5.4.2. Фиксация результатов собрания

Законодательство РФ не содержит требований:

- об обязательном нотариальном удостоверении подписей лиц в протоколе собрания акционеров (участников) на котором принимается решение об избрании исполнительных органов общества;

- об обязательном голосовании бюллетенями в любом случае, вне зависимости от количества акционеров;

- об обязательном ведении регистрационного журнала при поведении собрания.

Согласно требованиям ст. 63 Закона об АО протокол общего собрания подписывается председателем собрания и секретарем. При этом закон не предусматривает обязательного заверения кем-либо их подписей.

При рассмотрении дела стороны могут заявить о фальсификации протокола, подписей председательствующего и секретаря. При этом на основании этого протокола нотариус удостоверяет в банковской карточке подлинность подписи генерального директора, назначенного решением собрания акционеров. Такая ситуация облегчает захват предприятия недобросовестными лицами.

При проведении собрания зачастую не ведется регистрационный журнал (лист) и соответственно отсутствуют регистрационные подписи лиц, участвовавших в проведении собрания, и (или) отсутствуют документы, которые представитель акционера предъявлял при регистрации. В связи с чем у арбитражного суда возникает проблема в установлении действительного состава лиц, принимавших участие в собрании.

В ходе рассмотрения дела участник общества может заявить о том, что:

- собрание не принимало решения по тому или иному вопросу;

- протокол собрания содержит недостоверную информацию о принятых решениях;

- участник не голосовал так, как это указано в протоколе;

- участник не присутствовал на собрании, в то время как указан в качестве присутствующего в протоколе собрания (при рассмотрении дела N Ф09-619/04ГK (постановление ФАС Уральского округа от 16 марта 2004 г.) проверялись обстоятельства, связанные с различным текстом одного и того же протокола собрания акционеров).

Представляется целесообразным предусмотреть в уставе общества норму следующего содержания.

"Подписи председателя и секретаря в протоколе собрания акционеров, на котором было принято решение об избрании исполнительных органов общества, подлежат обязательному нотариальному удостоверению.

При проведении собрания ведется регистрационный журнал, в котором проставляется личная подпись участника собрания и указывается документ, подтверждающий его полномочия и удостоверяющий личность.

При регистрации для участия в собрании представители юридического лица или представители физического лица предъявляют и оставляют в распоряжении общества подлинник или надлежащим образом заверенную копию доверенности на участие в собрании или решение (его заверенную копию) об избрании генерального директора (при участии непосредственно руководителя)".

Акционер в суде может заявить о том, что содержание протокола не соответствует тому, как именно он голосовал на собрании. Выяснить действительную волю акционера (участника) при голосовании по каждому из вопросов, поставленных на собрании, с достаточной степенью определенности не всегда представляется возможным, так как протокол собрания подписывает председатель и секретарь, и законодательство не содержит требования о подписании протокола всеми участниками собрания.

Если голосование осуществлялось путем простого поднятия рук, без составления счетной комиссией протокола о результатах голосования, доказать, что содержание протокола не соответствует действительности в отсутствие аудио (видео) записи, стенограммы собрания, бюллетеня для голосования, свидетельских показаний будет крайне затруднительно.

Таким образом, напрашивается очевидный вывод о том, что для фиксации результатов голосования оптимальным является голосование бюллетенями с личной подписью акционера (его представителя).

Согласно ст. 60 Закона об АО голосование по вопросам повестки дня общего собрания акционеров может (но не должно. - Прим. авт.) осуществляться бюллетенями для голосования. Согласно ст. 61 Закона об АО при голосовании, осуществляемом бюллетенями для голосования, засчитываются голоса по тем вопросам, по которым оставлен только один из возможных вариантов для голосования. Бюллетени для голосования, заполненные с нарушением вышеуказанного требования, признаются недействительными, и голоса по содержащимся в них вопросам не подсчитываются.

Представляется целесообразным предусмотреть в уставе общества следующую норму:

"Голосование на собрании должно осуществляться бюллетенями для голосования. В бюллетене в обязательном порядке должна стоять личная подпись акционера (представителя). В противном случае такой бюллетень считается недействительным.

В момент сдачи бюллетеня проголосовавший акционер вправе потребовать от лица, выполняющего функции счетной комиссии, предоставить заверенную данным лицом копию сданного бюллетеня для голосования. Копия должна быть предоставлена акционеру до окончания собрания акционеров и до подведения итогов голосования. Отказ в предоставлении заверенной копии бюллетеня не допускается.

Акционер возмещает обществу издержки, связанные с изготовлением копии бюллетеня, по расценкам, установленным обществом, но не превышающим фактически понесенные обществом расходы.

Протокол об итогах голосования должен содержать сведения о результатах голосования каждого акционера.

Общество в обязательном порядке должно вести учет и хранение следующих документов, подтверждающих законность проведения собрания и принятых на нем решений:

1) принятое в установленном законом порядке решение совета директоров о проведении собрания;

2) требование о проведении внеочередного собрания, направленное в общество лицами, имеющими такое право, и решения совета директоров по вопросу проведения такого собрания;

3) сообщение о проведении собрания и доказательства направления и получения такого сообщения акционером (или неполучения по причинам, известным лицу, созывающему собрание);

4) список лиц, имеющих право на участие в собрании, составленный на дату принятия решения о проведении собрания;

5) регистрационный журнал участников собрания с приложением документов, подтверждающих полномочия лиц, участвовавших в проведении собрания;

6) бюллетени для голосования;

7) протокол счетной комиссии о результатах голосования;

8) протокол собрания акционеров".

Из постановления ФАС Уральского округа от 16 марта 2004 г. по делу N Ф09-619/04ГК усматривается, что в материалы дела были представлены два протокола общего собрания акционеров от 13 января 2002 г. ОАО "Пермский завод керамических изделий", в одном из которых содержится решение об одобрении сделки, в совершении которой имеется заинтересованность, а в другом нет. Суд не дал оценку доводу истца о том, что на собрании фактически не принималось решения по вопросу об одобрении сделки, в совершении которой имеется заинтересованность.

В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2004 г. по делу N А56-11724/03 указано, что доказательствами фактически принятых решении являются бюллетени для голосования и протокол счетной комиссии. Суд указал на необходимость исследования оригинала протокола счетной комиссии.

Из постановления ФАС Уральского округа от 21 декабря 2004 г. по делу N Ф09-354/04ГК.

В материалах дела содержатся доказательства проведения процедуры собраний (протоколы); реестры рассылки заказных писем с извещением акционеров о дате проведения общих собраний; списки акционеров, имеющих право на участие в общем собрании по состоянию на 25 сентября 2001 г., на 25 октября 2001 г., составленные с соблюдением положений ст. 50 Федерального закона "Об акционерных обществах" и заверенные ОАО "Центральная регистратура", протоколы счетной комиссии от 20 ноября 2001 г. и от 27 февраля 2002 г.

В связи с изложенным, вывод арбитражного суда о том, что представленные в материалы дела доказательства свидетельствуют о фактическом проведении собраний 20 ноября 2001 г. и 27 февраля 2002 г., является обоснованным.

Журнал регистрации и бюллетени для голосования как доказательства законности решения собрания акционеров.

Из постановления ФАС Московского округа от 13 апреля 2005 г. по делу N КГ-А40/1920-05.

Вывод суда об отсутствии на внеочередном общем собрании акционеров ЗАО "Квант Ч" кворума сделан на основании незаверенной ксерокопии журнала регистрации акционеров. В протоколе судебного заседания от 26 октября 2003 г. не отражено, что судом обозревался подлинный журнал регистрации акционеров для участия в собрании 31 октября 2003 г.

В соответствии с ч. 4 ст. 56 Федерального закона "Об акционерных обществах" проверка полномочий и регистрация лиц для участия в общем собрании акционеров, определение кворума, составление протокола об итогах голосования являются прерогативой счетной комиссии.

Поэтому суду следовало убедиться в том, что представленная незаверенная ксерокопия журнала регистрации является документом, составленным счетной комиссией; при необходимости запросить бюллетени голосования акционеров.

Из постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 24 августа 2005 г. по делу N Ф08-3795/05.

В материалы дела не предоставлены доказательства направления требования Чакрян Б.В. совету директоров о созыве собрания, журнал регистрации лиц, имеющих право на участие в собрании акционеров от 21 сентября 2004 г., и бюллетени для голосования, поэтому суды первой и апелляционной инстанций сделали правильный вывод о том, что общее собрание ЗАО "Санаторий "Москва" 21 сентября 2004 г. фактически не проводилось. Отклоняется довод заявителя кассационной жалобы о наличии журнала регистрации и невозможности его предъявления в связи с прокурорской проверкой, поскольку в деле нет ходатайства Чакрян Б.В. об истребовании указанных документов.

Таким образом, предусмотренное законом основание для проведения повторного собрания участников ЗАО "Санаторий "Москва" отсутствовало.

В решении о повторном проведении 12 октября 2004 г. общего собрания акционеров ЗАО "Санаторий "Москва" и протоколе этого собрания в качестве места проведения собрания указан актовый зал, расположенный по ул. Звездной 10/1, в г. Сочи. Согласно имеющимся в деле доказательствам это помещение ЗАО "Санаторий "Москва" не предоставлялось. Следовательно, обоснован вывод судебных инстанций о том, что общее собрание ЗАО "Санаторий "Москва" от 12 октября 2004 г. также не проводилось.

В соответствии с Информационным письмом ФКЦБ РФ от 28 ноября 2000 г. N ИК07/6364 "О сроках хранения бюллетеней для голосования на общих собраниях акционеров акционерных обществ" *(49), согласно Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденному постановлением ФКЦБ РФ от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс *(50), бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров должны храниться постоянно

Обязанность по хранению бюллетеней для голосования на общем собрании акционеров установлена п. 2 ст. 62 Закона об АО.

В соответствии с Положением о Федеральной архивной службе России (Росархиве), утвержденным постановлением Правительства РФ от 28 декабря 1998 г. N 1562 *(51), вопросы по определению сроков хранения документов находятся в компетенции Росархива. 26 октября 2000 г. на заседании Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральной архивной службе России (Росархиве) были установлены сроки хранения бюллетеней для голосования на общих собраниях акционеров - до прекращения деятельности акционерного общества.