3.1.6. Заполнение таблиц с помощью форм

Форма используется для ввода и редактирования данных, которые отображаются на экране в определенном пользователем виде. При использовании формы предоставляются более широкие возможности по вводу и редактированию данных, чем при работе с таблицей.

В основе формы лежат данные таблицы или нескольких таблиц. При изменении данных в форме автоматически изменяются данные в базовой таблице. Форма предоставляет возможность отобразить на экране только одну запись, что улучшает зрительное восприятие данных.

!! Создайте в режиме конструктора макеты двух таблиц в соответствии с табл.3.1.3 и 3.1.4 и сохраните их под названиями соответственно Личные данные и Успеваемость. В качестве ключевых полей для обеих таблиц назначьте поля Код студента.

Таблица 3.1.3

Личные данные

Имя поля	Тип данных
Код студента	Счетчик
Число	Числовой
Месяц	Числовой
Год рождения	Числовой
Адрес	Текстовый
Номер телефона	Текстовый
Портрет	Поле объекта OLE

Таблица 3.1.4

Успеваемость

Имя поля	Тип данных
Код студента	Счетчик
Физика	Числовой
Математика	Числовой
Информатика	Числовой

!! Закройте все открытые таблицы.

Для создания формы следует выполнять следующие действия.

1. Перейти в исходном окне базы данных на вкладку Формы.

2. Нажать на кнопку Создать.

3. В появившемся окне Новая форма выбрать один из предлагаемых режимов создания формы.

4. Из раскрывающегося списка выбрать источник данных (таблицу или запрос).

5. Нажать ОК.

Access предоставляет несколько режимов создания и оформления макета формы:

• Конструктор;

• Мастер форм;

• Автоформа: в столбец;

• Автоформа: ленточная;

• Автоформа: табличная;

• Автоформа: сводная таблица;

• Автоформа: сводная диаграмма;

• Диаграмма;

• Сводная таблица.

Режим автоформы предназначен для автоматического создания форм с полями, расположенными соответственно в один столбец, по строкам или в виде таблицы. Если исходная таблица содержит малое количество полей, то целесообразно использовать режим Автоформа: в столбец. В результате будет создана форма с параметрами, заданными по умолчанию.

!! Создайте автоформу в столбец на основе таблицы Успеваемость и сохраните ее под тем же именем.

Переход между полями формы осуществляется с помощью клавиш Tab, Enter или клавиш управления курсором (←, ↑, →, ↓). Переход к следующей (предыдущей) записи производится с помощью кнопок перехода, расположенных в нижней части формы или клавиш Page Up и Page Down.

!! Заполните десять записей таблицы Успеваемость по своему усмотрению (поле Код студента заполняется автоматически).

!! Закройте форму Успеваемость и убедитесь в том, что таблица Успеваемость заполнена, открыв ее в режиме таблицы.

Изменение внешнего вида автоматически созданной формы осуществляется в режиме конструктора. Для этого необходимо выделить требуемую форму на вкладке Формы в исходном окне базы данных и нажать кнопку Конструктор (если форма была открыта, достаточно выбрать режим конструктора в меню Вид или на панели инструментов ).

!! Откройте форму Успеваемость в режиме конструктора.

В этом режиме возможно как форматирование отдельных элементов формы, так и полное автоформатирование.

Команда Формат/Автоформат… приводит к открытию окна Автоформат, в котором можно выбрать и просмотреть вариант стиля оформления формы.

!! Выберите по своему усмотрению один из предлагаемых стилей и примените его к форме Успеваемость.

Форматирование отдельных элементов формы выполняется с помощью соответствующих пунктов контекстного меню элемента: Цвет заливки/фона, Цвет текста, Оформление (рис. 3.1.7). Выделение нескольких элементов формы осуществляется с нажатой клавишей Shift.

!! Измените в форме Успеваемость цвета символов полей по своему усмотрению и выберите оформление полей – с тенью.

!! Сохраните изменения в форме Успеваемость, перейдите в режим формы (команда Вид/Режим формы) и просмотрите полученный результат.

!! Закройте форму Успеваемость.

Режим конструктора предназначен для создания форм "вручную". Создание формы в режиме конструктора начинается на вкладке Формы в главном окне базы данных. Для этого необходимо нажать на кнопку Создать, в появившемся окне выбрать режим Конструктор, в раскрывающемся списке выбрать таблицу, на основе которой будет создана форма, и нажать ОК. В результате откроется окно формы в режиме конструктора, окно свойств формы, панель элементов и список полей таблицы, на основе которой создается форма (рис. 3.1.7). Если список полей на экран не выведен, то следует выбрать пункт меню Вид/Список полей.

!! Начните создание формы в режиме конструктора на основе таблицы Личные данные.

Для размещения имен полей и их значений в на форме следует поочередно перетащить мышью названия полей из окна со списком полей в область данных окна формы.

Рис. 3.1.7. Создание форм в режиме конструктора

!! Перетащите все поля списка Личные данные в область данных новой формы.

Изменение размеров области данных выполняется с помощью мыши. Для изменения горизонтального или вертикального размера следует подвести указатель мыши соответственно к правому или нижнему краю области данных так, чтобы указатель превратился в двунаправленную стрелку, нажать левую клавишу мыши и, не отпуская ее, перемещать до достижения желаемого размера. Одновременное изменение вертикального и горизонтального размеров области данных производится с помощью мыши, указатель которой установлен в нижний правый угол и имеет вид четырехнаправленной стрелки.

!! Придайте области данных желаемые размеры.

Изменение размеров элементов формы (надписей и полей) выполняется мышью с помощью прямоугольных маркеров, расположенных по периметру активного элемента.

Перемещение выделенных надписей и полей осуществляется также с помощью мыши с нажатой левой клавишей:

• для одновременного перемещения надписи и соответствующего ей поля необходимо поместить указатель мыши в область переносимых элементов так, чтобы он принял вид раскрытой ладони ();

• для перемещения одного из выделенных элементов указатель мыши необходимо поместить на квадратный маркер в левом верхнем углу элемента так, чтобы он принял вид ладони с вытянутым указательным пальцем ().

!! Разместите элементы в области данных наиболее рационально, затем отформатируйте форму по своему усмотрению.

!! Перейдите в режим формы и просмотрите полученный результат.

!! Сохраните форму с именем Личные данные.

Добавление объекта OLE в таблицу или форму может выполняться двумя способами: внедрением или связыванием.

Объект, внедренный в форму или таблицу, сохраняется в файле базы данных и всегда доступен для просмотра или изменений.

Когда объект связан с формой или таблицей, пользователь имеет возможность просматривать его и вносить изменения, но в этом случае изменения сохраняются в исходном файле объекта, а не в файле базы данных. Файл объекта можно обновлять независимо от базы данных. Последние изменения будут выведены на экран при следующем открытии формы. Связывание объекта удобно при работе с очень большими файлами, которые нежелательно включать в файл базы данных, а также с файлами, используемыми в нескольких формах. При перемещении или удалении файла связанного объекта связь нарушается и ее следует восстановить.

Добавление объекта OLE выполняется с помощью команды меню Вставка/Объект.... В результате открывается диалоговое окно Вставка объекта, в котором требуется выбрать вариант создания объекта: переключатель Создать новый или Создать из файла.

В первом случае окно имеет вид, представленный на рис.3.1.8. и пользователь самостоятельно создает объект, принадлежащий одному из типов, предлагаемых в окне Тип объекта.

Рис. 3.1.8. Окно вставки объекта (создание нового)

Чаще всего средством внедрения или связывания объектов в таблицах является их импорт из готового файла. Для этого в окне Вставка объекта следует выбрать переключатель Создать из файла. В результате в диалоговом окне (рис. 3.1.9) возникнет поле Файл:, в которое требуется ввести путь к файлу объекта OLE (при необходимости используя кнопку Обзор).

Рис. 3.1.9. Окно вставки объекта (создание из файла)

Флажок Связь обеспечивает вставку объекта методом связывания; флажок В виде значка предназначен для вставки объекта, который будет отображаться в форме в виде значка (пиктограммы), и просмотр такого объекта будет возможен после двойного щелчка мыши на значке.

!! Заполните форму Личные данные в соответствии с табл. 3.1.5.

Таблица 3.1.5

Код студента	Число	Месяц	Год рождения	Адрес	Номер телефона	Портрет
1	12	03	1985	ул. Космонавтов, 14 – 66	5-23-62
2	25	10	1985	ул. Победы, 21 – 89	3-15-48
3	06	08	1984	пер. Достоевского, 4 - 12	2-12-57
4	22	07	1985	ул. Комарова, 75 – 23	5-36-14
5	30	12	1984	ул. Бабушкина, 9 – 45	2-48-71
6	09	08	1986	ул. Космонавтов, 69 – 69	5-02-46
7	11	11	1985	пер. Берлинского, 3 – 4	2-28-47
8	21	07	1984	пр. Гагарина, 16 – 54	5-72-59
9	03	09	1983	ул. Космонавтов, 43 – 14	5-54-65
10	05	04	1985	ул. Ульяновская, 100	3-80-80

Поле Портрет можно заполнять методом связывания с готовыми файлами или создавая объекты в графическом редакторе, например Paint (тип объекта – Paintbrash Picture).