиваемости оборотных средств, уровень накладных расходов и др.
Качественными критериями эффективности управления могут выступать: условия труда работников, качество продукции, текучесть кадров и др.
8.2. Свойства и виды информации
Информация в переводе с латинского означает сообщение, осведомление о положении дел, состоянии чего-нибудь. С помощью информации осуществляются связи между субъектом и объектом управления. Она включает совокупность сведений о состоянии объекта управления и внешней среды, поэтому информация является основой управления. С ее использованием ведутся подготовка, принятие и реализация управленческих решений, оценка их эффективности. Однако следует отметить, что сообщения только тогда имеют смысл, когда содержат элементы новизны и дают дополнительную характеристику процесса или явления для принятия решений. Таким образом, информация – это лишь такие сведения, которые уменьшают существующую неопределенность ситуации.
В связи с этим возникает необходимость измерения и оценки информации. Качественный (семантический) аспект информации отражает ее содержательность, смысловую характеристику и рассматривает информацию как средство уменьшения или устранения неопределенности в принятии решения. Поэтому величину ценности информации можно определить через приращение вероятности достижения цели после ее получения.
По мере развития теория информации превратилась в новое научное направление кибернетики – информатику,предметом которой является изучение общих свойств и структуры информации, закономерностей ее создания, преобразования, накопления, передачи и использования. С появлением и развитием электронно-вычислительной техники возникло принципиально новое направление в информатике –информационная технология, цель которой состоит в получении информационного продукта, имеющего свою товарную стоимость. Информационный продукт выступает в виде программных средств, баз данных. Поскольку в информационном продукте воплощаются живой труд и предметы труда (информационно-вычислительная техника, носители информации, различное оборудование), то информация обладает как стоимостью, так и потребительной стоимостью. Вместе с тем информация, являясь на первых этапах управления продуктом труда, на конечном этапе выступает также в качестве предмета труда. Поэтому правомерно говорить о наличии информационно-управляющей системы.
Важнейшими свойствами информации являются:
комплексность;
полнота;
своевременность;
достоверность;
экономичность.
Комплексность информации подразумевает наличие такого перечня сведений (показателей), которые необходимы для всесторонней оценки ситуации при принятии решения.
Полнота информации характеризуется таким объемом исходных данных (входной информации), который позволяет получать статистически надежные результаты.
Своевременностьинформации означает, что информация должна поступать в срок, достаточный для выработки управленческих решений.
Достоверностьинформации требует объективного отражения состояния управляемого процесса и отсутствия искажений при передаче данных.
Экономичностьинформации состоит в том, чтобы из минимального числа данных получить наибольшее количество решений.
Информация, используемая в управлении, классифицируется по следующим признакам:
по направленности деятельности: организационная, технологическая, экономическая, социальная;
по месту в процессе управления: плановая, учетно-отчетная, статистическая;
по стабильности: условно-постоянная, переменная;
по последовательности обработки: первичная (входная) и вторичная (выходная: промежуточная, итоговая).
Условно-постоянная информациямногократно используется при разработке решений. Она характеризует состав основных фондов и оборотных средств, цены продукции, различные нормы и т.д. Переменная информация (учетные и отчетные данные) отражает характеристики операций, протекающих в ходе производственного процесса. Эта информация является первичной и возникает в результате прямого наблюдения или количественной оценки выполняемых операций.
Переменная первичная информацияделится на производственную, экономическую и финансовую. Производственная информация охватывает контроль за выполнением планов, движением материальных ресурсов и их расходованием. Эта информация является основой оперативного управления и координации деятельности подразделений. На основе экономической информации оценивается деятельность подразделений, а финансовая информация позволяет судить об использовании запасов материальных и энергетических ресурсов.
Статистическая информацияхарактеризует массовые явления за длительный период времени и позволяет выявлять тенденции, связи между направлениями развития организаций и сущность воздействия факторов на их производственную деятельность.
Вторичная информацияобразуется путем совместной переработки условно-постоянной и первичной переменной информации.
Работу управленческого аппарата можно рассматривать как совокупность действий по получению и переработке (преобразованию) информации и выдаче решений. Оптимизация документооборота и документальных потоков в этом случае является одной из ведущих проблем. Технология учета, сбора и обработки информации связана с установлением ее видов, источников, а также с выбором методов учета и обработки данных. В общем, эта технология регламентируется условиями развития производственного процесса.
Источником отчетной информации (первичных данных) для контроля и регулирования являются показатели фактического состояния производства, определяемые с помощью оперативного и бухгалтерского учета. Оперативный учет позволяет получить конкретные сведения в натуральном виде. Бухгалтерский учет изучает происходящие процессы с разных сторон в единой системе показателей. Учетные данные нередко дополняются результатами социологических обследований.
В качестве инструмента для учета, сбора и обработки информации, источников ее получения, направлений и путей документооборота выступает информационная модель. В ней отражаются:
структура и содержание информации;
совокупность и последовательность управленческих операций;
применение технических средств;
исполнители;
нормативы времени и трудоемкость выполнения работ;
место потребления информации.
Информационная модель может быть составлена в виде блок-схемы процедур.
Хранение информации осуществляется в подразделениях, непосредственно ее использующих, в документированном виде или на машинных носителях во внутренней или внешней памяти ЭВМ.