8.3. Проектно–нормативная и отчетно–распорядительная информация Проектно–нормативная информация

Проектные и нормативныепоказатели составляют основу условно – постоянной информации. Проектные показатели содержатся в проектах и рабочей документации, сметной документации, проектах организации строительства (ПОС), проектах производства работ (ППР). Они определяют технико–экономическую характеристику строящихся зданий и сооружений, порядок их строительства и ввода, сроки выполнения СМР и порядок их производства.

Нормативные показатели являются элементами нормативной документации, которая устанавливает правила, положения, требования и нормы, обязательные к применению в строительстве как для проектирования зданий и сооружений, так и для организации работ по их возведению. Основные задачи, решаемые с использованием нормативной документации: обеспечение надежности и долговечности зданий и сооружений; экономное использование ресурсов; создание здоровых и безопасных условий труда и быта работников на строительстве.

Показатели норм используются при разработке планово-производственной документации, контроле за ходом и качеством выполнения СМР, использованием строительных машин и механизмов, расходом материальных ресурсов и денежных средств. Исходя из решаемых задач, нормативная документация содержит два основных вида норм: проектно-технологические и затратные. К первому виду относятся: нормы проектирования, правила определения объемов СМР и их производства, нормы продолжительности возведения объектов, пожарной безопасности, санитарные нормы, требования к безопасному выполнению СМР и др.

В состав затратных норм входят нормативные показатели затрат труда, машинного времени, заработной платы, расхода материалов и энергоресурсов. Затратные нормы ресурсов разделяются на укрупненные отраслевые, сметные и производственные. Укрупненные отраслевые нормы разрабатываются по отраслям хозяйственной деятельности, видам строительства, зданий и сооружений. Эти нормы используются при перспективном и текущем планировании, а также при разработке ПОС, поэтому они называются плановыми. Затраты ресурсов в этих нормах показаны на 1 млн. руб. стоимости строительства.

Сметные нормы исчисляются на конструктивный элемент или единицу измерения работ и являются усредненными, так как не привязаны к конкретным вариантам строительных процессов и условиям производства, в том числе к зимним условиям. Они не учитывают расходов на возведение временных зданий и сооружений, а также затрат на накладные расходы. Эти нормы применяются при определении проектной потребности в ресурсах.

Производственные затратные нормы используются при оперативно-производственном планировании и учете деятельности строительных организаций и их подразделений, а также при разработке ППР. Эти нормы разрабатываются на единой технической основе, однако, различаются по сферам использования и степени укрупнения. В зависимости от сферы использования производственные нормы делятся на ведомственные и местные.

Отчетно-распорядительная информация

Носителем отчетно-распорядительной информации является документ. В нем информация фиксируется в виде текста, таблиц и графиков. Документальная информация является основой для организации контроля за ходом производственной деятельности, расходованием материально-технических ресурсов. С помощью документации подтверждаются условия производства работ. В документах фиксируются решения, распоряжения и учетно-отчетные данные о движении в производственном процессе денежных и материальных ресурсов. Таким образом, документацией охватываются все управленческие операции в ходе производственного процесса. Поскольку отчетно-распорядительная документация является составной частью универсальной системы документации, она должна оформляться по единым правилам и требованиям. В условиях применения вычислительной техники, она должна удовлетворять требованиям единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации.

Документы могут быть входящими (поступающими в аппарат управления) и исходящими (отправляемыми). Они различаются по назначению, степени срочности, характеру и форме.

По назначению выделяют документы:

распорядительные, в которых фиксируются указания в виде приказов, распоряжений, рекомендаций и т.д.;

информационно-справочные, предназначенные для обмена информацией между строительными организациями и потребителями строительной продукции (заказчиками), снабженческими организациями и т.д., оформляемые в виде сообщений, объявлений, запросов, заявок, докладных, актов, просьб, ответов и пр.;

отчетные (исполнительные), служащие для отражения результатов выполнения планов, приказов, распоряжений;

претензионные, в виде исковых заявлений о невыполнении взятых обязательств по договорам;

регламентирующие, предназначенные для установления режима работы и т. д.

Основными видами документов из перечисленных выше являются: приказ, распоряжение, указание, инструкция, протокол, акт, отчет, докладная записка, справка. служебное письмо. Приказы издаются руководителями организаций, имеющими право юридического лица, и руководителями высших звеньев организационно-управленческой системы. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются обстоятельства, побудившие руководителя к изданию приказа, его цели. В распорядительной части, которая начинается словом «приказываю», излагается содержание предписывающих действий и указывается лицо, которому поручается контроль за их исполнением. Распоряжения принимаются руководителями организаций и функциональных подсистем для разрешения оперативных ситуаций. Указания применяются к конкретным исполнителям для обеспечения выполнения приказов, распоряжений, инструкций. В них разъясняются действия по достижению какого-либо результата. Указание содержится в письме, формулируется в резолюции на документе, может высказываться и устно. В инструкциях формулируются правила выполнения работы, действия отдельных лиц, групп людей и подразделений при выполнении определенных задач. Протокол оформляется в ходе обсуждений вопросов на заседаниях, конференциях и т. д. В протоколах фиксируются принятые решения. Протоколы также составляются при возникновении разногласий между договаривающимися сторонами. В реквизитной части протокола указываются название организации или ее структурного подразделения, дата составления, название вида заседания, персональный состав или общее количество присутствующих, повестка дня, текст, подписи председателя и секретаря. В тексте обсуждения каждого пункта повестки дня записывается кого слушали, кто выступал (содержание выступления) и что решили (постановили). Акт является документом, в котором фиксируются установленные события или факты. Во вводной части этого документа указываются основания для его составления, фамилии и инициалы лиц, которые его составили. Некоторые виды актов должны утверждаться. Отчеты фиксируют результаты деятельности, произведенные при этом затраты. Они составляются по определенным формам, часто соответствующим плановым документам. Докладные записки содержат выводы и предложения, о которых делается сообщение по какому-либо вопросу руководству организации. Справка – это документ, описывающий и подтверждающий события и факты, установленные в результате обследований, проверок и т. п. Служебное письмо является средством обмена информацией между организациями. Служебные письма составляются на фирменных бланках организации. Текст начинается с указания обстоятельств, которые побудили к обращению с данным письмом, и кончается просьбой, предложением, решением. Если письмо является ответом, название документа указывается перед текстом.