Контрольные вопросы

1. Назначение и основные функциональные возможности табличного процессора Excel.

2. Назовите элементы строки формул и укажите их назначение.

3. Какие операции можно выполнять с рабочими листами Excel?

4. Назовите и охарактеризуйте основные типы данных в ячейках электронной таблицы.

5. Что такое относительный адрес ячейки? Приведите примеры относительных ссылок.

6. Когда используется абсолютный адрес ячейки?

7. Назовите основные функции маркера автозаполнения.

8. Как выделить в ЭТ смежные и несмежные ячейки, диапазоны ячеек.

9. Как ввести данные в ячейку? Как зафиксировать ввод данных?

10. Расскажите о способах копирования ячеек и блоков ячеек.

11. Каким образом осуществляется перемещение ячеек и блоков ячеек?

12. Как можно отредактировать ранее введенные данные?

13. Как разбить текст ячейки на несколько строк?

14. Какими способами можно изменить ширину столбцов и высоту строк?

15. Как присвоить ячейке или диапазону ячеек собственное имя?

16. Расскажите о способах ввода в ячейку формулы и особенностях ее редактирования.

17. Как можно скрыть (показать скрытые) столбцы и строки?

18. Как осуществляется вставка и удаление строк (столбцов) в таблице?

19. Как очистить ячейки от данных?

20. Что понимается под форматированием ячеек?

2.2. Работа в Excel со списками данных и построение диаграмм

Электронные таблицы Excel зачастую используются для ведения простейших баз данных, представленных в виде списков, с которыми можно производить сортировку, фильтрацию, подведение общих и промежуточных итогов, создавать на их основе сводные таблицы, а для более наглядного представления создавать графики и диаграммы.

2.2.1. Списки данных

Списком в Excel называют однотабличную базу данных, которая состоит из строк (записей) и столбцов (полей) и удовлетворяет следующим условиям:

• заголовок столбца (имя поля) занимает одну ячейку в верхней строке списка;

• список содержит фиксированное количество полей;

• любое поле записи занимает одну ячейку;

• все поля каждого столбца содержат данные одного типа;

• в записях не должно быть ссылок на другие записи списка;

• в списке не должно быть пустых строк и столбцов;

• список должен быть отделен от остальных данных рабочего листа пустыми строками и столбцами.

Если электронная таблица соответствует вышеприведенным требованиям, то Excelавтоматически распознает ее как список.

В качестве списка можно использовать не всю таблицу, а только часть ее в виде блока предварительно выделенных ячеек. При этом содержание каждой ячейки в первой строке диапазона будет восприниматься в качестве имени соответствующего поля.

К списку применяются такие операции обработки, как сортировка, фильтрация, структурирование, подведение итогов, команды вызова которых сгруппированы в меню Данные.

!! Запустите табличный процессор Excel, создайте новый документ с именем С:\Мои документы\Магазин.xls. В ячейки B6:F21 введите следующий список:

2.2.2. Создание списка

Для создания нового списка необходимо выполнить следующие действия.

1. Выбрать адрес начала заголовка списка и записать в смежные ячейки имена полей.

2. Выделить и присвоить ячейкам, образующим поле данных, нужные параметры форматирования, например, текстовый, денежный, числовой и другие форматы, в зависимости от назначения столбца списка.

3. Заполнить поля записей списка, начиная со второй строки.

Ввод данных в ячейки и их редактирование можно осуществлять непосредственно в рабочем листе или с помощью формы данных. Более удобным считается второй метод.

Для этого необходимо активизировать любую ячейку списка и подать команду Данные/Форма…. В результате откроется диалоговое окно (рис. 2.2.1) с названием рабочего листа, в котором автоматически отображаются поля создаваемого списка. Для перехода между отдельными полями формы данных целесообразно использовать клавишуTab.

После ввода элементов записи необходимо нажать кнопку Добавитьили клавишуEnter. В итогеExcelвключит данные в список и предложит ввести новую запись в форму данных. Новая запись всегда будет отображаться в конце списка.

Рис. 2.2.1. Форма данных

При добавлении новых записей в готовый список с применением формы данных предварительно осуществляется переход в конец списка с помощью полосы прокрутки или нажатия кнопки Добавить. В результате форма очищается и над кнопками в правой части окна появляется надписьНовая запись. Далее производится ввод новых записей.

!! Введите в список две новые записи с товарами того же ассортимента, используя форму данных.

Наряду с вводом новых записей форма данных используется для поиска, просмотра, редактирования и удаления записей. Выполнение этих операций можно задать с помощью кнопок, расположенных в правой части окна формы данных:

Добавить– добавление новой записи в список;

Удалить– удаление отображенной записи;

Вернуть– отмена внесенных изменений;

Назад, Далее– перемещение между записями списка;

Критерии– ввод критерия поиска записей списка;

Закрыть– закрытие окна формы данных.

Перемещаться между отдельными записями в форме данных можно также с помощью полосы прокрутки, клавиши Enter(вперед),Shift+Enter(назад).

!! Отредактируйте первую введенную запись, изменив название товара и его цену, затем удалите введенные записи с помощью формы данных.

Закройте форму данных.