Задачі проектного офісу при підтримці проектів

Процес	Задачі проектного офісу
Планування і затвердження моделі проекту	Розробка і ухвалення базових планів і бюджетів проектів Визначення складу робіт проекту (по аналогах, кошторисах і ін.); Розробка структур кодів (WBS, ID, топологічні схеми), типів і т.д.; Розробка структури статі витрат, календарів робіт і календарів ресурсів; Розробка розкладів, технологічних послідовностей, облік зовнішніх чинників, що впливають на послідовність і терміни виконання робіт (приклад: паводок, мороз); Призначення тривалостей, ресурсів, їх продутивностей і вартостей; Оптимізація розкладів (включаючи використовування технології «fast-track»); Розрахунок і оптимізація планових термінів реалізації проекту з урахуванням існуючих обмежень на ресурси; Побудова графіків потреби проекту в трудових ресурсах, машинах і механізмах, оптимізації завантаження наявних виробничих потужностей; Визначення потреб проекту в матеріалах, формування графіка поставок і закупівель матеріалів Визначення необхідних витрат на реалізацію проекту і його окремих фаз, а також розподіли фінансових потреб проекту в часі, на елементи об'єкту, на будівельні роботи різних типів - формування бюджету проекту; Оцінка ризиків (терміни, можливості фінансування, політичні ризики і т.д.);
Виконання і контроль	Аналіз відхилення фактичного ходу виконання робіт від запланованого і прогноз наслідків виникаючих відхилень; Моделювання коректуючих дій на інформаційних моделях проектів Пропозиція обґрунтованих управлінських рішень Підготовка звітів про поточний стан проекту керівнику проекту Підготовка звітів про завершення проекту Аналіз методів контролю і їх вдосконалення
Аналіз виконання	Аналіз ефективності і успіху проекту Ведення архівів проектів і аналіз досвіду їх реалізації, який може бути використаний в інших проектах;

Організація проектного офісу

Тепер, коли ми розглянули задачі проектного офісу, спробуємо сформулювати відповіді на питання «як організувати» і «з кого».

Відповідь на ці питання можна представити у вигляді послідовності дій:

1. Оцінити можливості і готовність компанії до розробки і упровадження як стандарту управління проектами, так і конкретного типу проектного офісу. Рішення цієї задачі дозволить оцінити, наскільки ефективно проектний офіс працюватиме надалі;

2. Намітити стратегію перетворень, пов'язану з виникненням нового структурного підрозділу;

3. Розробити систему мотивації персоналу, що як працює в самому проектному офісі, так і взаємодіючого з ним. Упровадження проектного офісу приведе до зміни конфігурації взаємодії менеджменту компанії і інформаційних потоків, що забезпечують ухвалення рішень;

4. Розробити бізнес-процеси в проектному офісі, функціональні інструкції, як для персоналу проектного офісу, так і для взаємодіючого персоналу. Причому інструкції повинні увійти до стандарту, що розробляється;

5. Визначити систему документообігу компанії, однією з ключових ланок якої стає проектний офіс;

6. Поставити задачу по вибору програмного забезпечення управління проектами;

7. Сформувати склад проектного офісу і навчити його.

Склад проектного офісу, як втім, і будь-якого іншого структурного підрозділу, повинен бути оптимальним. Виходячи з поставлених задач, очевидно, що до складу проектного офісу повинні входити фахівці різних напрямів.

Питання «управлінці або технарі» як і раніше стоїть достатньо гостро. Звичайно ж, склад проектного офісу знаходиться залежно від структури проектів компанії, від спеціалізації компанії на ринку.

Досвід автора показує, що найбільш ефективний склад проектного офісу, якщо в нього входять:

• сильні «технарі», що володіють технологіями виробництва робіт;

• економісти, що володіють ціноутворенням в будівельній галузі;

Ключове питання початку роботи по проектному офісу — наявність в організації авторитетного керівника проектного офісу, сертифікованого компетентною організацією.