16.2. Делегування прав і відповідальності

У процесі керування проектом, менеджер того або рангу, у тому числі і менеджер проекту, має постійне спілкування з людьми. Ці спілкування зводяться до різних правил, формам і методам. Головна задача менеджера проекту забезпечити ефективну реалізацію проекту. Для цього необхідно вміло розподілити роботу серед членів робочої групи, здійснюючи при цьому загальне керівництво, планування, організацію, координацію і контроль за реалізацією проекту і створити умови для роботи кожного працівника. Передача (делегування) більшої частини роботи іншим особам тісно зв'язана з людськими взаєминами і мистецтвом керування.

Передачу (делегування) повноважень доцільно використовувати в наступних випадках:

• коли підлеглий зможе роботу зробити краще;

• коли керівник (менеджер) зайнятий і не може сам виконати роботу;

• коли делегування повноважень дозволяє менеджерові зосередитися на більш важливих роботах.

Делегуючи повноваження підлеглим, менеджер повинен делегувати їм право і відповідальність, установлювати контроль за виконанням і установити ті або інші методи мотивації.

Передача прав і відповідальності підлеглим припускає строге дотримання ними норм управлінської діяльності: влади, відповідальності і звітності.

Передача прав, влади в процесі реалізації проекту означає повноваження підлеглого на здійснення визначеної роботи і дій для досягнення задумів, планів і результатів його керівника. Влада надає право, у рамках повноважень підлеглого, приймати ефективні рішення по виконанню дорученої роботи, за які він несе відповідальність. Під владою передачі мається на увазі і відповідальність.

Відповідальність передається зверху вниз і як найнижче в ієрархічній організації, зберігаючи кінцеву ефективність прийнятих рішень, але вона не може передаватися іншій особі цілком. Передача відповідальності підлеглому не знімає відповідальності з менеджера проекту.

Звітність здійснюється знизу нагору і спрямована на контроль виконання делегованих повноважень, орієнтована на результат для досягнення кінцевої мети. Звітність про хід досягнення цілей колективом залишається за менеджером проекту. Звітність не можна передавати особі, яка не задіяна в дорученій роботі.

16.3. Документація по проекту Зразкова посадова інструкція керівника проекту

Керівник проекту призначається на посаду і звільняється з посади у встановленому чинним трудовим законодавством порядку наказом генерального директора компанії.

Керівнику проекту підкоряється керівник будівельної ділянки і команда проекту. Керівник будівельної ділянки організовує роботу по виробництву будівельних робіт.

Керівник проекту підкоряється безпосередньо генеральному директору.

На посаду керівника проекту призначається особа, вища професійна (технічне або інженерно-економічне) освіта і стаж роботи, що має, на інженерно-технічних і керівних посадах не менше 2-х літ.

Керівник проекту зобов'язаний знати:

• законодавчі, нормативно-правові і нормативні, регламентуючі будівельні роботи;

• технічні, економічні, екологічні вимоги, що пред'являються до проектованих об'єктів;

• будівельні норми і правила, економіку і організацію будівництва, основи будівельного виробництва;

• стратегію розвитку підприємства;

• виробничі потужності підприємства і його виробничої бази;

• спеціалізацію підрозділів підприємства і виробничі зв'язки між ними;

• організацію виробничого планування на підприємстві;

• порядок розробки моделі проекту, календарних графіків будівництва, бюджету проекту;

• організацію оперативного обліку ходу будівельного виробництва з використанням корпоративної інформаційної системи;

• основи трудового законодавства;

• правила і норми охорони праці;

• основи техніки безпеки і контролю якості;

• керівник проекту зобов'язаний володіти системою управління проектами Spider Project на рівні упевненого користувача.

Функціональні обов'язки:

Керівник проекту забезпечує виконання всіх робіт за проектом (об'єкту будівництва) по будівництву і своєчасному введенню в експлуатацію об'єкту.

Для цього:

1. Здійснює планування і управління проектом на всіх його стадіях від запуску до завершення.

2. Розподіляє завдання між підлеглими працівниками. Координує роботу виробничої ділянки і інших учасників команди управління проектом. При необхідності і за узгодженням з функціональними керівниками залучує фахівців інших функціональних підрозділів.

3. Здійснює координацію робіт субпідрядних організацій.

4. Здійснює взаємодію з міськими службами

5. Здійснює взаємодію із службою Замовника. Спільно з начальником ділянки, погоджує з представниками технагляду Замовника приймання-здачу етапів робіт. В кінці звітного місяця погоджує із Замовником об'єми робіт, які будуть пред'явлені до оплати. Після узгодження об'єми робіт прямують в кошторисно-договірній відділ, для формування форм КС-2, КС-3.

6. Здійснює керівництво розробкою комп'ютерної моделі проекту (календарних графіків будівництва з бюджетом), їх коректування протягом виконання проекту. Ініціацію на внесення змін у зв'язку з додатковими роботами.

7. Організовує технічну підготовку будівництва, керує роботою по оперативному управлінню будівництвом відповідно до затвердженого графіка виробництва робіт.

8. Спільно з проектним офісом вживає заходів, направлених на скорочення витрати матеріальних ресурсів при реалізації проекту.

9. Організовує оперативний контроль і управління ходом виконання проекту, за забезпечення будівництва технічною документацією. Проводить заходи щодо внутрішнього контролю і контролю якості.

10. Ініціює підготовку і оформлення договорів з постачальниками і субпідрядниками на проект. Бере участь у формуванні умов договорів.

11. Здійснює контроль за своєчасним забезпеченням об'єкту проектно-кошторисною документацією, забезпечує відповідність виконуваних робіт проектно-кошторисної документації, дотриманням будівельних норм і правил здачі об'єктів в експлуатацію у встановлені терміни.

12. Здійснює контроль за дотриманням графіка поставки матеріалів і конструкцій.

13. Керує обліком матеріалів і конструкцій відповідно до лімітної карти матеріалів проекту (відомістю потреби матеріалів і конструкцій).

14. Забезпечує виконання термінів по введенню об'єкту в експлуатацію і виконання бюджету проекту.

15. Інформує керівництво про хід робіт за проектом.

16. Відповідає за надання затвердженої звітності за проектом.

Права керівника проекту

Керівник проекту має право:

1. Виконувати всі необхідні дії для успішного виконання поставленої задачі – будувати об'єкт у встановлені терміни, з належною якістю і в межах затвердженого бюджету.

2. давати підлеглим йому співробітникам і службам доручення, завдання по колу питань, що входять в його функціональні обов'язки.

3. контролювати виконання планових завдань і роботу, своєчасне виконання окремих доручень і завдань підлеглих йому працівників. Запрошувати і одержувати необхідні матеріали і документи, що відносяться до проекту у інших функціональних підрозділів компанії.

4. керівник проекту зобов'язаний своєчасно інформувати керівництво про допущені порушення з подальшим застосуванням відповідних заходів дії.

5. вступати у взаємостосунки з підрозділами сторонніх установ і організацій для вирішення оперативних питань виробничої діяльності, що входять в компетенцію керівника проекту.

Відповідальність керівника проекту

Керівник проекту несе відповідальність за:

1. Виконання всіх робіт проекту в затверджені терміни.

2. отримання затвердженого бюджету проекту по всіх вартісних складових.

3. своєчасне забезпечення проекту необхідними ресурсами: матеріалами, машинами і механізмами, трудовими ресурсами.

4. за цільове використовування привернутих ресурсів і ресурсів компанії.

5. Представлення достовірної інформації про стан виконання робіт за проектом, про розмір фактичних витрат за матеріалами, трудовитратами, машинами і механізмами.

6. Забезпечення якості виконання будівельних робіт.

7. виконання наказів, розпоряджень і доручень генерального директора підприємств і його заступників.

8. безпечну експлуатацію машин і механізмів, здійснення заходів щодо припинення виявлених порушень правил техніки безпеки, протипожежних і інших правил, що створюють загрозу діяльності підприємства, його працівникам.

9. забезпечення дотримання трудової і виконавської дисципліни членами команди проекту.

10. відповідність виконуваних робіт проектно-кошторисної документації, дотриманням будівельних норм і правил здачі об'єктів в експлуатацію у встановлені терміни .

11. Зміст об'єкту відповідно до затверджених корпоративних стандартів компанії на зміст і експлуатацію об'єкту.

12. Своєчасне приймання робіт у субпідрядних організацій відповідно до затвердженого стандарту компанії.