3.1.2. Сохранение документа

Чтобы сохранить новый документ, воспользуйтесь кнопкой Сохранить на панели инструментов. При первом сохранении документа откроется диалоговое окноСохранение документа, позволяющее задать имя файла и его положение (папку). По умолчанию все документы сохраняются в папке Мои документы. Чтобы легче было выбрать местонахождение диска или папки, где вы хотите хранить файл, можно щёлкнуть по кнопке или воспользоватьсяпанелью адресов в левой части диалогового окна. Например, чтобы сохранить файл на дискете, нужно щёлкнуть по значку Мой компьютер и затем дважды щёлкнуть по значку Диск 3,5(А:).

Чтобы сделать доступ к вашим документам простым и быстрым, файлы, объединённые по какому-либо иному принципу, рекомендуется хранить в одной папке. Кнопка Создать папку позволяет создать папку прямо в диалоговом окнеСохранение документа.

Документы Word сохраняются в виде файлов с расширением .doc. Однако окноСохранение документа предусматривает возможность выбора формата сохранения документа, т.е. вы можете выбрать другой тип из предложенного списка Тип файла. Например, сохранить как документ Word более ранних версий (Word 6.0/95), или как текстовый документ с расширением .txt и т.п. Если вы не уверены в формате документа, воспользуйтесь диалоговым окном Свойства, в котором отображаются такие сведения, как версия, тип и программа-создатель документа. Для этого выберите команду Файл | Свойства и перейдите на вкладку Общие.

После того как вы сохраните документ с помощью окна Сохранение документа, все последующие версии можно сохранять, щёлкая по кнопке Сохранить. При этом новая версия переписывает предыдущую версию. Чтобы сохранить новую версию, не меняя оригинал, воспользуйтесь командой Файл | Сохранить как. Задайте файлу новое имя или сохраните его с тем же именем в другой папке.

Примечание. В процессе работы Word автоматически сохраняет документ, чтобы восстановить его в случае зависания программы или отключения питания компьютера. Панель задач Восстановление документа содержит список всех восстановленных документов и позволяет сравнивать восстановленные версии. Частота сохранения определяется интервалом времени, заданным в параметре Автосохранение (команда меню Сервис | Параметры, вкладка Сохранение).

3.1.3. Сохранение различных версий документа

Команда Версии меню Файл позволяет сохранить несколько версий документа в одном файле. Можно сказать, что команда Версии позволяет фиксировать определённые состояния документа в процессе работы над ним. Это средство позволяет проследить историю создания не очень больших документов.

Для сохранения текущей версии документа в прежнем файле выберите команду Файл | Версии, в открывшемся диалоговом окне Сохранение версии <имя документа> нажмите кнопку Сохранить. Введите необходимые пояснения в разделе Заметки к версии и нажмите OK. В результате откроется диалоговое окно Сохранение документа, где файлу нужно будет присвоить имя и сохранить в соответствующей папке. Теперь при выборе команды Файл | Версии будет открываться окно Версии документа <имя документа>, содержащее в разделе Имеющиеся версии одну запись. Используя этот приём, можно сохранить ещё несколько версий и работать с ними, как с обычными документами, в частности сравнивать сохранённую версию с текущей, редактировать версию и т.д.