3.1.4. Создание таблиц
База данных может состоять из одной или нескольких таблиц. Таблица состоит из строк (записей) и столбцов (полей). Поля таблицы не просто определяют структуру базы – они также определяют свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей (табл.П1). Все поля каждого столбца содержат данные одного типа. Типы данных, с которыми работают базы данных Access, перечислены в табл. П2.
Создание таблицы в Access состоит в задании ее полей и назначении их свойств. Для начала создания необходимо в исходном окне базы данных выбрать пункт Таблицы и нажать кнопку Создать.
!! Нажмите на кнопку Создать при открытой вкладке Таблицы.
В результате этого открывается диалоговое окно Новая таблица, в котором предлагается выбрать способ создания новой таблицы. В левой части этого окна отображается краткая информация по выделенному способу. В данной работе рассматриваются два основные способа создания таблиц: в режиме таблицы и с помощью конструктора.
Создание таблиц в режиме конструктора. Режим конструктора позволяет создавать макет таблицы или изменять тип данных и свойства существующих полей. Заполнять или изменять содержимое таблицы в режиме конструктора невозможно.
Для создания таблицы в режиме конструктора необходимо выполнить следующие действия:
в исходном окне базы данных нажать на кнопку Создать;
в появившемся окне Новая таблица выбрать режим Конструктор;
нажать ОК.
!! Начните создание новой таблицы в режиме конструктора.
В результате откроется окно таблицы (рис. 3.1.2), которое разделено на две части.
Рис. 3.1.2. Окно таблицы в режиме конструктора
Верхняя часть служит для определения имен полей, типа данных и, при необходимости, описания полей. В каждой строке можно определить только одно поле.
Нижняя часть окна в режиме конструктора служит для определения свойств полей. Кроме того, справа от поля свойств отображается поле с подсказкой по вводу данных в текущее поле.
!! Задайте для таблицы следующие поля:
Группа (тип – Текстовый);
Куратор (тип – Текстовый);
Факультет (тип – Текстовый).
Режим конструктора позволяет задать ключевое поле. Ключевое поле необходимо для установления связей с другими таблицами базы данных и его содержимое для каждой записи должно быть уникально.
Для
задания ключевого поля необходимо
установить курсор в строку с соответствующим
полем и подать команду Правка/Ключевое
поле
или нажать кнопку Ключевое
поле
(с изображением ключа
)
на панели инструментов. В результате в
левой части строки появится знак
(изображение ключа), свидетельствующий
о том, что данное поле – ключевое.
!! Сделайте ключевым поле Группа.
Сохранение таблицы. После создания новой таблицы или изменения структуры существующей таблицы ее следует сохранить. Для этого необходимо выполнить следующие действия:
подать команду Файл/Сохранить или нажать на кнопку Сохранить на панели инструментов;
в открывшемся диалоговом окне Сохранение в поле Имя таблицы вести имя таблицы;
нажать кнопку ОК.
В результате структура таблицы будет сохранена в базе данных.
!! Сохраните структуру таблицы с именем Группы.
Режим
таблицы.
Ввод и изменение данных можно осуществлять
в режиме таблицы. Выбор режима: таблица
или конструктор
осуществляется с помощью соответствующего
пункта меню Вид
(Конструктор
или Режим
таблицы)
или кнопки Вид
на
панели инструментов.
!! Перейдите в режим таблицы и заполните таблицу Группы значениями из табл.3.1.1.
Таблица 3.1.1
|
Группа |
Куратор |
Факультет |
|
М-192 |
Коваленко Е.А. |
МФ |
|
М-193 |
Шмелев А.Н. |
МФ |
|
Э-173 |
Будылина Ю.В. |
ЭТФ |
|
ЭА-110 |
Железнов Г.С. |
ЭТФ |
Следует заметить, что сохранение изменений в таблицах, не затрагивающих структуру базы, выполняется автоматически и без предупреждения. Поэтому при закрытии таблицы или базы данных невозможно отказаться от внесенных в данные изменения.
!! Закройте таблицу Группы. Отметьте, что при ее закрытии запрос на сохранение не выдавался.
Создание таблиц в режиме таблицы. Для создания таблицы в режиме таблицы необходимо выполнить следующие действия:
в исходном окне базы данных нажать на кнопку Создать;
в появившемся окне Новая таблица выбрать пункт Режим таблицы;
нажать ОК.
Это приводит к открытию заготовки (рис. 3.1.3), в которой записи располагаются одна под другой по строкам, а поля имеют формальные имена: Поле1, Поле2… и по умолчанию для них установлен текстовый тип.
Рис. 3.1.3. Вид таблицы в режиме таблицы
!! Начните создание новой таблицы в режиме таблицы.
Номер текущей записи отображен в нижнем левом углу окна таблицы. Здесь же указано общее число записей в таблице, а также отображены кнопки для перехода между отдельными записями.