15.2. Облік касових операцій

Для приймання, зберігання й витрачання готівки підприємство має касу.

Каса підприємства — це приміщення або місце проведення готівкових розрахунків, а також приймання, видавання, зберігання готівки, інших цінностей та касових документів.

Порядок ведення касових операцій визначається Положенням про ведення касових операцій у національній валюті України, затвердженим постановою правління НБУ від 19.02.2001 за № 72 зі змінами та доповненнями.

Розмір сум, що можуть зберігатися в касі, обмежуються лімітом, що визначається банком за узгодженням з підприємством. Понад установлень ліміт готівки в касі може зберігатися в день виплати заробітної плати, включаючи день її одержання в банку. Порядок визначення ліміту залишку готівки в касі регулюється Інструкцією НБУ № 4 «Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України», затвердженою постановою Правління НБУ 19.02.2001.

Для встановлення ліміту каси підприємство подає в банк заяву-розрахунок, у якому визначає потребу в готівці. У разі неподання заяви-розрахунку банк установлює ліміт каси самостійно. Якщо підприємство має відокремлені підрозділи, те визначений банком підприємству ліміт розподіляється між підрозділами за наказом керівника підприємства. Визначений ліміт каси може переглядатись як зі сторони підприємства, так і зі сторони банку. Якщо підприємство має кілька рахунків у банках, те воно самостійно вибирає банк, у який подає заяву-розрахунок для визначення суми ліміту, копії якої після затвердження банком передає в усі відділення банків, у яких має відкриті рахунки.

Усі готівкові кошти, що є в касі підприємства понад визначений ліміт, повинні здаватись у банк у терміни, визначені в заяві-розрахунку. Якщо ж ліміт каси не визначено, те всі кошти, що є в касі на кінець дня, обов'язково треба здавати на рахунок у банку.

Документування касових операцій регламентується наказом Міністерства статистики України від 15.02.1996 за № 51 «Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій».

Наказом визначено форми первинних документів з обліку касових операцій та порядок їх ведення. Усі підприємства залежно від виду діяльності та форми власності повинні використовувати такі документи для обліку касових операцій:

• форма № ДО-1 «Прибутковий касовий ордер»;

• форма № ДО-2 «Видатковий касовий ордер»;

• форма № ДО-3 «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів»;

• форма № ДО-4 «Касова книга».

Касир приймає готівку за прибутковими касовими ордерами, які заповнюються бухгалтером і реєструються в Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів, де їм присвоюються порядкові номери. Виписаний ордер підписується головним бухгалтером і передається касиру, який приймає гроші в касу. Касир перевіряє правильність заповнення ордера та приймає готівку в касу. У момент оприбуткування коштів він реєструє прибутковий касовий ордер у касовій книзі, вказуючи, від кого й за що прийняті гроші та суму надходження. Особі, що здала гроші, видається квитанція до прибуткового касового ордера з печаткою підприємства, завірена підписами головного бухгалтера та касира.

Підставою для оприбуткування коштів, одержаних з банку, є грошовий чек, на основі якого також виписується прибутковий касовий ордер.

Видача готівки з каси здійснюється на підставі видаткових касових ордерів, які виписуються бухгалтером і попередньо реєструються в Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів. На додаток до ордера можуть оформлятись інші належно оформлені документи, за якими здійснюється видача готівки: платіжні відомості, розрахунково-платіжні відомості тощо. На загальну суму виплачених за відомостями грошів складається видатковий касовий ордер. Після завершення операцій видачі коштів за відомостями він візується керівником та головним бухгалтером підприємства (або іншими уповноваженими особами).

Якщо видача грошових коштів здійснюється на підставі видаткового касового ордера, то особа, яка їх отримує, винний мати паспорт або документ, що його заміняє, і має внести реквізити з документа в спеціальний рядок видаткового касового ордера.

У момент здійснення операції видачі грошів ордер реєструється в касовій книзі. Гроші за касовими ордерами видаються й оприбутковуються лише в день їх заповнення.

Після здійснення операцій і реєстрації ордерів у касовій книзі касир ставити на документах, які додаються до видаткових ордерів, штамп «Оплачене» або робить на них напис уручну, щоб уникнути їх повторного використання.

Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів побудований таким чином, щоб за його даними можна було контролювати факти надходження та виплати грошів. Не маючи права заповнювати ордери, касир не зможе оприбуткувати надходження коштів або здійснити несанкціоновану видачу коштів на непередбачувані споживи.

До обов'язків касира входити заповнення касової книги.

Касова книга — документ бухгалтерського обліку визначеної форми та графлення, який використовується для обліку наявності та рухові готівки в касі підприємства.

Кожне підприємство може мати тільки одну касову книгу. Аркуші книги нумеруються, шнуруються. їх кількість завіряється на останній сторінці підписами керівника та головного бухгалтера підприємства, а також круглою печаткою підприємства.

Запису в касовій книзі здійснюються шкірного дня, у якому відбуваються операції рухові готівки. Для записів на один день відводиться один аркуш. Аркуш касової книги заповнюється вручну у двох примірниках через копіювальний папір. Жодні виправлення та підчищення в касовій книзі не допускаються. У кінці дня, у якому відбувались операції рухові готівки, касир виводить залишок коштів у касі. Другий примірник аркуша касової книги є відривним і називається звітом касира.

Звіт касира служити реєстром аналітичного обліку касових операцій. Після закінчення робочого дня він разом з доданими документами на одержання й видачу грошів передається в бухгалтерію. Передача звіту бухгалтерові здійснюється під розписку в касовій книзі. Після одержання звіту касира бухгалтерія робить перевірку всіх записів, зіставляє їх з журналом реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів, первинних документів. Перевіряється також правильність заповнення всіх реквізитів первинних документів, їх сум та підсумків, своєчасність їх занесення до звіту касира, здачі надлишку готівки в банк.

Відокремлені підрозділи підприємства ведуть касову книгу лише за умови, що смороду здійснюють операції, пов'язані з необхідністю заповнення прибуткових та видаткових касових ордерів (виплати заробітної плати, сум на відрядження та господарські витрати тощо). Якщо підрозділи ведуть лише операції, пов'язані з рухом готівки з використанням реєстраторів розрахункових операцій (РРО), розрахункових книжок (РК) або книг обліку розрахункових операцій (КОРО), те касова книга ними не ведеться.

Касову книгу можна вести в електронному форматі з додержанням форми, розміру, графлення та порядку заповнення, передбачених до її заповнення в паперовому вигляді. Вона винна бути надрукована за вимогою контролюючих органів.

Готівкова виручка — сума фактично отриманої готівки від реалізації продукції, товарів, робіт, послуг, а також позареалізаційні надходження. Позареалізаційними вважаються надходження від іншої операційної, фінансової та інвестиційної діяльності (окрім виручки від реалізації, отриманої від основної операційної діяльності).

Готівкова виручка винна в повній сумі оприбутковуватись у момент надходження її в касу підприємства. Торговельні підприємства, які працюють з використанням РК та книг КОРО, повинні провести виручку через РРО (РК) та відобразити в книзі КОРО в день її отримання.

Виручка не вважається понадлімітною, якщо вона проведена через РРО та відображена в книзі КОРО в день її фактичного надходження, здана першого робочого дня (після вихідних і святкових) у касу з оформленням прибуткового та видаткового касових ордерів; здана в банк першого робочого для банку та підприємства (після вихідних і святкових) дня, використана підприємством на необхідні господарські споживи.

Здача готівки в банк оформляється об'явою на внесок готівкою. Цей документ складається з трьох частин: об'яви, що є підставою для зарахування внесених коштів на рахунок; квитанції, яка підтверджує внесення працівником підприємства коштів на рахунок; ордера, який додається до виписки банку як підстава зарахування коштів на рахунок.

Здача виручки інкасатору оформляється супровідною відомістю, яка складається в трьох примірниках. Перший примірник кладуть разом з грішми, другий - вручають інкасатору, третій - залишають у касі підприємства як підставу для видачі коштів. У цьому примірнику супровідної відомості інкасатор робить відмітку про годину й кількість отриманих коштів для здачі в банк на рахунок підприємства.

Торговельні підприємства та підприємства громадського харчування повинні мати необхідну кількість розмінної монети, яка видається касирам підприємства під розписку в Книзі обліку прийнятих і виданих касиром грошів (форма № ДО-5).

Виплати коштів підприємствами здійснюються як за рахунок коштів, отриманих з банку, так і з отриманої готівкової виручки.

Отримання готівки з банку оформляється грошовим чеком. Бланки чеків, зброшуровані в чекові книжки (по 25 або 50 чеків), підприємство купує за поданою заявою в установі банку, у якій обслуговується. Чек заповнюється бухгалтером підприємства, завіряється підписами осіб, підписи яких є на картці йз зразками підписів в установі банку) та печаткою підприємства. У чеку вказується, для яких потреб і в яких сумах буде отримана готівка в банку та загальна сума її отримання. Разом з чеком заповнюється корінець до нього. Заповнений чек дається касиру чи працівнику бухгалтерії, що виконує його функції, для отримання готівки. Отримана в банку готівка оприбутковується на підставі прибуткового касового ордера. Повнота й своєчасність оприбуткування готівки в касу перевіряється головним бухгалтером, про що робиться відмітка в корінці копійчаного чека. Жодні виправлення в чеку, навіть обумовлені, не допускаються.

Видача готівки з каси здійснюється для виплати заробітної плати, для придбання товарів і послуг, для покриття витрат на відрядження, на інші цілі.

Видача коштів на заробітну плату здійснюється на підставі платіжних або розрахунково-платіжних відомостей у триденний термін з дня отримання коштів з банку (включаючи день отримання). Терміни виплати підприємством заробітної плати та авансу встановлюються підприємством і подаються у відділення банку. На загальну суму виплаченої працівникам заробітної плати складається видатковий касовий ордер. Якщо частина заробітної плати працівниками не отримана, те вона вважається депонованою й здається в банк. Списання депонованої заробітної плати з каси здійснюється також на підставі видаткового касового ордера.

Видача коштів на придбання товарів і послуг та на відрядження здійснюється в день отримання коштів у банку на підставі видаткових касових ордерів або платіжних відомостей. Про їх витрачання підзвітні особини повинні відзвітуватись:

• за кошти, отримані для придбання товарів і послуг, - не пізніше наступного дня після їх отримання в банку;

• за кошти, отримані для відряджень, - у триденний термін після повернення з відрядження.

Невикористаний залишок готівки повертається підзвітною особою в касу з оформленням прибуткового касового ордера та здається в банк на підставі об'яви на внесок готівкою.

Не дозволяється використовувати готівку, отриману за цільовим призначенням для інших потреб.

Облік наявності та рухові готівкових грошових коштів ведеться на рахунку 30 «Каса»; він має такі субрахунки:

• 301 «Каса в національній валюті»;

• 302«Каса в іноземній валюті».

За дебетом рахунка 30 «Каса» відображається надходження грошових коштів у касу підприємства, за кредитом - виплата грошових коштів з каси підприємства.

На підприємствах, де працюють операційні каси (продажів квитків, оплата послуг зв'язку, обмін валюти тощо), відкриваються субрахунки:

• 303«Операційна каса в національній валюті»;

• 304«Операційна каса в іноземній валюті».

Таблиця 15.1

КОРЕСПОНДЕНЦІЯ РАХУНКІВ

ЗА ОПЕРАЦІЯМИ З ОБЛІКУ ГОТІВКИ

№ з/п	Зміст операції	Кореспонденція рахунків
		Дебет	Кредит
1	Оприбутковано гроші з банку в касу	301 «Каса в національній валюті	311 «Поточні рахунки в національній валюті»
2	Отримана готівка в оплату за товари Одночасно на суму ПДВ	301 «Каса в національній валюті» 702 «Дохід від реалізації товарів»	702 «Дохід від реалізації товарів» 641 «Розрахунки за податками»
3	Оприбутковано невикористаний залишок готівки від підзвітної особини	301 «Каса в національній валюті»	372 «Розрахунки з підзвітними особами»
4	Оприбутковано в касу грошові кошти, отримані з банку	301 «Каса в національній валюті»	311 «Поточні рахунки в національній валюті»
5	Внесено засновниками кошти для погашення заборгованості з поповнення статутного капіталу	301 «Каса в національній валюті»	46 «Неоплачений капітал»
6	Внесено винною особою за визнану недостачу запасів	301 «Каса в національній валюті»	375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків»
7	Бачено кошти з каси в банк	311 «Поточні рахунки в національній валюті»	301 «Каса в національній валюті»
8	Виплачено працівникам заробітну плату	661 «Розрахунки за заробітною платою»	301 «Каса в національній валюті»
9	Бачено кошти під звіт	372 «Розрахунки з підзвітними особами»	301 «Каса в національній валюті»
10	Бачено працівнику позику	377 «Розрахунки з іншими дебіторами»	301 «Каса в національній валюті»
11	Виплачено дивіденди акціонерам	671 «Розрахунки за нарахованими дивідендами»	301 «Каса в національній валюті»
12	Відображено кошти в дорозі (які ще не надійшли на поточний рахунок)	33 «Інші грошові Кошти»	301 «Каса в національній валюті»

Інвентаризація каси проводитися з метою контролю наявності готівкових грошових коштів підприємства. При цьому виявляється відповідність залишків коштів та грошових документів з даними за записами касира. При проведенні інвентаризації каси касир складає касовий звіт за поточний день, додає до нього всі документи, які підтверджують оприбуткування та виплату коштів, надає розписку про ті, що всі операції відповідним чином відображені в касовій книзі на підставі первинних документів, та надає для перевірки готівкові кошти та інші цінності, що зберігаються в касі. Якщо підприємство користується при проведенні готівкових розрахунків РРО, те інвентаризаційній комісії також подається денний звіт РРО.

Інвентаризаційна комісія перераховує покупюрно грошові кошти та перевіряє наявність цінних паперів та бланків суворої звітності, які зберігаються в касі, та складає Акт інвентаризації. В акті вказується фактичний залишок готівки та залишок за даними касової книги. При цьому звіряється правильність виведення та перенесення залишку на качан дня та використання касиром лише прибуткових та видаткових касових ордерів, складених бухгалтером та зареєстрованих у журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів. Виявлені надлишки готівки оприбутковуються в касу, а недостачі утримуються з винної особини. При цьому складаються такі облікові запису:

1. На суму виявленого надлишку:

   • Дебет ЗО «Каса»;

   • Кредит 719 «Інші доходи від операційної діяльності».

2. На суму виявлених нестач:

   • Дебет 947 «Нестачі й втрати від псування цінностей»;

   • Кредит ЗО «Каса».

3. На суму нестач, віднесених на матеріально відповідальну особу:

   • Дебет 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків»;

   • Кредит 716 «Відшкодування раніше списаних активів».