7.6. Анализ степени обеспечения управления информацией

Важной задачей учета является обеспечение выполняемых функций необходимой информацией, а с другой, наличие реальных потребителей для созданной управленческой информации. В последние годы деятельность связанная с организацией информационных потоков в организации и оптимизации состава показателей в организации получило название контроллинга. Основным инструментарием этого подхода являются анализ документооборота и отчетности используемой на предприятии. Этот анализ осуществляется в несколько этапов.

Этап 1. Анализ информационного окружения функции управления. В ходе анализа применительно к каждой функции управления определяются:

1) Основные документы создаваемые в результате реализации функции;

2) Частота и регулярность разработки документа;

3) Показатели, включаемые в документ;

4) Тип показателей – первичные (получены на основе сбора данных или наблюдения), отчетные (взяты из какого-то документа подготовленного в рамках выполнения данной или другой функции), расчетные (получены на основе использования других показателей), экспертные оценки (получены на основе опроса экспертов или выражают мнение разработчика документа).

Для расчетных показателей дополнительно устанавливают исходные данные (показатели) и источники получения данной информации. Кроме того, важное место отводится к определению тех показателей, которые могли бы повысить качество документа и содержащейся в нем информации.

Таким образом, для каждой функции формируются следующие списки показателей:

1. Выходные показатели E(f);

2. Первичные показатели, получаемые в результате наблюдений и сбора данных в рамках соответствующей функции I(f);

3. Экспертные оценки и показатели, используемые в подготовке документов для функции Q(f);

4. Отчетные показатели, используемые для расчетов или приводимые в документах R(f);

5. Показатели, которые желательно было бы получить, для улучшения качество расчетов W(f).

Этап 2. Анализ применимости отчетных показателей. На этом этапе формируется общий список выходных показателей Е, которые формируется в информационной системе. При формировании общего списка очень важно уточнить названия показателей, так как типичным оказываются ситуации, когда:

А) один и тот же показатель называется по разному;

В) показатели со схожими названиями отражают сильно отличающиеся характеристики.

В случае, если практически одинаковые показатели рассчитываются в рамках выполнения разных функций, обычно рекомендуют остановиться только на одном из них и устранить из отчетных документов дублирующие показатели.

Примерно по тем же правилам формируется список отчетных показателей R, используемых при управлении.

Следующим этапом является сопоставление списков Е и R. Большинство информационных систем на предприятиях оказывается, с одной стороны, информационно-избыточными, а с другой, информационно-дефицитными. Если список R, оказывается значительно уже, чем список Е, то это означает, что система информационно избыточна. Для каждого показателя, не вошедшего в список R, нужно определить стоит его сохранять в информационной системе, например, если он используется в каких-то редко разрабатываемых документах, или нет.

Устранение показателя из списка Е может породить цепную реакцию, в результате которой самого этого показателя окажется бесполезной целая группа отчетных, экспертных и исходных показателей, используемых в информационной системе.

Этап 3. Анализ возможностей введения новых показателей и замены экспертных оценок измеримыми показателями. Также как и на предшествующих этапах формируется общий список дополнительных показателей, которые желательно было бы получить для повышения качества принимаемых решений. Достаточно часто оказывается, что часть показателей уже определяется в информационной системе, но они либо содержатся в документах, которые не используются при выполнении конкретной функции, либо оказываются нераспознаваемыми из-за непонятности названия (типичным является различие тезауруса у разных категорий управленческих работников). В результате подобного сопоставления список W может существенно сократится.

Затем переходят к анализу оставшейся части списка W. Все показатели из него разбиваются на следующие категории:

А) Показатели, которые могут быть рассчитаны на основе имеющейся исходной информации. Определение показателей вводится обязанность тех; подразделений, которые имеют необходимую для их расчета информацию.

В) Показатели, требующие сбора дополнительной информации внутри организации. Оцениваются изменения, необходимые для получения исходной информации в подразделениях, насколько трудоемок сбор исходных данных для расчета показателя. Дополнительные затраты на сбор и обработку данных сопоставляются с возможным повышением качества информации и принимаемых на ее основе решений.

С) Показатели, требующие сбора дополнительной информации во внешней среде. С введением этих показателей обычно бывает больше всего проблем, так как очень часто для их расчета требуются исходные данные, получение которых бывает невозможно, либо связано с большим числом сложностей. Иногда сбор данных для расчета подобных показателей может потребовать введения дополнительных функций и даже подразделений (например, для мониторинга потребительских настроений требуется создание отдела маркетинговых исследований). Поэтому при решении вопроса о введении в информационную среду показателей этой группы нужно особенно тщательно сопоставлять предполагаемую выгоду от получения более точной информации с затратами на ее получение.

Аналогичные сравнения делаются и для показателей, определяемых на основе экспертных оценок и суждений.