2.2.9. Защита информации в Excel

Под защитой информации подразумевается невозможность модификации диаграмм и содержимого ячеек электронных таблиц. Защита применяется для окончательно сформированной таблицы или диаграммы.

Параметры ограничения доступа к ячейкам таблицы задаются в диалоговом окне Формат ячеекна вкладкеЗащита (рис. 2.2.10), а ограничения доступа к диаграмме – в диалоговом окнеФормат области диаграммына вкладкеСвойства. На этих вкладках по умолчанию установлен флажокЗащищаемая ячейка. Однако защита начинает действовать только после установки защиты листа с помощью командыСервис/Защита/Защитить лист….

Ячейки таблиц и диаграммы, доступные для пользователя, не должны быть защищены. Снятие защиты с них осуществляется следующим образом:

1. выделяются все ячейки (диаграммы), не подлежащие защите;

2. подается команда Формат/Ячейки…(Формат/Выделенная область диаграммы…);

3. в диалоговом окне Формат ячеек(Формат области диаграммы) на вкладкеЗащита(Свойства) сбрасывается флажокЗащищаемая ячейкаи нажимаетсяОК;

4. подается команда Сервис/Защита/Защитить лист…. В результате на экран будет выведено диалоговое окноЗащита листа, в котором устанавливаются требуемые флажки, пароль (при необходимости) и нажимаетсяОК.

!! Осуществите защиту всех ячеек сводной таблицы и диаграммы на Лист1.

Рис. 2.2.10. Вкладка Защита диалогового окна Формат ячеек

После установки защиты введение в ячейки новых данных, их изменение или удаление становятся невозможными до тех пор, пока защита не будет снята с помощью команды Сервис/Защита/Снять защиту листа….

!! Проверьте действие установленной защиты.

!! Снимите защиту с диаграммы и ячеек сводной таблицы.

2.2.10. Печать документа

Процесс подготовки документа к печати включает следующие этапы:

1. задание параметров страницы;

2. предварительный просмотр документа;

3. задание параметров печати.

Заданиепараметров страницыосуществляется в диалоговом окнеПараметры страницы (рис. 2.2.11), которое вызывается командойФайл/Параметры страницы…. В нем имеется четыре вкладки:Страница,Поля,Колонтитулы,Лист.

Вкладка Страница содержит следующие элементы управления:

• поле Ориентация– служит для выбора ориентации печатаемой страницы (книжная или альбомная);

Рис. 2.2.11. Диалоговое окно Параметры страницы

• поле Масштаб– служит для уменьшения или увеличения печатаемого листа или размещения листа на заданном количестве страниц:

• переключатель установитьсо счетчиком % от натуральной величиныпозволяет уменьшить до 10 процентов или увеличить до 400 процентов размеры листа от нормальной величины;

• переключатель разместить не более чем насо счетчикамистр. в ширинуистр. в высотупозволяет разместить содержимое листов при печати на указанном числе страниц;

• раскрывающийся список Размер бумагислужит для выбора стандартного формата бумаги;

• раскрывающийся список Качество печати предназначен для выбора требуемого разрешения для печати текущей книги;

• в поле Номер первой страницывводится номер страницы, с которой требуется начать печать. По умолчанию в этом поле стоит параметрАвто, который обозначает печать, начиная с первой страницы.

!! Откройте диалоговое окно Параметры страницы и установите следующие параметры: Ориентация – книжная, Масштаб – 90% от натуральной величины, размер бумаги – А4 (210297мм).

Вкладка Поляпредназначена для задания отступов полей, колонтитулов страницы, а также центрирования содержимого листа относительно страницы по вертикали и горизонтали.

!! Перейдите на вкладку Поля и установите следующие параметры: все поля – 2,5 см, флажки – горизонтально и вертикально.

Вкладка Колонтитулыпредназначена для формирования верхнего и нижнего колонтитулов страниц текущего листа. При этом сами колонтитулы не отображаются в поле рабочего листа, а только выводятся на печать.

!! Перейдите на вкладку Колонтитулы и выберите в раскрывающемся списке Верхний колонтитул пункт Страница1.

Вкладка Листслужит для задания дополнительных настроек печати: вывод на печать определенного диапазона ячеек, формирование заголовков строк и/или столбцов для каждой страницы, последовательность вывода страниц и т.д.

!! Откройте вкладку Лист и установите переключатель Последовательность вывода страниц в положение вправо, затем вниз.

Кроме того, в окне Параметры страницыимеются три кнопки:

• Печать…– вызов окнаПечать, которое служит для отправки документа на печатающее устройство;

• Просмотр– переход в режим предварительного просмотра документа;

• Свойства…– вызов диалогового окна настройки свойств принтера.

После задания требуемых параметров целесообразно перейти в режим предварительного просмотрас помощью кнопкиПросмотр. В этом режиме документ представляется в том виде, в каком он будет выведен на печать.

!! Перейдите в режим предварительного просмотра документа.

Режим предварительного просмотра предоставляет следующие возможности:

• просмотр страниц с помощью кнопок ДалееиНазад;

• увеличение/уменьшение отображения страницы с помощью кнопки Масштаб;

• вызов окна Печатьс помощью кнопкиПечать…;

• вызов окна Параметры страницыс помощью кнопкиСтраница…;

• изменение ширины столбцов, полей страницы и колонтитулов с помощью маркеров настройки, которые отображаются/скрываются нажатием на кнопку Поля;

• переход в режим отображения разметки страницы с помощью кнопки Разметка страницы, в котором можно с помощью мыши перемещать границы страницы (синие пунктирные линии) в требуемое место области печати;

• выход из режима предварительного просмотра с помощью кнопки Закрыть. В результате отобразится рабочий лист с границами страниц в виде пунктирных линий.

!! Просмотрите размещение содержимого листа на страницах. Если содержимое одной из страниц частично переходит на другую, то выйдите из режима просмотра и переместите объекты за пределы границ, затем повторно просмотрите результат. Если информация размещена на страницах в приемлемом виде, нажмите кнопку Печать….

Диалоговое окно Печать(рис. 2.2.12) служит для задания некоторых дополнительных параметров печати: выбор диапазона страниц, числа копий, объекта печати (выделенного диапазона ячеек, листов или всей книги) и др.

Рис. 2.2.12. Диалоговое окно Печать