3. Основні етапи підготовки звіту

Для підготовки звіту відповідальній особі компанії потрібно:

1. Отримати схвалення керівництва компанії.

2. Узгодити цілі компанії (для чого вона складає звіт: поліпшити репутацію, збільшити цінність для акціонерів, стати кращою за конкурентів), очікування як компанії, так і стейкхолдерів, потребу у верифікації третьою стороною. На цьому етапі є необхідність пов'язати стратегічні пріоритети компанії та її цінності з цілями нефінансового звіту. Важливо розуміти, що ваш звіт має стати публічною інформацією, відповідно, його будуть читати. Створити матрицю тих, хто буде читати ваш звіт, важливо, оскільки це допоможе включити до звіту необхідну інформацію.

3. Визначити, за яким стандартом або форматом компанія буде готувати звіт, масштаб (рівень включення економічних, соціальних та екологічних показників), мову звіту (особливо якщо компанія міжнародна або має цілі, пов'язані з міжнародним позиціонуванням), ресурси та часовий період, форму звіту (друкований чи он-лайн), рівень верифікації. Деякі компанії. На першому етапі, коли тільки починали процес звітування і готували перший звіт, складали його лише для внутрішнього користу­вання - це допомагало виявити сильні та слабкі сторони розвитку КСВ компанії. Визначаючи часовий період, важливо враховувати час, що потрібний на збір да­них, опис, підготовку публікації (навіть якщо це внутрішній звіт, слід приділити йому час, оскільки він стане «стимулом» для «зовнішнього» звіту), затвердження керівництвом. Підготовка звіту може тривати від 6 місяців до 2 років.

4. Створити крос-секторальну робочу групу з різних відділів (людські ресурси, екологічні питання, закупівлі, розвиток продукту, фінансовий департамент, марке­тинг, зв'язки з громадськістю) для підготовки внутрішнього звіту. Це забезпечить легкість виконання найскладніших завдань, серед яких збір даних за декілька місяців та років. Першим кроком для роботи цієї групи має стати узгодження термінів «соціальна відповідальність» та «сталий розвиток» серед усіх її членів, оскільки робоча група має мати спільне розуміння і тому спільне бачення. Потрібно розро­бити, якщо це потрібно, внутрішні процедури звітування, узгодити час, обов'язки кожного члена групи та оцінити залучення зовнішніх ресурсів. Наприклад, це може бути проведення тренінгів для представників робочої групи, при потребі залучен­ня зовнішнього консультанта, організація поїздок.

5. Узгодити ключові питання, які охопить звіт, оцінити, чи існують вже готові дані, наприклад, рівень задоволеності співробітників (чи було проведене дослідження рівня задоволеності співробітників, чи вже є думка стейкхолдерів щодо ключових питань звіту), розгляньте інші звіти, в тому числі компаній вашого сектора й конкурентів на національному та глобальному рівнях для більшого розуміння і, можливо, формування нових ідей.

6. Залучення стейкхолдерів. Незважаючи на те, що серед компаній країн СНД робота зі стейкхолдерами перебуває ще на низькому рівні, це надзвичайно важлива прак­тика. Визначте, на яких стейкхолдерів розрахований звіт компанії, а також методи і форми їх залучення до підготовки звіту: щодо питань, необхідних для включен­ня, розробки ключових показників ефективності, сприйняття результативності компаній або верифікації звіту; визначте ключові показники ефективності, узгодьте ці показники як всередині компанії, так і зовні - з її стейкхолдерами.

Якщо говорити про ключові індикатори, то їх можна розподілити на три сфери: економічні, соціальні та екологічні показники.

Економічні показники - це економічна складова корпоративної інформації щодо підходів управління, в тому числі корпоративний вплив на економічні показники стейкхолдерів і економічних систем на місцевому, локальному та глобальному рівнях. Прикладами таких показників можуть бути: прибуток, дивіденди, інвестиції в інтелектуальний капітал, компенсації співробітникам, лояльність споживачів і розвиток громад, репутація.

Екологічні показники - це вплив організації на екосистему, земельні, водні ресурси, повітря. Показниками тут можуть бути: використовувана енергія, викиди СО2, викори­стання землі й екосистем, аварії та невідповідність законодавству.

Соціальні показники - це вплив організації на соціальні системи, в яких вона функціонує, зокрема вплив на стейкхолдерів. Показниками можуть бути охорона здоров'я та безпе­ка, різноманіття на робочому місті, трудові відносини, етика бізнесу, взаємовідносини з корінними народами.

7. Процес збору інформації включає збір та аналіз відповідних даних. Потрібно розуміти, що дані повинні бути надійними і в разі верифікації мають бути підтверджені документами. Тому в звітах треба уникати таких словосполу­чень, як, наприклад, «компанія - лідер соціальної відповідальності», «найкращий звіт» і т. ін. Оскільки, якщо звіт не буде верифікований, ці речення не можуть викликати довіру, а в разі аудиту повинні бути джерела, де компанію справді визнано «лідером»або «найкращою». Процес збору даних має бути зафіксований у компанії окремою процедурою, для того щоб ця активність відбувалася на постійній основі й допомагала моніторити здійснені активності. Джерела даних включають інформацію щодо звітів компанії, фінансову та бухгалтерську інформацію, звітів із закупівель, екологічні огляди і, можливо, оцінку екологічного та соціального впливу компанії, якщо компанія таке здійснює, звіти щодо кількості, якості й відгуків із проведених тренінгів, оцінка рівня задоволеності співробітників тощо.

8. Після збору даних і оцінки зібраної інформації настає етап, коли вже можна побачити масштаб звіту. І підходимо до найголовнішого - потрібно узгодити ключові заяви звіту, скласти його текстову частину, визначити графічну частину (графіки, верстання), яка має підкреслити вибрані заяви, а також одержати схвален­ня керівництва на друк або верифікацію звіту.

9. Проведіть аудит звіту - як внутрішній, так і зовнішній. Використовуйте верифікацію незалежною третьою стороною. Це може бути аудиторська компанія, яка вже про­водить аудит і фінансової, і нефінансової звітності, а також може бути створена па­нель стейкхолдерів - поважні експерти з різних країн і секторів, які можуть розгля­нути та верифікувати надані у звіті дані. Російська компанія «Норильський нікель», наприклад, запросила до аудиту університет у регіоні присутності компанії. Центр «Розвиток КСВ» створив панель стейкхолдерів яка сьогодні верифікує звіт.

10. Зробіть електронну або друковану версію звіту. Тенденція останніх років - міні­мальне використання паперу, тільки при потребі - друк скороченої версії звіту. Інші варіанти: розмістіть на сайті компанії, де читачі можуть самі сформувати необхідний звіт для себе (не за всіма, а за вибраними індикаторами), деякі компанії створю­ють окремі сторінки або сайти для свого нефінансового звіту. Важливо також як у самому звіті, так і на сайті вказати адреси та контакти для замовлення звітів і для надсилання коментарів із зазначенням контактної особи з питань підготовки звіту. Рівень контактної особи може бути різним, але чим він вищий, тим більша довіра. Наприклад, на сайті Ново Нордіск можна побачити контакти всіх співробітників із питань сталого розвитку із зазначенням їх сфери відповідальності (за які питання сталого розвитку вони відповідають) та контактів, у т. ч. віце-президента компанії з питань сталого розвитку.

11. Розробіть стратегію розповсюдження звіту серед головних стейкхолдерів, а також комунікаційну стратегію. Це можуть бути такі форми діалогу зі стейкхолдерами: організація круглих столів, прес-конференцій, розсилка прес-релізів як серед співробітників, так і серед медіа та інших зовнішніх стейкхолдерів, повідомлення для інвесторів, реклама, мейли й інші форми комунікації, наприклад, рахунки компанії для клієнтів. Важливо також оцінити, яке коло стейкхолдерів ви охопили, які кана­ли комунікації виявилися найефективнішими і скільки було отримано коментарів, які можна включити в управління соціальною відповідальністю й у наступний цикл звітування.

Таблиця 7.2.

Матриця читачів звітів зі сталого розвитку та їх інтересів.

Громада	Споживачі	Інвестори
- Охорона здоров'я і безпеки; - Економічні можливості, в тому числі зайнятість; - Соціальні інвестиції; - Екологічні ризики.	- Безпека продуктів; - Задоволеність спожива-чів; - Етика; - Робота зі скаргами споживачів; - Ваші продукти у порівнянні з іншими продуктами.	- Ризики і можливості; - Прибуток, взаємо-відносини з стейкхолдерами; - Зарплати, бонуси, дивіденди; - Етична складова; - Вирішення проблем компанією з точки зору ефективного ризик-менеджменту; - Відкритість і прозорість компанії.
Громадські організації	Співробітники	Регулятори
- Екологічна складова; - Етика у взаємовідносинах; - Співпраця з громадськими організаціями; - Відкритість і прозорість компанії; - Про що компанія не звітує.	- Охорона здоров'я і безпеки; - Зарплата і бонуси; - Професійний і особистісний розвиток; - Баланс між професійним і особистим життям; - Відповідність законодавству.	- Відповідність законодавству; - Соціальні інвестиції компанії; - Економічні показники компанії; - Екологічні показники; - Співпраця з державними органами влади.

Отже, цикл підготовки нефінансового звіту складається з 11 етапів, які можуть бути доповнені, виходячи з власного досвіду організації. Під час підготовки звіту кожна організація повинна взяти до уваги питання та ризики, які стосуються саме її сектора й унікальних бізнес-практик, і пов'язати їх з очікуваннями стейкхолдерів. Ключове питання, на яке завжди відповідає звіт, - наскільки добре компанії знають своїх споживачів та інших стейкхолдерів, чи ефективно співпрацюють з ними заради сталого розвитку організації й економічної, екологічної та соціальної ефективності.