Розділ 7 документування господарських операцій та інвентаризація

7.1. Зміст та необхідність первинного обліку

Усі виявлені на підприємстві господарські операції повинні бути відображені в бухгалтерських документах. Бухгалтерський документ — письмове підтвердження факту здійснення господарської операції, що є юридичним доказом її здійснення. Операція вважається завершеною, якщо вона відображена в первин них документах.

Документація — спосіб суцільного та безперервного спостереження за господарськими операціями, які відбуваються на підприємстві, та їх первинного від ображення,

У бухгалтерських документах господарська операція реєструється вперше, тому процес її відображення називають первинним обліком.

Первинні документи повинні бути складені в момент здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її завершення. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі кількох первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Для того щоб первинні та зведені облікові документи мали юридичну силу, вони повинні бути складені на машинних та паперових носіях і мати перелік обов'язкових показників. Такі показники називають реквізитами.

За Законом «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» пер винні та зведені документи повинні мати такі обов'язкові реквізити:

• назву документа (форми);

• дату і місце складання;

• назву підприємства, від імені якого складено документ;

• зміст та обсяг господарської операції, одиницю її виміру;

• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

• особистий підпис і інші дані, що дають можливість ідентифікувати особу, що брала участь у здійсненні господарської операції.

Окрім названих до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити — ідентифікаційний номер, вказівка про одержувача цінностей чи коштів то що. Документи найчастіше складаються на паперових бланках визначеного розміру та графлення. Якщо підприємство складає первинні документи на машинних носіях, то на вимогу окремих користувачів облікової інформації воно зобов'язане виготовити за свій кошт паперові копії документів.

Порядок документального оформлення операцій та вимоги щодо складання пер винних документів визначені Положенням про документальне забезпечення записів У бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів від 24 травня 1995 р. №88.

Усі підприємства незалежно від форми власності та виду діяльності повинні ви користовувати типові (уніфіковані) форми первинних документів, затверджені Міністерством статистики України, окремими Міністерствами та відомствами.

Наприклад, Національний банк України затверджує форми первинних документів, в яких відображається рух готівки: прибуткових та видаткових касових ордерів, оголошень та внесення готівки, розрахункових та платіжних чеків, а також безготі вковий обіг (платіжні вимоги, платіжні доручення тощо).

Уніфікація — розроблення єдиних форм документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах і в організаціях різних форм власності.

За використанням бланків окремих видів первинних документів (пов'язаних з ру хом готівки, матеріальних цінностей) установлено суворий нагляд з боку контролюю чих органів. їх називають бланками суворої звітності. Наприклад, розрахункові чеки, грошові чеки, довіреності тощо. Підприємство зобов'язане вести облік їх використання у спеціальних книгах. Бланки цих документів підприємство купує в установах, що їх виготовляють та ведуть реєстрацію (комерційних банках тощо).

Бланки всіх інших первинних документів підприємство може виготовляти самостійно або купувати в торговельних підприємствах з дотриманням вимог до форми та змісту.

Наприклад, усі підприємства для оформлення відпуску товарно-матеріальних цін ностей використовують лімітно-забірні карти, накладні, вимоги однакової форми та змісту. Уніфіковані документи використовуються для обліку касових і банківських операцій, операцій з обліку заробітної плати, руху необоротних активів та ін.

Усі бланки документів мають однаковий розмір та форму. Реквізити на них розміщені в єдиному порядку, що спрогцує порядок виготовлення та заповнення до кументів. Дотримання вимог до розміру та форми однотипних документів назива ється стандартизацією документів.

Записи в первинних документах ведуться розбірливо:

• кульковою або чорнильною ручкою;

• пастою або чорнилом;

• вручну або з використанням технічних засобів.

Первинні документи складаються в одному чи кількох примірниках. Якщо є не обхідність скласти два чи більше примірників документів, то лише перший буде оригіналом, наступні — це копії даного первинного документа.

Керівник підприємства зобов'язаний створити необхідні умови для правильного веден ня бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, служба ми та працівниками, причетними до бухгалтерського обліку, правомірних вимог бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення і подання до обліку первинних документів.