3. Работа с субд ms access
Система управления базами данных Microsoft Access – это программное средство, предназначенное для создания, заполнения многотабличных баз данных и работы с ними.
Access является одним из приложений интегрированного пакета офисных программ Microsoft Office ХР. В нем также используются OLE технологии и набор средств, называемых "мастерами", по разработке объектов, которые облегчают создание таблиц, форм, отчетов и формирование запросов с помощью языка SQL (Structured Query Language).
В данной главе рассматриваются основные функциональные возможности Access ХР, к которым относятся описание данных (их свойств, типов, форматов, структуры), наполнение баз новыми данными, корректировку данных, упорядочение, фильтрацию, поиск данных, создание запросов различных типов, позволяющих получить нужные данные из одной или нескольких таблиц, подготовку и генерацию отчетов для представления информации в удобном для печати виде.
3.1. Основы работы с субд ms Access
3.1.1. Запуск программы
Запуск программы осуществляется тремя способами:
через главное меню путем выбора пункта Microsoft Accessили пунктаПрограммы/Microsoft Access;
с рабочего стола двойным щелчком по ярлыку, созданному для Microsoft Access;
с панели Microsoft Office(если она отображена) выбором кнопкиMicrosoft Access.
!! Запустите СУБД Access и ознакомьтесь со структурой его окна.
3.1.2. Окно программы
Работа пользователя с базой данных осуществляется в окне программы. В общем случае оно включает в себя заголовок, меню окна, панель инструментов, рабочую область с окном базы данных и строку состояния. Состав элементов окна может меняться в зависимости от настроек пользователя.
Заголовок окна содержит все стандартные элементы заголовка окна Windows: системное меню, название окна и кнопки управления окном.
Меню окна включает следующие опции:
Файл содержит пункты, предназначенные для работы с файлами баз данных.
Правка включает команды редактирования таблиц баз данных.
Вид содержит команды, предназначенные для изменения внешнего вида как всего окна программы, так и окна базы данных.
Вставка содержит пункты для вставки объектов базы данных или элементов таблицы в зависимости от текущего режима работы.
Сервис содержит дополнительные средства работы с базой данных.
Окно содержит команды управления окнами открытых объектов текущей базы данных.
Справка включает пункты вызова справочной системы программы.
Панель инструментов. По умолчанию в окне программы присутствует одна панель инструментов: База данных, на которой размещены кнопки, дублирующие или дополняющие наиболее часто употребляемые команды меню окна.
Рабочая область окна программы используется для работы с объектами, содержащимися в базе данных.
Строка состояния содержит информацию о режимах работы с базой данных.
3.1.3. Создание базы данных
Создание новых документов начинается с подачи команды Файл/Создать…. При этом в правой части рабочей области появляется окно Создание файла, в котором необходимо выбрать ссылку Новая база данных в разделе Создание.
!! Начните создание новой базы данных.
В результате появляется диалоговое окно Файл новой базы данных, структура которого совпадает со структурой стандартного окна Сохранение документа в приложениях Microsoft Office. В этом окне следует:
1) используя иерархическую структуру папок, выбрать папку, в которой будет храниться созданная база данных;
Если требуется создать новую папку предназначения, то это можно сделать, не выходя из окна Файл новой базы данных. Для этого необходимо выбрать родительскую папку и на панели инструментов окна Файл новой базы данных нажать кнопку Создать папку. В результате появится диалоговое окно, в котором необходимо набрать имя новой папки.
2) в поле Имя файла ввести имя создаваемой базы данных;
3) в раскрывающемся списке Тип файла выбрать тип (формат) базы данных (по умолчанию предлагается Базы данных Access с расширением .mdb);
4) нажать кнопку Создать.
!! Создайте в папке Мои документы папку под своей фамилией, укажите в качестве имени файла новой базы данных свое имя и нажмите кнопку Создать.
В результате откроется исходное окно базы данных <Имя файла>:база данных (рис. 3.1.1). В левой части этого окна содержится список объектов, с которыми работает программа, и их групп. Выбор одного из объектов приводит к открытию соответствующей вкладки.
Таблицы – основные объекты базы данных, предназначенные для хранения данных.
Запросы – специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы (упорядочивания, фильтрации, отбора, изменения, объединения и т.п.).
Формы – объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.
Отчеты – объекты, предназначенные для вывода данных на печать. Создаются на основе таблиц и запросов.
Рис. 3.1.1. Исходное окно базы данных
Страницы – страницы доступа к данным, предназначенные для удаленного доступа к записям базы данных через сеть Интернет.
Макросы – это несколько команд, сгруппированные в одну (макрокоманды).
Модули – программные процедуры, написанные на языке Visual Basic при отсутствии стандартных средств Access.
Список Группы включает папку Избранное, в которую можно поместить ярлыки тех объектов сложных баз данных, которые используются чаще других.
Примечание. Создаваемая в ходе работы база данных будет содержать четыре связанные таблицы, в которых хранятся сведения о студентах университета.
Создание новой базы данных возможно в двух режимах: проектировочном и пользовательском. Первый режим предназначен для разработки структуры таблиц базы данных в соответствии с требованиями заказчика. Во втором режиме происходит использование ранее подготовленных объектов для заполнения базы.
В данной работе рассматривается создание баз данных в проектировочном режиме.