Питання для самоперевірки:

1. Які організаційні форми прийняті за рубежем при керуванні проектами?

2. Які функції керування проектами визначають організаційні форми реалізації проекту?

3. Які організаційні форми застосовувалися і застосовуються в Україні?

4. Організаційна структура проекту, її призначення і цілі.

5. Принципи формування організаційної структури проекту.

6. Типи організаційних структур, застосовуваних за рубежем.

7. Робоча група проекту і її коротка характеристика.

8. Матрична структура і її коротка характеристика.

9. Склад робочої групи.

10. Основні обов'язки і функції менеджера проекту.

11. Основні функції інженера-координатора проекту.

12. Основні функції менеджера служби матеріально-технічного забезпечення.

13. Основні функції менеджера-будівельника.

14. Основні функції менеджера контролю.

15. Основні функції координатора робіт із проектування.

Тема №9. Якість управління проектів План

9.1 Організаційні питання забезпечення якості проекту.

9.2 Контроль якості проекту.

Література (4),(6),(11)

9.1 Організаційні питання забезпечення якості проекту

Сучасна концепція менеджменту якості має в своїй основі наступні основоположні принципи:

- якість — невід'ємний елемент проекту в цілому (а не якась самостійна функція управління);

- якість — це те, що говорить споживач, а не виробник;

- відповідальність за якість повинна бути адресною;

- для реального підвищення якості потрібні нові технології;

- підвищити якість можна тільки зусиллями всіх працівників підприємства;

- контролювати процес завжди ефективніше, ніж результат (продукцію);

- політика в області якості повинна бути частиною загальної політики підприємства.

Ці принципи лежать в основі найбільш популярного і методологічно сильного напряму в управлінні якістю — Загального управління якістю Total Quality Management (далі — TQM).

Основні положення концепції TQM можна виразити наступними тезами:

1. Роль керівництва. У заходах щодо управління якістю на основі принципів TQM величезна роль відводиться керівництву. Керівництво повинне очолити діяльність по управлінню якістю. Воно повинне бути щиро прихильне системі, вірити в її цінності. Керівництво повинне інтегрувати систему управління якістю в загальну модель управління проектом. Свою дію слід здійснювати не стільки у вигляді організаційно-розпорядливої документації, скільки у вигляді конкретних слів і вчинків, однозначно і виразно передавальних позицію керівництва. Стиль керівництва повинен бути змінний з авторитарного, адміністративного на кооперативний, ліберальний.

2. Основна увага — клієнтам. Увага до клієнтів повинна виявлятися не в гаслах, а в практичній, повсякденній діяльності. Перш за все, слід визначити круг клієнтів. Співробітники, і в першу чергу керівники, винні чітко знати, хто є споживачем продукції проекту. Потім слід визначити потреби своїх клієнтів і розробити систему показників, що визначають ступінь задоволеності клієнтів продукцією проекту. Після цього отриману систему показників слід покласти в основу системи мотивації співробітників і системи управління фірмою в цілому як основний індикатор успішності проекту. Велику роль в підвищенні ефективності взаємодії з клієнтами грає інформаційна система проекту, яка повинна бути, безумовно, сумісною з інформаційними системами основних клієнтів.

3. Стратегічне планування. Велика увага в TQM приділяється процесам планування взагалі і стратегічного планування, зокрема. При цьому планується досягнення не тільки традиційних виробничо-господарських цілей, але і таких, які до останнього часу розглядаються як невідчутні і невимірні, як рівень задоволеності споживачів, позитивний діловий образ компанії, престиж торгових марок і інше.

4. Залучення всіх співробітників. У TQM передбачається делегувати більше відповідальності на нижні рівні управління. При цьому не слід забувати, що співробітники повинні бути спеціально підготовлені для ухвалення цієї нової для них відповідальності. При збільшенні відповідальності рядових співробітників зростає роль зворотного зв'язку, який стає основній складовій інформаційної системи підприємства. Природно, такий підхід не знімає необхідності традиційного управління, але залишає для вищих рівнів управління більше часу для вирішення стратегічних завдань. Окрім цього, важливу роль грають соціальні і психологічні чинники. Самоконтроль (належним чином підготовлений) і контроль з боку колег працює ефективніше, ніж формальний контроль зверху.

5. Підготовка персоналу. При розширенні повноважень і збагаченні функціональних обов'язків виникає необхідність постійної підготовки персоналу, причому не тільки вузько професійною. Іншою новою характеристикою підготовки в TQM є обов'язкова оцінка ефективності навчання.

6. Нагороди і визнання. Для того, щоб нова система працювала, необхідно, щоб вона була підкріплена відповідною системою мотивації. При цьому формальні нагороди і визнання повинні гармонувати з неформальними. Таким чином, система менеджменту якості інтегрується в корпоративну систему управління, формуючи певну організаційну культуру.

7. Розробка продукції і послуг повинна адекватно реагувати на потреби, що постійно змінюються і ускладнюються, і очікування споживачів. Найважливішими є такі показники як поліпшення якості розробки, тобто відповідність розробок вимогам клієнта, а також тривалість циклу розробка-впровадження .

8. Управління процесом. Основоположним принципом TQM є концентрація зусиль на конкретних процесах, особливо на процесах, що безпосередньо впливають на якість кінцевої продукції проекту.

9. Якість постачальників. Вимоги до якості продукції постачальників аналогічні вимогам до своєї власної. Відповідно необхідно організувати дієвий контроль за роботою і своєчасно відмовлятися від послуг ненадійних (якщо це можливо).

10. Інформаційна система. Для нормального функціонування системи TQM необхідно розробити і упровадити інформаційну систему, що дозволяє ефективно збирати, зберігати і використовувати дані, інформацію і знання. Для цього слід чітко визначити, які дані збирати і як їх обробляти і поширювати.

11. Кращий досвід. Одним з дієвих інструментів підвищення якості і поліпшення системи управління є визначення і використання кращого досвіду інших компаній (так званий benchmarking). Зазвичай ця діяльність складається з визначення процесів, які передбачається покращувати, моделювання власних процесів, вивчення кращого досвіду інших компаній, аналізу виводів і використання отриманих результатів.

12. Оцінка ефективності роботи системи управління якістю. Для такої оцінки необхідно розробити систему критеріїв і порядок проведення таких оцінок. Отримані і проаналізовані результати повинні бути використані для подальшого вдосконалення управління проектом.

Викладені вище принципи TQM лягли в основу різноманітних концепцій менеджменту якості, таких як ІСО 9000, багатьох національних державних моделей управління якістю, а також з'явилися базою для вироблення системи менеджменту якості проекту.

Менеджмент якості проекту.

Менеджмент якості в рамках управління проектом — це система методів, засобів і видів діяльності, направлених на виконання вимог і очікувань клієнтів проекту до якості самого проекту і його продукції.

Таким чином, можна виділити менеджмент якості самого проекту і менеджмент якості продукції проекту. Взаємозв'язок цих підфункцій ілюструється в прикладі.

Управління якістю включає всі функції загального керівництва по розробці політики в області якості, встановлення цілей, повноважень і відповідальності, а також процеси планування, контролю і забезпечення якості, за допомогою яких в рамках системи якості відбувається реалізація даних функцій.

Планування якості — виявлення вимог до якості проекту і продукції проекту, а також визначення шляхів їх задоволення.

Для початку процесу планування необхідно мати інформацію про політику проекту в області якості, змісті (наочній області) проекту, опис продукції (бажано у вигляді конкретних специфікацій, отриманих від споживача), стандарти і вимоги до якості продукції, послуг, інформації і реалізації технологічних процесів, документацію за системою якості.

В процесі планування якості може застосовуватися наступний інструментарій:

- аналіз витрат і вигод;

- встановлення бажаного рівня показників якості проекту виходячи з порівняння з відповідними показниками інших проектів;

- діаграми:

• причин-наслідків (діаграма Ісикави), що ілюструють причинно-наслідковий зв'язок різних причин і субпричин з потенційними і реальними проблемами.

• блок-схеми, що показують, як різні елементи системи або процесу взаємодіють один з одним;

- експерименти.

В результаті планування якості з'являється план якості (план організаційно-технічних заходів щодо забезпечення системи якості проекту), який повинен описувати конкретні заходи по реалізації політики в області якості з вказівкою термінів виконання, відповідальних за виконання, критеріїв оцінки, бюджету.

У план якості повинні входити описи процедур проведення контрольних і випробувальних заходів або вказівки на що вже існують, перелік контрольних показників по всіх роботах і видах продукції.

У план якості можуть також входити технологічні карти окремих складних процесів і перевірочні листи, приписуючі виконання конкретних кроків процедур або процесів.

Забезпечення якості припускає регулярну перевірку ходу реалізації проекту в цілях встановлення відповідності визначеним раніше вимогам до якості.

Забезпечення якості відбувається виходячи з раніше затвердженого плану якості, технологічних карт, перевірочних листів і іншої документації за якістю, а також даних про якість, отриманих в результаті контролю і випробувань.

Забезпечення якості здійснюється шляхом планових і позапланових перевірок, інспекцій і інших контрольних і випробувальних заходів з подальшими оцінкою якості і ідентифікацією статусу контролю і випробувань. Статус контролю і випробувань є основою поліпшення якості проекту або його продукції.

Контроль якості — відстежування конкретних результатів діяльності по проекту в цілях визначення їх відповідності стандартам і вимогам за якістю і визначення шляхів усунення причин реальних і потенційних невідповідностей.

Для контролю якості необхідна інформація про хід реалізації проекту, план якості, документація за якістю.

Контроль якості здійснюється із застосуванням наступних методів і інструментів:

- перевірок;

- контрольних карт, які є графічним зображенням результатів процесу;

- діаграми Парето, яка є гістограмою появи різних причин невідповідностей, впорядкованих по частоті;

- статистичних вибірок, аналізу динамічних рядів, кореляційно-регресійного аналізу і інших статистичних методів;

- діаграм.

Контроль якості може завершитися наступними рішеннями:

• поліпшенням якості;

• ухваленням продукції;

• ідентифікацією браку і реалізацією дій з управління невідповідною продукцією;

• переробкою продукції з метою подальшого уявлення для контролю і випробувань;

• виправленням процесів.

Організація контролю якості в управлінні проектом представлена на рис. 9.1.

Забезпечення якості проекту в сучасних умовах є однією з основних проблем, що вимагають постійної уваги всіх учасників проекту.

Досвід закордонних країн показує, що рішення проблем якості можливо при комплексному, усеосяжному системному підході до його забезпечення на усіх фазах, стадіях проекту.

Особлива увага при керуванні якістю проекту повинна бути приділена учасниками основним стадіям проекту:

• проектувальниками - якості проектної документації, замовленим специфікаціям на устаткування і матеріали;

• постачальниками – якості виготовлення і доставці матеріальних ресурсів і устаткуванню на будмайдан згідно замовлених спеціалізацій;

• підрядчиком - якісному виконанню будівельно-монтажних робіт і запровадженню в дію запроектованого об'єкта;

• замовником - на стадії концепції у визначенні ефективної продукції, товару з обліком НТП, який користується споживчим попитом; при експлуатації і виготовленні якісної продукції.

ФАЗИ ПРОЕКТУ
Предінвес-тиційна(п		Розробка		Реалізація		Заключна
Замовник Зовнішня експертиза Самоконт-роль Проект-менеджер		Група контролю проектної організації Самоконтроль Проект-менеджер		Авторський нагляд ОТК підприємства Лабораторія Геодезична служба Технічна інспекція Самоконтроль Проект-менеджер		Пуско-налагоджувальна організація Приймальна комісія Проект-менеджер

Рис. 9.1. Організація контролю якості.

Особливо це стосується замовника, який повинен бути впевнен, що створений у процесі реалізації проекту будинку, спорудження, комплексу і системи будуть функціонувати задовільно і випускати якісну продукцію, що відповідає його задумові. Тому його задача в забезпеченні якості є більш всеосяжною і важкою, тому що він повинен передати виконавцеві усі вимоги по якості проекту і проконтролювати їхні дії виконання.

Забезпечення якості виконавцями – виконання вимог контракту, стандартів, норм і правил по якості можливо тільки при системному підході до його керування і при рішенні організаційних питань, створенням кожним учасником проекту системи керування якістю проекту і її функціонування відповідно до міжнародних стандартів серії ISO 9000. На Україні ці стандарти прийняті до повсюдного впровадження в 1995р. з виданням систем стандартів серії ДСТУ ISO 9000 – 95.

При реалізації проекту, розробляється програма забезпечення якості проекту, що визначає:

• організаційну структуру, у рамках якої вона буде реалізовуватися;

• повноваження і відповідальність окремих осіб і організацій, що повинні бути закріплені документально;

• доведення програми забезпечення якості проекту до виконавців і організацій її виконання;

• перевірка ходу виконання намічених програмою заходів щодо контролю, інспектуванню і проведенню ревізій.

У програмі повинна бути відбита стратегія забезпечення якості проекту, обумовлена на ранній стадії його виконання до розміщення замовлень на закупівлю і постачання устаткування, розроблені заходи, спрямовані на забезпечення якості виконуваних робіт із проекту, у тому числі по контролі якості.

Програма якості проекту повинна розроблятися на підставі й у відповідності зі стандартами ДСТУ ISO 9001 –95 “Система якості. Модель забезпечення якості при проектуванні, розробці, виробництві, монтажі й обслуговуванні”, оформлятися письмово і містити способи виконання заходів щодо забезпечення якості проекту, методики, процедури й інструкції.

Чільна роль у керуванні якістю проекту належить менеджерові проекту, що несе відповідальність за реалізацію проекту відповідно до задуму. Він зобов'язаний регулярно перевіряти стан справ з виконанням програми і точність її виконання. Персонал учасників проекту, який виконує заходи щодо забезпечення якості повинен бути кваліфікованим. Його навчання питанням якості лежить на обов'язках менеджера проекту.