14.7. Облік дебіторської заборгованості за розрахунками

Облік розрахунків за дебіторською заборгованістю з розрахунків ведеться на рахунку 37 «Розрахунки з різними дебіторами». За дебетом рахунка відображається виникнення дебіторської заборгованості, за кредитом — її погашення або списання.

Рахунок 37 «Розрахунки з різними дебіторами» має такі субрахунки:

«Розрахунки за виданими авансами»;

«Розрахунки з підзвітними особами»;

«Розрахунки по нарахованих доходах»;

«Розрахунки за претензіями»;

«Розрахунки по відшкодуванню завданих збитків»;

«Розрахунки за позиками членам кредитних спілок»;

«Розрахунки з іншими дебіторами».

Дебіторська заборгованість за розрахунками виникає у випадках:

1. У разі переплати податків

У такому випадку в державного бюджету та соціальних фондів виникає забор гованість перед підприємствами в сумі переплачених податків або платежів. Вона може бути повернута на рахунок підприємства або зарахована в майбутніх періодах за борги, що будуть нараховані.

При виникненні дебіторської заборгованості за податками і платежами склада ються такі облікові записи:

Дебет 64 «Розрахунки за податками і платежами»;

Дебет 65 «Розрахунки зі страхування»;

Кредит 311 «Поточні рахунки в національній валюті».

2. За авансами виданими

Якщо підприємство виплатило аванс постачальнику, то в постачальника вини кають зобов'язання з відвантаження матеріалів, товарів тощо. В обліку операції з видачі авансів і взаємного зарахування заборгованості відображаються записами:

1. Сплачено постачальникові аванс за матеріали, товари, роботи, послуги:Дебет 371 «Розрахунки за виданими авансами»;

Кредит 301 «Каса в національній валюті»;

Кредит 311 «Поточні рахунки в національній валюті».

2. Отримано від постачальника матеріали, товари, роботи послуги:Дебет рахунків матеріальних запасів 20, 22, 28;

Кредит 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками». Одночасно на суму ПДВ:

Дебет 641 «Розрахунки за податками»;

Кредит 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками».

3. Зарахування заборгованості за поставлені матеріали, товари, роботи, послуги:Дебет 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками»;

Кредит 371 «Розрахунки за виданими авансами».

1. З нарахованих доходів

Дебіторська заборгованість з нарахованих доходів виникає, якщо підприємство нараховує доходи від використання його активів іншими сторонами, імовірність отримання яких ним визнається. Це можуть бути відсотки, дивіденди, роялті.

Відсотки — плата за використання грошових коштів, їх еквівалентів або сум, що заборговані підприємству. Нарахування відсотків здійснюється в тому звітному періоді, до якого вони належать, виходячи з бази їх нарахування та строку користу вання активами. Підприємство повинно нараховувати відсотки щомісяця. При цьо му складається запис на рахунках бухгалтерського обліку:

Дебет 373 «Розрахунки за нарахованими доходами»;

Кредит 732 «Відсотки одержані». Дивіденди нараховуються підприємством, якщо воно утримує на балансі довго строкові інвестиції — акції.

Дивіденди — частина чистого прибутку, розподілена між учасниками (власни ками) відповідно до частки їхньої участі у власному капіталі підприємства. Нараху вання дивідендів здійснюється на дату прийняття загальними зборами рішення при виплату дивідендів у сумі, пропорційній розміру його частки у статутному капіталі об'єкта інвестування.

Приклад. ВАТ «Мрія» утримує на балансі довгострокові інвестиції — акції ВАТ «Прилад» з метою отримання дивідендів. Частка ВАТ «Мрія» у статутному капіталі ВАТ «Прилад» — 10 %. У звітному році ВАТ «Прилад» отримано 60 000 грн чистого прибутку. За рішенням загальних зборів, що відбулись 2 березня наступного за звітним року, 40 000 грн буде використано на сплату дивідендів. Станом на 31 березня ВАТ «Мрія» повинно провести в бухгалтерському обліку та кий запис на суму нарахованих дивідендів, грн:

Дебет 373 «Розрахунки за нарахованими доходами» 4 000;

Кредит 731 «Дивіденди отримані» 4 000.

Роялті — це платежі за використання нематеріальних активів підприємства (па тентів, торговельних марок, авторського права, програмних продуктів та ін.). Дебі торська заборгованість за платежами з роялті визнається за принципом нарахування згідно з економічним змістом укладеної угоди. При цьому в бухгалтерському обліку складається такий запис:

Дебет 373 «Розрахунки за нарахованими доходами»;

Кредит 733 «Інші доходи від фінансових операцій».

2. Із внутрішніх розрахунків

Дебіторська заборгованість із внутрішніх розрахунків виникає за умови, якщо підрозділи об'єднання або філії без права юридичної особи, включаючи адмінуправ-ління, мають заборгованість перед даним підприємством. Така заборгованість може виникати у разі внутрішньої передачі цінностей чи іншого майна. При виникненні дебіторської заборгованості з внутрішніх розрахунків складаються такі облікові за писи:

1. За внутрішньої передачі запасів:

Дебет 682 «Внутрішні розрахунки»;

Кредит 20 «Виробничі запаси»;

Кредит 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»; Кредит 28 «Товари».

2. За внутрішньої передачі основних засобів:

Дебет 682 «Внутрішні розрахунки»;

Кредит 10 «Основні засоби».

3. Одночасно на суму зносу:

Дебет 131 «Знос основних засобів»;

Кредит 10 «Основні засоби».

4. З підзвітними особами

Підзвітні особи — працівники або власники підприємства, які отримали кошти з каси підприємства для забезпечення потреб, пов'язаних з його господарською дія льністю. Суми, що видаються готівкою працівникам «під звіт», обмежуються рі шеннями Національного банку України (НБУ). НБУ накладає обмеження на розмір та час використання отриманих коштів.

Кошти підзвітним особам видаються:

• для придбання товарів і послуг;

• покриття витрат у відрядженні.

Аванс на придбання товарів і послуг повинен бути використаний не пізніше від наступного дня з дня їх отримання з банку. Сума, за якою здійснюються розрахун ки з однією юридичною особою за один день, не повинна перевищувати 10 000 грн.

Аванс на відрядження має підтверджуватися звітом в 3-денний термін з дня по вернення з відрядження.

Видача коштів під звіт оформляється видатковим касовим ордером на основі розпорядження керівника підприємства за умови браку попередньої заборгованості за отриманими авансами.

Сума авансу на придбання товарів і послуг визначається виходячи з господарсь ких потреб з урахуванням обмежень НБУ.

Сума авансу на відрядження визначається, з вартості проїзду до місця відря дження і назад, розрахункових витрат на готель та кількості днів відрядження.

Порядок оплати і норми видатків за відрядженнями визначаються постановою КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кор дон» від 23.04.1999 № 663 та Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон (затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59 зі змінами).

Працівники підприємства направляються у відрядження за наказом керівника, в якому визначено місце та мета відрядження. Відповідно до наказу керівника пра цівникові виписується посвідчення про відрядження, у якому вказується прізвище, ім'я, по батькові відрядженої особи; її посада; місце і мета відрядження; номер та дата наказу, відповідно до якого працівник направляється у відрядження, а також відмітка про вибуття у відрядження з підприємства. Видане працівникові відрядне посвідчення реєструється у журналі реєстрації посвідчень про відрядження. При прибутті у кожний пункт відрядження, передбачений його завданням, та вибутті з нього працівник повинен зробити відмітку у посвідченні про відрядження. Кіль кість фактичних днів перебування у відрядженні визначається за посвідченням про відрядження. Підприємства повинні також вести журнал обліку працівників, що прибули у відрядження з інших підприємств та організацій.

Якщо працівник направляється у закордонне відрядження в країни, з якими встановлено повний прикордонний контроль, то кількість днів перебування у від рядженні визначають за відмітками органів прикордонного контролю в паспорті або документі, що його заміняє.

За кожен день перебування у відрядженні працівник отримує добові. Розмір до бових у межах України становить 18 грн, при відрядженні за кордон — 231 грн (за умови, якщо до вартості проживання в готелях не включаються витрати на харчу вання). Якщо до рахунків на оплату вартості проживання включаються витрати на харчування, сума добових відповідно зменшується.

Якщо до рахунків на оплату проживання в готелях включено витрати на:

• одноразове харчування, то для відряджень у межах України сума добових — 14,40 грн, для відряджень за кордон — 185,00 грн;

• дворазове харчування, то для відряджень в межах України — 10,80 грн., за кордон — 128,00 грн;

• триразове харчування, то для відряджень у межах України — 7,80 грн, зако рдон— 81,00 грн.

Якщо працівник їде у відрядження за кордон, то до часу перетину митного кор дону добові нараховуються в сумі 18 грн, після перетину кордону — 231 грн.

Розмір відшкодування витрат на відрядження для державних службовців та пра цівників бюджетних установ визначається спеціальним додатком до Постанови Ка-5інету Міністрів України «Про норми відшкодування витрат на відрядження в ме-ках України та за кордон».

Максимальний термін перебування в безперервному відрядженні в Україні — 30 :алендарних днів, за кордоном — 60 календарних днів. Термін відрядження праців ників, що направляються для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і іудівельних робіт, не повинен перевищувати період будівництва об'єктів. Мінімаль-[ий термін відрядження — 1 день. За одноденного відрядження добові виплачуються ; повному обсязі. Днем вибуття у відрядження вважається день відправки транспорт-юго засобу від місця роботи відрядженого працівника, днем прибуття — день при-уття транспортного засобу до місця постійної роботи працівника.

Протягом усього терміну перебування у відрядженні за працівником за основним місцем роботи зберігається середній заробіток або оклад з усіма доплатами.

Після повернення з відрядження працівник складає в 3 денний термін авансовий зіт про здійснені документально підтверджені (окрім добових) витрати. Працівни-ові компенсуються обумовлені підприємством витрати на проживання в готелі, ви-рати на бронювання готелю, витрати на побутові послуги, що надаються в готелі, итрати на проїзд до місця відрядження і назад, витрати на постіль — за умови на-ання відповідних чеків та рахунків, які підтверджують факт здійснення витрат. До-ові нараховуються за кожен день перебування у відрядженні, включаючи день виїз-у та приїзду. Невикористана сума авансу повертається в касу підприємства.

Якщо підзвітною особою здійснювалось придбання товарів і послуг, то вона на ідставі первинних документів, які підтверджують здійснені господарські витрати, ікож складає авансовий звіт.

Рахунки з підзвітними особами відображаються в обліку на субрахунку 372 Розрахунки з підзвітними особами». Сальдо субрахунка може бути як дебетовим, ік і кредитовим. У балансі воно відображається розгорнуто:

• дебетове сальдо — у сладі оборотних активів,

• кредитове — у складі поточних зобов'язань.

Основні господарські операції за субрахунком відображаються записами:

1. Видано аванс підзвітній особі:

Дебет 372 «Розрахунки з підзвітними особами»; Кредит 30 «Каса».

2. Після подання авансового звіту зараховано здійснені видатки на відрядженняіо на придбання товарів і послуг:

Дебет 20 «Виробничі запаси»;

Дебет 23 «Виробництво»;

Дебет 91 «Загальновиробничі витрати»;

Дебет 92 «Адміністративні витрати»;

Дебет 93 «Витрати на збут»;

Дебет 94 «Інші витрати операційної діяльності»;

Кредит 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

3. Повернення невикористаної підзвітної суми:Дебет ЗО «Каса»;

Кредит 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

4. Утримано з працівника суми, на які не подані підтверджувальні документи:Дебет ЗО «Каса»;

Дебет 661 «Розрахунки за заробітною платою»;

Кредит 372 «Розрахунки з підзвітними особами». Після затвердження керівником авансового звіту придбані запаси оприбуткову ються на склад. Якщо їх сума незначна, вони списуються на витрати без оприбут кування за актом на списання. При цьому складається запис:

Дебет 20 «Виробничі запаси»;

Дебет 23 «Виробництво»;

Дебет 91 «Загальновиробничі витрати»;

Дебет 92 «Адміністративні витрати»;

Дебет 93 «Витрати на збут»;

Дебет 94 «Інші витрати операційної діяльності»;

Кредит 372 «Розрахунки з підзвітними особами». Невикористані суми авансу повертаються в касу підприємства. Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться за кожною під звітною особою у Відомості 3.2. При цьому вказуються: залишок заборгованості перед кожною підзвітною особою на початок звітного місяця, отримання підзвіт ною особою сум з каси, списання заборгованості відповідно до поданих авансових звітів та залишок заборгованості на кінець звітного місяця. Узагальнені підсумки Відомості 3.2 включаються в Журнал № 3.

4. До іншої поточної дебіторської заборгованості відносять:

1. заборгованість працівників за іншими операціями, крім довгострокової;

2. за товари, придбані в кредит або за позиками;

3. заборгованість за розрахунками за претензіями;

4. заборгованість за розрахунками з відшкодування матеріальних збитків;

5. заборгованість за розрахунками з оплати праці;

6. заборгованість за розрахунками з постачальниками;

7. іншу поточну дебіторську заборгованість.

Облік розрахунків за претензіями

Розрахунки за претензіями виникають при пред'явленні претензій постачальни кам, підрядникам, транспортним та іншим організаціям, а також за визнаними ними штрафами, пенею, неустойками.

Претензії постачальникам пред'являються в разі невиконання або неповного ви конання ними умов укладених договорів:

1. постачання матеріалів, товарів, робіт, послуг неналежної якості;

2. постачання матеріалів, товарів, робіт, послуг у неповному обсязі;

3. невідповідність цін та тарифів на матеріали, товари, роботи, послуги;

4. несвоєчасна поставка матеріалів, товарів, робіт, послуг;

5. порушення інших умов, передбачених договором.

Підставою для визнання в обліку претензій є акти приймання вантажів, комерційні акти, рішення арбітражних судів та інші.

У всіх випадках визнання претензій до постачальників підприємством на суму претензій складається такий обліковий запис:

Дебет 374 «Розрахунки за претензіями»;

Кредит 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками».

На суму визнаних штрафів, пені, неустойок:

Дебет 374 «Розрахунки за претензіями»;

Кредит 715 «Отримані штрафи, пені, неустойки».

При сплаті постачальником визнаних претензій і штрафних санкцій складаються записи:

Дебет 31 «Рахунки в банках»;

Кредит 374 «Розрахунки за претензіями».

Якщо банком помилково була списана сума коштів з рахунка підприємства або помилково зарахована на рахунок, то він зобов'язаний уже наступного дня після виявлення помилки виправити її.

При помилковому списанні коштів:

Дебет 374 «Розрахунки за претензіями»;

Кредит 31 «Рахунки в банках».

При повернені банком коштів підприємства на його рахунок:

Дебет 31 «Рахунки в банках»;

Кредит 374 «Розрахунки за претензіями».

При помилковому зарахуванні коштів:

Дебет 31 «Рахунки в банках»;

Кредит 374 «Розрахунки за претензіями». При списанні помилково зарахованих коштів підприємства з його рахунка:

Дебет 374 «Розрахунки за претензіями»;

Кредит 31 «Рахунки в банках». Аналітичний облік розрахунків за претензіями ведеться окремо за кожним випад ком визнання претензій та кожним постачальником.

Розрахунки з відшкодування матеріальних збитків

Матеріальні збитки можуть здаватись підприємству через недостачі та втрати товарно-матеріальних цінностей.

Недостачі і втрати можуть бути в межах норм природних втрат (які визначають ся чинним законодавством за окремими видами цінностей) і наднормативні.

Недостачі в межах норм природних втрат, виявлені при оприбуткуванні ціннос тей, включаються до первісної вартості запасів. При цьому складається така корес понденція рахунків:

Дебет 20 «Виробничі запаси»; Дебет 28 «Товари»

Кредит 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками».

Якщо недостача в межах норм природних втрат виявлена під час інвентаризації цінностей, то вона списується на собівартість реалізованої продукції (товарів). При цьому складається обліковий запис:

Дебет 90 «Собівартість реалізації»;

Кредит 20 «Виробничі запаси».

Недостача запасів понад норму природних втрат, за якими не виявлені винні особи, відноситься на витрати звітного періоду, якщо на час виявлення недостачі винуватця не встановлено:

Дебет 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей;

Кредит 20 «Виробничі запаси». Одночасно вона обліковується на позабалансовому рахунку 072 «Невідшкодо вані нестачі і втрати від псування цінностей». Якщо виявляються винні в недоста чах матеріально відповідальні особи (з якими укладено договір про матеріальну відповідальність), то сума втрат, які вони повинні компенсувати, визначається По рядком визначення розміру збитків від розкрадання, недостачі, знищення (псуван ня) матеріальних цінностей, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.96 №116 (зі змінами та доповненнями). При цьому для розрахунку суми, що підлягає компенсації винними особами, можна скористатися формулою:

де:

Н — розрахункова сума недостач, які відносяться на винну особу;

Бв — балансова вартість майна, за яким виявлено недостачі;

іі — індекс інфляції;

ПДВ — сума податку на додану вартість;

АЗ — сума акцизного збору.

Приклад. Виявлено недостачу понад норму природних втрат при інвентаризації цукру на суму 800 грн. За актом інвентаризаційної комісії вона віднесена на винну особу.

Якщо недостача запасів виявляється при інвентаризації і відноситься на винну особу, то вона повинна відображатися в обліку на дату завершення інвентаризації.

Якщо вина за рішенням інвентаризаційної комісії особа не визнає забор гованість перед підприємством з недостач і втрат, справа про визнання вини вирі шується в судовому порядку.