7. Функция учета.

7.1. Основные подфункции учета

Функцию учета обычно разбивают на подфункции по следующим основаниям:

—по технологии

—по характеру той информации, которая является объектом учета

По функцией сбора информации понимают фиксацию результатов наблюдения на какой-то период

Передача информации - передача информации от первичного источника в какое-то другое место.

Под регистрацией информации понимают фиксацию переданной информации с проведением ее предварительной систематизации.

Хранение информации представляет собой ведение архивов собранной информации.

О тчетность- представляет собой совокупность действий, связанных с систематизацией, группировкой собранной и зарегистрированной информации и представление ее в контролирующие органы.

Рис. 7.1. Взаимосвязь подфункций учета с макрофункциями

В целом все функции, входящие в функцию учета являются обслуживающими функциями и тесно взаимосвязаны с такими функциями, как контроль, организация, анализ.

7.2. Отчетность

Отчетность- представляет собой совокупность действий, связанных с систематизацией, группировкой собранной и зарегистрированной информации. В отчетность также входит деятельность по организации сбора необходимой информации, если по каким-то причинам подобная информация не собиралась. С этой точки зрения в рамках отчетности выделяют следующие подтипы:

а)регулярная отчетность, когда информация систематизируется нижестоящим подразделением и передается в вышестоящий управляющий орган. Пример: квартальные и годовые бухгалтерские отчеты, на крупных предприятиях отчеты, передаваемые в органы статистики по экономическим показателям.

б)ревизия, в этом случае отчет о состоянии объекта формирует вышестоящий орган на основе той информации, которая была создана нижестоящим органом или хранится у нижестоящего органа. Существуют следующие подвиды ревизий:

—регулярные ревизии, когда вышестоящий орган проводит анализ собранной информации через определенные установленные промежутки времени.

—чрезвычайная ревизия, которая инициируется вышестоящими органами при реализацией таких механизмов контроля как адаптивный или по отклонению

По объему обследования выделяют следующие варианты ревизии:

—выборочная, когда отчет о состоянии объекта формируется на основе данных о состоянии нескольких выбранных тем или иным способом объектов

—сплошная ревизия или перепись, когда отчет о состоянии управляемого объекта формируется на основе данных, собранных обо всех объектах управления

в)справочная отчетность или отчетность по запросу: отчет формируется нижестоящим подразделением самостоятельно в ответ на запрос вышестоящего управляющего органа по какому-либо конкретному вопросу и не носит регулярного характера.

На нижних уровнях управления типичными формами отчетности являются сплошные ревизии, т.е. когда отчет формируется вышестоящим органом управления и в отчет входит информация о всех объектах которыми он управляет. Чаще всего результаты ревизии используются в деятельности самого органа управления, иницировавшего ревизию.

На средних уровнях управления преобладает регулярная отчетность и выборочные ревизии.

На высших уровнях управления наиболее типичной формой отчетности является справочная отчетность и выборочная ревизия.