2. Відповідальні закупівлі

Компанії мають намагатися вибудовувати чесні та правильні відносини з постачаль­никами щодо питань справедливої торгівлі відповідно до законів і норм про стандарти закупівель. Звичайно, постачальники відіграють вирішальну роль у здатності різних компаній забезпечувати якість своєї продукції для своїх споживачів та клієнтів. Для того, щоб постачальники розуміли політику закупівель і соціальної відповідальності компаній, потрібно підготувати документ для постачальників, зазначивши позиції компанії щодо корпоративної поведінки, корпоративної соціальної відповідальності (КСВ), відносин із постачальниками та принципів відповідальних закупівель, що їх дотримується компанія.

Рік від року більшає держав, компаній та провідних громадських організацій, які погоджуються з тим, що просування основних принципів корпоративної соціальної відповідальності серед постачальників та партнерів є надзвичайно важливим. Одним із найдієвіших механізмів у цій ділянці є закупівлі. Нині вживаються такі поняття як етичні закупівлі, «зелені» (сталі) закупівлі й закупівлі з включенням КСВ-індикаторів.

Сталі закупівлі(або «зелені» закупівлі) - це закупівля дружніх до навколишнього середо­вища продуктів та послуг, вибір контрактерів на цих засадах і включення вимог про захист навколишнього середовища до контрактів.

Етичні закупівлі- це процес міжнародних закупівель продуктів і послуг, котрі виробляють­ся без шкоди людям та навколишньому середовищу.

Закупівлі з включенням КСВ-індикаторів- це включення до тендерних пропозицій вимог до постачальників про дотримання та реалізацію ними принципів КСВ у процесі надання послуг та представлення продуктів.

Розвиток концепції етичних, зелених та КСВ-закупівель був зумовлений поширенням «етичних», «зелених» або «соціально відповідальних» брендів, котрі ідентифікують себе як такі, що дотримуються етичних стандартів у своїй діяльності, реалізують КСВ та стратегію сталого розвитку. Дотримання стандартів політики «етичних», «зелених» або КСВ-закупівель є важливим не лише для держав чи компаній, а й для звичайних покупців. Щоб мати зрозуміліший підхід, ми говоритимемо про відповідальні закупівлі, що їх буде засновано на етичних та відповідальних практиках, які впроваджуються у компаніях.

Відповідальні закупівлі -це новий формат відносин між постачальником та закупником, шо його дедалі більше застосовують не лише бізнес-компанії, а й уряди «прогресив­них» країн (Норвегія, Швеція, Великобританія). Якщо раніше, провадячи закупівлі, ставили два головні критерії - якість та ціна, то реалії сьогодення (глобалізація, поши­рення концепції соціальної відповідальності та етики у відносинах) вимагають брати до уваги ще й соціальні та екологічні чинники. Така практика стає своєрідним «комільфо» ділового світу, бо якщо компанія планує виступати постачальником послуг або товарів організаціям Європейського Союзу, то вона має знати і відповідати критеріям сталого розвитку, які набирають дедалі більшої ваги.

Щоб забезпечити доцільне використання коштів на закупівлі, європейське та міжнародне законодавство дотримується трьох основних принципів (рис. 8.1.)

Рис. 8.1. Основні принципи закупівель (міжнародний аспект).

Основні етапи закупівель

Основними етапами закупівель є:

- Визначення завдання та сфери, в якій проводитиметься закупівля;

- Опис процесу доставки;

- Установлення вимог до постачальників;

- Визначення критеріїв розподілу;

- Визначення умов договору;

- Установлення правил проведення конкурсу для надання контракту;

- Установлення вимог до форми пропозиції від претендентів на здобуття контракту;

- Надання контактної інформації.

На думку представників Організації етичної торгівлі (Норвегія) найдоцільнішим є вста­новлення КСВ-критеріїв на першому та п'ятому етапах процесу закупівель.

Етап 1. Визначення завдання та сфери, в якій проводитиметься закупівля. На цьому етапі описується завдання надаваного контракту, товари або послуги, що будуть купуватися. Додатково можна висвітлити інші побажання стосовно виконання контрак­ту, зокрема побажання щодо виконання певних етичних або КСВ-вимог. Якщо підрядник заявляє про вимоги на початку процесу закупівель, то постачальники, що мають намір бра­ти участь у тендері, заздалегідь знатимуть про «специфічний вимір» даного контракту. Підрядник також може запросити учасників тендера на відкриту інформаційну зустріч, що відбуватиметься в період між оголошенням та кінцевим терміном подання заяв на участь у тендері. Запрошення про участь у інформаційній зустрічі може бути надіслано разом з документами для участі у тендері. Під час зустрічі можна роз'яснити незрозумілі моменти стосовно екологічних та інших вимог, вимог до якості тощо. Питання, що їх роз­глянули на зустрічі, мають бути доступні для усіх на сайті компанії.

Етап 5. Визначення умов договору.

Це найменш урегульований етап у процесі закупівель. Тому КСВ або етичні критерії потрібні для включення, адже ці умови визначають основні критерії, надають опис методів проведення поточного моніторингу, а також можливі наслідки невиконання умов договору.

Основні критерії відповідальних закупівель

У разі невиконання нижчевикладених вимог участь у тендерах, проголошених компаніями або державами ЄС, є неможливою.

Контрактер повинен:

1. Гарантувати безпечні умови праці та охорону праці, відповідальність керівництва компанії за обов'язкове навчання й безпечне обладнання для працівників; надання ком­фортних і гігієнічних умов праці (робоче місце та житло компанії, якщо вона його надає, мають відповідати стандартам здоров'я та безпеки).

2. Оберігати здоров'я працівників:проводити заходи зі зниження рівня захворюваності серед працівників.

3. Надавати вільний вибір місця працевлаштування,право на свободу об'єднань, не використовувати примусової праці.

4. Не використовувати понаднормову роботу:дотримуватися національного законодав­ства й міжнародних угод; забезпечити чіткі, легко зрозумілі процедури оскарження та по­дання апеляцій щодо невиконання умов нормування робочого часу.

5. Виплачувати заробітну платню та винагородивідповідно до національних стандартів, лише у грошовому еквіваленті, без зменшення, якщо це не передбачено законодавством або не погоджено з працівником, надавати працівникам можливість вивчити власні трудові угоди.

6. Не чинити дискримінаціїпри наймі, навчанні, припиненні роботи, подружнім статусом працівника (дискримінації за расою, етнічною чи національною ознакою, статтю чи сексуальною орієнтацією, віком, політичними поглядами, релігійними поглядами і вірою, соціальним статусом).

7. Запобігати дитячій праці.

8. Забезпечувати навчання:підвищувати кваліфікацію працівників, щоб покращити якість продуктів та послуг підприємства.

9. Заборонити фізичне знущання,сексуальні чи які інші види домагань, а також словесні образи стосовно працівників.

Також контрактер повинен виконувати наступні норми з охорони навколишнього середовища:

1. Зниження рівня викидів: ефективний контроль за викидами щоб зменшити забруднення повітря, ґрунту, води;

2. Заборона недоцільного використання матеріалів, збільшення рівня використання перероблених матеріалів;

3. Ефективне використання енергії у процесі виробництва та доставки, включаючи опалення, освітлення, перевезення продуктів, використання систем IT.

Самі компанії мають надавати компаніям-постачальникам:

справедливу ціну;

не затримувати виплати субпідрядникам.

Поточний моніторинг

Моніторинг є важливою частиною створення системи ефективних відповідальних закупі­вель. Потрібно розробити критерії моніторингу діяльності постачальників та виробників продукції чи послуг. Моніторинг може мати кілька форм:

опитувальий лист самооцінки, який заповнює підрядник;

структурований діалог;

інспекція на місці виробництва;

співпраця з сертифікованими постачальниками та виробниками.

Опитувальний лист самооцінки, який заповнює підрядник.

Ця форма моніторингу проста у використанні, однак існує ризик одержати недостатню інформацію від постачальника. Тому опитувальний лист самооцінки доцільніше вико­ристовувати у комплексі з іншими методами моніторингу. Він розробляється у довільній формі і може містити відомості про роботу постачальника з виконання етичних або КСВ- критеріїв контракту. Підрядник також може вимагати інформацію про умови на сайті виробника. Опитувальний лист має бути вислано постачальникові відразу після підписання контракту із зазначеною датою повернення.

Структурований діалог.

Заповнення опитувального листа самооцінки дає хороше підґрунтя для проведення діалогу з метою моніторингу. Під час проведення такого діалогу підрядник може одер­жати повнішу картину дотримання постачальником етичних або КСВ-критеріїв. Голов­на умова - відкритий обмін інформацією між сторонами. Зміст діалогу залежить від інформації, яку хоче одержати підрядник від постачальника. За результатами діалогу має бути підготовлено документ, у якому буде зазначено дії постачальника щодо поліпшення своєї діяльності у сфері етичної торгівлі, а також терміни реалізації цієї діяльності. Даний документ підписують обидві сторони діалогу.

Інспекція на місці виробництва.

Інспекція на місці виробництва може проводитись як доповнення або альтернатива до інших методів моніторингу. Про інспекцію можна попередити і провести її самостійно або замовити НУ О чи комерційним організаціям. Інспекція передбачає дослідження умов праці зі зверненням особливої уваги на КСВ-критерії, які було прописано у контракті. Якщо в результаті інспекції виявлено порушення, підрядник має вимагати їх усунути або розірвати контракт. Утім є інший вихід, який використовують компанії - навчати постачальників для покращення їхніх практик та усунення виявлених недоліків.

Співпраця з сертифікованими постачальниками та виробниками.

Ще однією формою моніторингу є сертифікація виробників. Прикладом може бути сертифікація за стандартом ISO 9001, ISO 14001. Якщо постачальників або виробників його продукції сертифіковано за цим стандартом, це означає, що вони відповідають критеріям, які прописано у контракті.

Компанії, що запроваджують практику відповідальних закупівель, мають спеціальні до­кументи для своїх постачальників, де описано усі аспекти й вимоги компанії у процесі закупівель. Наприклад, компанія «Nestle» має Кодекс для постачальників, перекладе­ний 18-ма мовами. Даний документ, основу якого складають Корпоративні принципи ведення бізнесу компанії, встановлює мінімальні стандарти для постачальників, котрі є обов'язковими до виконання.

Основними вимогами до постачальників є:

сумлінність і чесність у комерційній діяльності: постачальник повинен дотримува­тись усіх законів, а також інших нормативних актів, що регулюють сферу діяльності компанії-постачальника. Постачальник також не може пропонувати особисту або неправомірну вигоду третій стороні для здобуття комерційних або інших переваг та діставати пропозиції неправомірної вигоди в обмін на пільгові умови для третьої сторони;

сталий розвиток: компанія підтримує та заохочує раціональні методи роботи й сільськогосподарські технології, що передбачають відновлення природних ресурсів. Компанія сподівається від своїх постачальників постійного прагнення до підвищення ефективності та екологічного сталого розвитку в їхній діяльності;

стандарт праці (невикористання примусової та дитячої праці, гідна оплата, недискримінація): постачальник не може використовувати або якимось чином діставати вигоду від примусової праці. Також забороняється обмежувати свободу, використовувати фізичні покарання, погрози або насильство як методи дисципліни чи контролю. Забороняється використовувати роботу, що є соціально та морально небезпечною або шкідливою для дітей і згубно впливає на їхню освіту. Робочий час та оплата праці мають проводитися відповідно до законодавства;

безпека та гігієна (стосовно продукції й робочого місця): постачальник має створити для своїх працівників безпечні та сприятливі для здоров'я умови праці. Уся продукція та послуги, що надає постачальник, мають відповідати обов'язковим стандартам якості й безпеки згідно з чинним законодавством. Окрім цього, постачальник повинен дотримуватись вимог якості, встановлених компанією;

охорона навколишнього середовища: постачальник повинен вести свою діяльність, дбаючи про навколишнє середовище, та забезпечувати дотримання всіх законів і норм країни, де виготовляється продукція або надаються послуги;

виконання вимог Кодексу субпідрядниками (зокрема, виробниками сільськогосподарської продукції).

Компанія залишає за собою право перевіряти постачальника на дотримання Кодексу. Виявивши певні дії або обставини, що не відповідають положенням Кодексу, компанія залишає за собою право вимагати вжити заходів, спрямованих на покращення ситуації. Та коли постачальник і далі порушує кодекс, компанія має право розірвати з ним контракт.

У гайді для постачальників норвезького уряду «Етичні критерії у сфері закупівель у дер­жавному секторі» є пояснення про складні ланцюги постачання, що включають не лише закупника та постачальника, а й одного або декількох субпідрядників (котрі дуже часто розташовані в різних країнах). Зокрема, щоб спростити процес контролю за складними мережами постачання, пропонується відстежувати ланцюжок постачання з допомогою компаній, що є прямими постачальниками для органів державної влади. Передбачається, що відповідальні постачальники мають володіти інформацією про діяльність субпідряд­ників та надавати її на вимогу органів державної влади. Також пропонується розділити субпідрядників на два типи: аналогічні та підлеглі. Аналогічні субпідрядникивиготовля­ють ту продукцію і надають ті самі послуги, що й основний постачальник. Підлеглі субпідрядникипостачають сировину або потрібні матеріали основним постачальникам.

В Україні компанія «METRO Cash&Carry» в рамках своєї співпраці з постачальника­ми впроваджує проекти, спрямовані на підвищення ефективності їхньої роботи. Один з проектів має на меті зміцнити співпрацю з фермерськими господарствами, що постачають свою продукцію компанії.

Підтримуючи фермерів Херсона та Криму, «METRO» не лише закуповує у них фрукти та овочі, але й таким чином перебирає на себе певну відповідальність за перевірку якості, сортування та пакування. Такий спосіб співпраці, з одного боку, підтримує фермерів, а з другого - забезпечує «METRO» стабільний асортимент із українських товарів для клієнтів. «METRO Cash&Carry» постійно посилює партнерство з місцевими постачаль­никами, тому 90% всього асортименту продовольчої та непродовольчої груп товарів за­безпечують понад 1200 українських виробників, дистриб'юторів та імпортерів. Щоб виз­начити кращого з них, у жовтні 2009 року компанія запустила проект під назвою «Кра­щий постачальник». За спеціально розробленими критеріями Рада директорів «METRO Cash&Carry» обирала кращих постачальників із 17 міст присутності компанії.

Деякі компанії, щоб перевірити своїх постачальників, використовують стандарти SEDEX (Suppliers Ethical Data Exchange). Це стандарти неприбуткової організації, метою діяльності якої є вдосконалення етичних норм в ланцюгах постачання. Критерії SEDEX враховують лише діяльність постачальників у сфері трудового законодавства та захисту прав людини.