2.2.3.3. Фильтрация с использованием формы данных
В простейшем случае для фильтрации записей списка может быть использована форма данных. Для этого после подачи командыДанные/Форма…в диалоговом окнеСписокследует выбрать кнопкуКритерии. В результате экранная форма переходит в форму критериев: поля очищаются для ввода условий поиска, название кнопкиКритериизаменяется на названиеПравка, а кнопкиУдалить– наОчистить.
После ввода критериев сравнения нажимается кнопка НазадилиДалеедля просмотра отфильтрованных записей, т.е. просмотр осуществляется, не выходя из формы данных. При просмотре можно удалять и корректировать отфильтрованные записи списка.
!! Проведите фильтрацию списка с использованием формы данных по одному из вышеприведенных критериев расширенного фильтра.
2.2.4. Сортировка данных в списке
Под сортировкой списка понимается упорядочение его записей в алфавитном, числовом, хронологическом или другом заданном пользователем порядке.
Сортировка данных является базовой операцией. Она может производиться по содержимому одного, двух или трех полей одновременно. Причем в каждом поле может быть указан свой (убывающий или возрастающий) порядок сортировки.
Сортировка по одному полю проще всего производится с помощью кнопок панели инструментов Стандартная:Сортировка по возрастаниюиСортировка по убыванию. Для этого необходимо:
активизировать любую ячейку столбца, по содержанию которого требуется осуществить сортировку;
щелкнуть на кнопке Сортировка по возрастаниюилиСортировка по убыванию.
!! Произведите сортировку списка по полю Товар, расположив содержимое в алфавитном порядке.
При необходимости сортировки по двум или трем полям подается команда Данные/Сортировка…. В результате откроется диалоговое окноСортировка диапазона (рис. 2.2.5), в котором модно задать до трех уровней сортировки (порядок сортировки полей) по возрастанию или по убыванию. Сначала в раскрывающемся спискеСортировать повыбирается столбец, по которому нужно выполнять сортировку списка в первую очередь. Далее в раскрывающихся спискахЗатем поиВ последнюю очередь повыбираются имена столбцов для очередного этапа сортировки. В этом случае сортировка подчиняется следующему правилу:
вначале сортируются в заданном порядке записи по содержимому первого поля;
затем выполняется дополнительная сортировка записей, у которых оказались одинаковыми элементы по первому полю;
в последнюю очередь осуществляется сортировка тех записей, у которых оказались одинаковыми элементы по первому и второму полю соответственно.
Рис. 2.2.5. Диалоговое окно
Сортировка диапазона
Для исключения имен полей (первой строки списка) из области, подлежащей сортировке, необходимо в окне Сортировка диапазонаустановить переключательИдентифицировать поля пов состояниеподписям (первая строка диапазона).
!! Отсортируйте список по двум полям: Месяц и Объем продаж.
При сортировке в любом порядке записи с пустыми полями размещаются в конце отсортированного списка.
Перед сортировкой части списка необходимо убедиться, что выделены все поля списка; в противном случае информация может оказаться перемешанной: выделенные поля отсортируются, а остальные останутся на месте.
Параметры сортировки можно уточнить, нажав в диалоговом окне Сортировка диапазонакнопкуПараметры…. В результате открывается диалоговое окноПараметры сортировки, в котором можно:
установить флажок Учитывать регистрдля учета при сортировке регистра букв;
в поле Сортироватьустановить переключательстроки диапазонаилистолбцы диапазона. Сортировку по столбцам можно производить, только в том случае, если поля списка не содержат формул или формулы содержат только абсолютные ссылки на ячейки вне диапазона списка;
в раскрывающемся списке Сортировка по первому ключу(по первому полю) выбрать пользовательский порядок сортировки столбцов. Он создается предварительно на вкладкеСписки диалогового окнаПараметры, которое открывается с помощью командыСервис/Параметры…(см. главу "Основы работы с табличным процессоромMSExcel", раздел 2.1.7. Автозаполнение).
!! Отсортируйте список с применением пользовательского ряда для поля Товар.