Контрольные вопросы
Каково назначение СУБД?
Назовите и кратко охарактеризуйте основные виды объектов, с которыми работает СУБД Access.
Что такое ключевое поле и как его задать?
Чем отличается режим таблицы от режима конструктора?
В чем заключается особенность сохранения данных в СУБД Access?
Расскажите об основных приемах работы с таблицами Access: переименование, добавление полей, копирование, перемещение, удаление строк и столбцов.
В чем заключается технология форматирования таблицы?
Что такое форма и для чего она используется?
Опишите процесс создания формы в режиме автоформы.
Опишите процесс создания формы в режиме конструктора.
Как создать общую форму для одновременного заполнения связанных таблиц?
В чем состоит сущность фильтрации?
Расскажите о применении расширенного фильтра.
Какие типы отношений возникают между связанными таблицами? Дайте их краткое описание.
Что понимается под целостностью данных?
Как установить связь между таблицами?
Как изменить уже существующую связь?
Что такое окно схемы данных и для чего оно предназначено?
В чем проявляется каскадное обновление связанных полей?
3.2. Работа с запросами и отчетами в субд ms Access
Запросы – это специальные структуры, предназначенные для обработки данных, например выбор, просмотр, изменение, создание или удаление данных. В отличие от фильтрации, отображаемые в запросе данные могут происходить из нескольких связанных таблиц. После выполнения запроса Access отобразит только те данные, которые соответствуют заданным условиям. Результатом выполнения запроса является динамический набор записей, который отображается в виде таблицы. При этом программа сохраняет не сами записи, а только макет запроса, поэтому при каждом выполнении запрос возвращает набор текущих данных.
Microsoft Access предоставляет возможности создания запросов следующих типов: запрос на выборку, перекрестный запрос, запросы на изменение, запрос типа "повторяющиеся записи" и "записи без подчиненных", различные подтипы запроса SQL.
!! Откройте созданную на прошлом занятии базу данных Имя.mdb.
Для создания нового запроса необходимо в исходном окне базы данных перейти на вкладку Запросы и нажать кнопку Создать. В результате на экран будет выведено диалоговое окно Новый запрос, которое предлагает выбрать режим создания запроса.
!! Начните процесс создания нового запроса, вызвав диалоговое окно Новый запрос.
3.2.1. Запрос на выборку
Запрос на выборку возвращает результирующий набор записей в соответствии с определенными в макете запроса условиями отбора.
Самостоятельное создание нового запроса производится в режиме конструктора.
!! Выберите в окне Новый запрос режим Конструктор и нажмите ОК.
Окно конструктора запросов (рис. 3.2.1) имеет по умолчанию имя Запрос 1: запрос на выборку и разделено на две области. В верхней области отображаются списки полей добавленных таблиц или запросов. В нижней части – бланке запроса – определяется макет запроса с условиями отбора. Одновременно с окном конструктора на экране появляется окно Добавление таблицы, которое служит для выбора необходимых для запроса таблиц и добавления списков их полей в верхнюю часть окна конструктора. Это окно можно также вызвать командой меню Запрос/Добавить таблицу….
Рис. 3.2.1. Окно конструктора запросов
!! Добавьте в окно конструктора таблицы Список и Личные данные, затем закройте окно Добавление таблицы.
Заполнение бланка запроса выполняется аналогично заполнению бланка фильтра.
В строке Поле: выбираются поля, для которых будут заданы условия отбора записей (выбор полей также производится двойным щелчком по имени поля в верхней части окна конструктора запроса).
В строке Имя таблицы выбирается таблица, которой соответствуют заданные поля (чаще всего эта строка заполняется автоматически при выборе полей).
В строке Сортировка: указывается (при необходимости) порядок сортировки полей.
В строке Вывод на экран: устанавливаются или снимаются флажки. Такой флажок отображает на экране или скрывает столбец при выполнении запроса или фильтра. Если столбец скрыт, он все равно может быть использован для определения условий отбора.
В строке Условие отбора: указывается для каждого выбранного поля искомое значение или выражение.
!! Заполните бланк запроса следующим образом: поля – Фамилия, Имя и Отчество из таблицы Список и Адрес из таблицы Личные данные. Сохраните макет запроса с именем Адреса студентов.
Выполнение запроса для отображения искомого набора записей осуществляется одним из следующих способов:
подать команду Запрос/Запуск;
нажать кнопку Запуск (
)
на панели инструментов;задать отображение запроса в виде таблицы.
В результате возвращаемый запросом набор записей возвращается в табличной форме. Вид полученной таблицы можно изменять, используя все предоставляемые программой возможности форматирования.
!! Выполните запрос Адреса студентов и придайте полученной таблице желаемый вид. Закройте окно запроса.
Новый запрос можно создать на основе ранее созданного. Для этого следует:
открыть готовый запрос в режиме конструктора;
подать команду Файл/Сохранить как…;
в открывшемся окне Сохранение задать новое имя, выбрать объект, в котором сохраняются данные запроса, и нажать ОК;
изменить условия отбора в новом запросе.
!! Пересохраните запрос Адреса студентов под именем Выборка по З и не закрывайте окно запроса.