7.3. Формы учета

Учет делится на подфункции не только исходя из содержания информации, но и способов регистрации, передачи и хранения информации. С этой точки зрения можно выделить

—рутинную форму организации учета, когда фактически все как первичные, так и вторичные документы формируются и хранятся в виде бумажных документов

—электронную форму организации учета, когда все операции, связанные со сбором, передачей, регистрацией и хранением информации производится на основе компьютерных сетей и сетей связи.

Во многих организация учет ведется параллельно как в рутинной, так и электронной формах.

Специфические виды учета обычно возникают в различных сферах управленческой деятельности. В результате формируются такие виды учета как:

- финансовый (бухгалтерский),

- нормативно-юридический,

- управленческий (экономический),

- внутрипроизводственный, включающий в себя кадровый учет, учет основных фондов, технический учет (регистрация чертежей, технологических решений) и т.д.

7.4. Информационная структура организации

Создание конкретных систем учета непосредственно связано с таким понятием как информационная структура организации. Под последней понимают совокупность подразделений и работников организации (элементы информационной системы), участвующих в процессах управления, информационных связей (каналы коммуникации), существующих между ними, а также технических и людских средств (средства коммуникации), обеспечивающих физическую передачу информации.

Среди элементов информационной системы можно выделить несколько разных типов, в зависимости от того, какую роль они играют в сборе, обработке, распространении и хранении информации. К числу типовых элементов можно отнести:

Коллекторы информации, которые отвечают в первую очередь за сбор исходной информации и передачу ее в вышестоящие органы организации. В зависимости от того, какая информация собирается – коллекторы могут быть внутренними и внешними.

Трансляторы информации, которые передают созданную в организации информацию во внешнюю среду или на более низкие уровни управления.

Селекторы (сортировщики) информации, отвечающие за распределение информации между другими элементами информационной системы.

Генераторы управленческой информации, отвечающие за переработку полученной информации и создании на ее основе новой, необходимой для принятия решений (аналитическая информация) или передачи ее во внешнюю среду.

Центры принятия решений, в которых на основе собранной первичной информации и подготовленной аналитической информации выбирается окончательное решение, которое является основой для создания распорядительной информации.

Информационные архивы, в которых хранится собранная и обработанная информация.

Внутренние источники первичной информации, под которыми обычно понимают персонал, отвечающий за выполнение определенного вида работ, а также технические устройства производственно-хозяйственного назначения.

Каналы коммуникации различаются - по средствам передачи информации, доступности их использования сторонними пользователями, а также регламентом использования.

С точки зрения способов передачи информации, можно выделить такие типы каналов коммуникации как – голосовые (непосредственная передача информации от одного работника другому), телефонные, документальные (передача информации в письменной форме с использованием или без использования посыльных), электронные.

С точки зрения доступности каналов для внешних пользователей выделяют открытые (доступные для большого числа сторонних для организации людей), внутренние (используемые преимущественно только работниками организации) и защищенные (связь по которым может осуществляться только ограниченным числом работников организации).

Наконец, с точки зрения регламента использования, выделяют:

Неформальные каналы, по которым информация передается без ведома руководства организации;

Регулярные каналы, по которым информация передается постоянно с ведома руководства организации;

Ситуативные и временные каналы, по которым информация передается с ведома руководства организации при возникновении определенных условий или в течение заранее указанного промежутка времени.

Информация в коммуникационном канале может передаваться преимущественно в одном направлении (направленные каналы) или в обоих (ненаправленные каналы).

Наконец, очень важным свойством канала является возможность передачи по нему от одного элемента ИС к другому любой, имеющейся информации – неселективный канал, либо ограниченной по составу и содержанию информации – селективные каналы.

При создании или совершенствовании информационной структуры организации стремятся обеспечить достижение таких ее свойств как:

• Уместность информации для выполнения конкретной управленческой функции, т.е. она должна относиться к тем решениям, которые должны подготавливаться или приниматься в ее рамках. Изучение информации, не относящейся к делу, является пустой тратой времени и может увести в сторону от реальных проблем, касающихся решения.

• Достаточность информации для выполнения конкретной управленческой функции, т.е. для подготовки и принятия решения должна быть получена вся необходимая информация, которая может быть получена организацией. Исключение необходимой информации может ввести в заблуждение, и результатом этого будет принятие неправильного решения.

• Точность предоставляемой информации. Если информация не является точной, то она может привести к подготовке и принятию некомпетентных решений, что неблагоприятно сказывается на результатах деятельности организации. Точность или "надежность информации" является наиболее важным свойством качественной информации. Информация, используемая в управлении, зачастую основывается на предположениях или оценках, сделанных сотрудниками компании. Подобные субъективные факторы будут, очевидно, влиять на "точность" представленной информации. Однако целью информационной системы будет оставаться стремление обеспечить наиболее точной информацией, возможной в конкретных условиях.

• Своевременность получения информации. Чтобы надлежащим образом осуществлять управление, необходима свежая информация. Чем скорее информация будет представлена, тем лучше. Однако существует противоречие между своевременностью и точностью информации. Улучшение одного свойства обычно возможно только за счет другого. При создании ИС стараются достичь некоторого компромисса, между этими характеристиками.

• Понятность информации исполнителям функции. Если информация непонятна тем, для кого она предназначена, то это бесполезная информация, и ее проигнорируют независимо от степени важности. Информация должна быть представлена пользователю в доступной для понимания форме.

• Экономичность информационной системы. Расходы на функционирование ИС не должны быть очень большими. Повышение актуальности, точности и надежности передачи информации обычно ведет к экспоненциальному росту затрат на функционирование ИС. Поэтому необходимо сопоставлять эти затраты с возможными потерями от снижения качества информации.

• Обеспечение информационной безопасности, под которой понимают создание условий малой вероятности утечки информации о состоянии организации, которая была бы важна для конкурентов. С этой целью стремятся защитить каналы коммуникаций от постороннего доступа, ограничить число лиц, которым была бы доступна комплексная информация о состоянии организации, сделать легко выявляемым источник утечки информации. Этот критерий во многом противоречит таким требованиям, как точность информации и своевременность ее получения, а также экономичность информационной системы.

Информационная структура организации имеет самые разнообразные конфигурации. Однако, можно выделить два крайних типа, основные черты которых используются в реальных информационных системах.

Первым из таких типов является централизованная (звездообразная) информационная структура, которая в наибольшей степени обеспечивает информационную безопасность системы. В этой информационной структуре стремятся максимально ограничить доступ к получению комплексной информации о состоянии организации в целом. В подобной структуре полностью разграничиваются различные функции по сбору, хранению, передаче и обработке информации. Прямой доступ в архив имеют только руководитель организации (ЦПР) и администратор (селектор). Информация, поступающая для выполнения обеспечивающих функций (генераторы), регистрируется и предоставляется администратором по запросам. Функции выдачи заданий исполнителям (транслятор) и сбора информации об их исполнении (коллекторы) разделены. Все каналы коммуникаций в подобной информационной структуре являются внутренними. Информация, которая может иметь комплексный характер, передается только по защищенным каналам. Большая часть каналов является однонаправленными. Пример централизованной (звездообразной) информационной структуры представлен на рис. 7.2.

Рис. 7.2. Пример централизованной (звездообразной) информационной структуры. К1,К2 – коллекторы внутренней информации, ВК- коллектор внешней информации, ТР – транслятор распорядительной информации, ВТ- транслятор информации во внешнюю среду. Виды коммуникационных каналов

	Каналы распорядительной информации		Каналы передачи первичной информации		Каналы передачи обработанной и распорядительной информации
	Защищенные регулярные каналы		Защищенные ситуативные каналы		Селективные каналы для распорядительной информации

Основными минусами централизованной инфраструктуры являются:

- задержки в получении необходимой информации и тем самым увеличение сроков подготовки и принятия решений, особенно в больших организациях;

- неэкономичность, так как большинство функций сбора информации и формирование отчетов, отделено от функции распорядительства;

- негибкость информационного обеспечения.

Другим полюсом информационной структуры организации является так называемая полносвязная ИС, в которой допускаются все взаимосвязи между основными информационными элементами организации. Особенностью этой информационной структуры является также то, что большинство центров обработки информации (генераторов) имеет собственные архивы и выходы во внешнюю среду для сбора первичной информации и передачи в нее сведений об организации (внешние коллекторы-трансляторы). Наконец, сбор исходной о внутреннем состоянии организации и передача распорядительной информации осуществляется едиными информационными элементами (коллекторы-трансляторы). Практически все основные информационные элементы ИС имеют возможность получения необходимой информации из локальных архивов, а также из центрального архива организации. В подобной структуре существенно меняется роль главного информационного селектора. Фактически он отвечает только за сортировку распорядительной и первичной документации.

Рис. 7.3. Пример децентрализованной (полносвязной) информационной структуры. ТРК – коллектор-транслятор внутренней информации, ВКТ1, ВКТ2- коллектор-транслятор внешней среды. Виды коммуникационных каналов

	Каналы распорядительной и первичной информации		Каналы передачи первичной информации		Каналы передачи обработанной и распорядительной информации
	Каналы передачи всех видов информации		Каналы передачи первичной и аналитической информации		Каналы для аналитической информации

Основными достоинствами децентрализованной инфраструктуры являются:

- возможность быстрого получения необходимой информации и тем самым сокращение сроков подготовки и принятия решений;

- возможность уменьшения численности работников в аппарате управления за счет сочетания функций учета и распорядительства работниками

- гибкость информационного обеспечения.

Основными минусами децентрализованной инфраструктуры являются:

- Низкий уровень информационной безопасности, возникающий в результате увеличения числа работников, которые могут получить комплексную информацию об организации. Информационную безопасность стараются обеспечить за счет регламентированного доступа в локальные архивы и сортировки информации по уровням доступа.

- Снижение уровня понятности информации для пользователей, так как локальные архивы могут формироваться каждым из информационных элементов ИС по собственным правилам с использованием тезауруса наиболее понятного составителя архива. Обычно стремятся уменьшить этот недостаток за счет введения единых требований к ведению архивов в организации, унификации информационных форм, внедрения в организации единого тезауруса.

Большинство реальных организаций, особенно имеющих иерархическую структуру, построено по принципу иерархически упорядоченных информационных узлов, включающих в свой состав все основные информационные элементы. Внутри узла обычно формируется информационная структура близкая к децентрализованной. Иерархически упорядоченные информационные узлы обычно имеют сильные вертикальные информационные связи (связи между информационным узлом более высокого и более низкого уровня) и небольшое число горизонтальных информационных связей (связи между узлами одного уровня). Таким образом, организация в целом имеет информационную структуру близкую к централизованной (звездообразной).

Рис. 7.4. Пример информационной структуры иерархической организации.