Моделі проектного офісу

Найменування	Функції	Роль в компанії
Офіс проекту	Підтримка одного проекту	Тимчасовий підрозділ, сформований для виконання одного проекту
Проектний офіс	Підтримка всіх проектів в організації	Структурний підрозділ компанії
Управляючий комітет	Підтримка всіх проектів в організації. Розподіл ресурсів в масштабах підприємства. Підтримка стратегічних рішень	Стратегічна одиниця, сформована на рівні виконавчого керівництва

Ми розглянемо варіант, при якому проектний офіс повинен стати саме структурним підрозділом компанії. Оскільки це представляється самою насущною (і реально здійсненної) задачею для багатьох будівельних компаній.

При цьому треба розуміти, що керівник проектного офісу повинен володіти достатньо серйозним рівнем прав і відповідальності.

Функції проектного офісу

Такий офіс управління проектами розробляє, виконує і підтримує стандартну інформаційну систему, яка використовується для планування, моніторингу і управління всіма проектами організації.

Крім того, проектний офіс, як структурний підрозділ, є, по суті, сервісом для керівників проектів. Знімаючи з них навантаження по формуванню моделей проектів, відстежуванню поточного стану проекту, проектний офіс підвищує ефективність роботи керівника проектом.

Кажучи про функції проектного офісу, як структурного підрозділу компанії, ми повинні, перш за все, розділити його функціонал на три основні напрями, а саме:

1. Створення, упровадження і розвиток корпоративної системи управління проектами

2. Запуск нових проектів

3. Підтримка всіх проектів в організації

Розглянемо вказані напрями.

Розвиток корпоративної системи управління проектами

Задачі по упровадженню системи управління проектами в компанії, на перший погляд, здаються тими, що не зовсім відносяться до основної виробничої діяльності компанії. Але саме поверхневий погляд керівництва на цей напрям часто приводить до відсутності в компанії стандарту, що добре пропрацював, по управлінню проектами, до відсутності методологічної підтримки керівників проектів, до відсутності співробітників, що розуміють ідеї керівництва.

• Розробка і вдосконалення стандарту по управлінню проектами компанії

• Створення і підтримка корпоративних баз даних (ресурси, матеріали, нормативи трудовитрат і тривалостей)

• Розробка і ведення реєстру проектів

• Створення і ведення системи архівації проектів

• Підготовка і навчання проектних аналітиків

• Розробка програми навчання керівників проектів

Проектний офіс повинен стати методологічним центром і центром навчання інших співробітників компанії технологіям управління проектами; використовуванню систем управління проектами.

Внутрішнє консультування, поповнення і накопичення знань, навчання персоналу і його залучення в просування нових принципів і методик - все це дозволяє розповсюдити і застосувати знання і навики в масштабах всієї організації і забезпечити її конкурентоспроможність.

Запуск нових проектів і розробка тендерної документації

Кажучи про запуск проектів, ми виділимо дві основні задачі проектного офісу по запуску проектів. Це попередня оцінка проектів і розробка тендерної документації. Дійсно, де як ні в проектному офісі агрегується основна частина інформації про реалізовані проекти. Саме ця інформація і повинна стати основою для виконання вказаних задач.

Початкова стадія, як правило, відрізняється відсутністю точної і докладної інформації про проект. Це може бути загальна концепція проекту, орієнтовні терміни його реалізації, техніко-економічне обґрунтовування, первинна вартісна оцінка, інші укрупнені показники. Тому і задачі, рішенням яких займається проектний офіс, так само носять загальний характер:

• укрупнена оцінка тимчасових і вартісних параметрів проекту;

• оцінка його реалізованості і ефективності;

• розробка орієнтовної концепції будівництва об'єкту.

В цьому випадку, програмне забезпечення для календарного планування і контролю - просто зручний інструмент, що дозволяє швидко і «красиво» представити результати оцінки проекту. Для укрупнених оцінок досить часто використовуються вартісні і тимчасові параметри аналогічних об'єктів, тому вельми привабливим представляється використовування інформації з вже реалізованих проектів.

На стадії тендерних торгів, проектний офіс, використовуючи системи управління проектами, вирішує наступні задачі, що водять в розробку тендерної документації:

• Розробка укрупненого пілотного графіка виробництва робіт;

• Розробка попереднього графіка фінансування;

• Розробка відомостей потреби людських і матеріальних ресурсів для включення в пакет тендерної документації.

Поєднання гнучкості систем календарного планування і докладної інформації про проект дає можливість розробити і представити оптимальну тендерну пропозицію. Причому підрядна організація вже на цій стадії може враховувати завантаженість своєї матеріально-технічної бази на інших проектах компанії. Тобто, в цьому контексті, система управління проектами стає одним з інструментів формування портфеля замовлень.

Необхідно відзначити, що, використовуючи корпоративні бази даних по трудовитратах, довідники вартостей матеріалів, довідники ресурсів, типові технологічні фрагменти розкладів, напрацьовані WBS-структури і інша інформація, проектний офіс може достатньо швидко і при цьому вельми точно, розробляти тендерну документацію.

Цілком можливою представляється ситуація, коли у складі проектного офісу необхідне виділення групи фахівців, що займаються розробкою тендерної документації. Проте цей підхід має і недоліки.

Надалі, якщо результат торгів вдалий для компанії і ухвалено рішення про реалізацію цього проекту, проектний офіс спільно з керівником проекту формує модель проекту. Підтримка проектів в організації.

Самими трудомісткими і інформаційно-насиченими є процеси планування, контролю виконання і аналіз. Основними функціями проектного офісу на даних етапу є розробка комп'ютерної моделі проекту, контроль виконання проекту і коректування моделі, і аналіз виконання проекту. Розглянемо задачі проектного офісу в цих процесах.

Таблиця 8.4.