2.5.2. Особенности проведения инвентаризации

денежных средств и финансовых вложений

Все организации периодически проводят инвентаризации - ревизии кассы, и не только перед годовым отчетом.

До 2012 г. при проведении ревизий кассы следовало руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40). Однако с 1 января 2012 г. данный документ утратил силу (Указание Банка России от 13.12.2011 N 2750-У). Поэтому при совершении кассовых операций, а также при проведении инвентаризаций кассы после 1 января 2012 г. нужно руководствоваться уже новым документом - Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П.

В отличие от старого Порядка, достаточно подробно регламентировавшего процедуру проведения ревизий кассы, в новом Положении о контрольных мероприятиях, равно как и о некоторых других тонкостях совершения операций с наличными деньгами, говорится немного.

В частности, согласно п. 1.11 Положения N 373-П каждое юридическое лицо (и каждый индивидуальный предприниматель) должны самостоятельно определять:

- мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке;

- порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег.

Инвентаризации (ревизии) кассы, конечно, не отменяются, но регламентировать их каждая организация должна самостоятельно. Это может быть сделано в рамках учетной политики либо путем принятия отдельного локального нормативного акта (скажем, положения о кассовых операциях организации).

Кроме того, в новом Положении (в отличие от старого Порядка) нет прямого требования, что с кассиром в обязательном порядке должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Трудовой кодекс РФ предусматривает право (но не обязанность!) работодателей в определенных случаях заключать такие договоры с работниками. Поэтому, строго говоря, отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром теперь нельзя рассматривать как нарушение порядка осуществления кассовых операций. Хотя, безусловно, учитывая, что кассир нередко имеет дело с весьма значительными суммами наличных денег, все-таки целесообразно заключить с ним такой договор, и соответствующие его положения включить в учетную политику или внутреннее положение о кассовых операциях организации. В противном случае по общему правилу взыскать с работника можно лишь сумму ущерба, не превышающую его средний месячный заработок.

При разработке учетной политики или внутреннего положения организации также необходимо регламентировать инвентаризационные процедуры. Хотя это формально и не обязательно, имеет смысл предусмотреть не только плановые (скажем, перед составлением годовой отчетности) и иные обязательные инвентаризации (как, например, при смене кассира), но и внезапные инвентаризации кассы. Ведь именно такие внеплановые внезапные проверки позволяют контролировать работу кассира и своевременно выявлять нарушения и хищения, укреплять кассовую дисциплину.

Как и раньше, кассовые операции должны оформляться только определенными документами унифицированной формы: приходными кассовыми ордерами (N 0310001) и расходными кассовыми ордерами (N 0310002), которые именуются кассовыми документами. Помимо этого при выплате заработной платы, стипендий и т.д. могут использоваться расчетно-платежные ведомости (N 0301009) и платежные ведомости (N 0301011).

Никакими другими первичными документами кассовые операции оформляться не могут. Если, например, выплата денег производится по заявлению (с соответствующей резолюцией руководителя) или на основании счета, предъявленного поставщиком или подрядчиком и подлежащего оплате наличными деньгами, кассир должен составить расходный кассовый ордер. В нем будут перечислены подтверждающие документы (заявления, счета и т.д.), которые должны прилагаться к расходному кассовому ордеру.

Поэтому суммы, выданные кассиром из кассы на основании документов, отличных от расходных кассовых ордеров и платежных (расчетно-платежных) ведомостей с разрешительными подписями руководителя и главного бухгалтера, признаются недостачами (например, если вместо расходного кассового ордера кассир предъявит расписку от работника в получении денег, составленную в произвольной форме).

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Результаты инвентаризации кассы оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств (унифицированная форма N ИНВ-15), составляемым в двух экземплярах (один - для бухгалтерии, второй - для кассира). Перед началом инвентаризации с кассира берется расписка (включенная в данную унифицированную форму).

Если в кассе организации хранятся также ценные бумаги и бланки строгой отчетности, как уже отмечено, их инвентаризацию проводят одновременно с инвентаризацией денежных средств в кассе, при этом составляется инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (унифицированной формы N ИНВ-16). На последней странице данной формы перед подписью председателя комиссии оставлены две свободные строки для записи последних номеров документов в случае движения ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности во время инвентаризации. При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма N ИНВ-16 выдается комиссии на бумажных и машинных носителях информации с заполненными графами с первой по десятую, т.е. комиссия в описи заполняет только графы 11 и 12 - о фактическом наличии ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности.

При проверке фактического наличия ценных бумаг устанавливаются:

- правильность оформления ценных бумаг;

- реальность стоимости учтенных на балансе ценных бумаг;

- сохранность ценных бумаг (путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета);

- своевременность и полнота отражения в бухгалтерском учете полученных доходов по ценным бумагам.

Инвентаризация ценных бумаг проводится по отдельным эмитентам с указанием в акте названия, серии, номера, номинальной и фактической стоимости, сроков гашения и общей суммы. Реквизиты каждой ценной бумаги сопоставляются с данными описей (реестров, книг), хранящихся в бухгалтерии организации.

Инвентаризация финансовых вложений подразумевает не только инвентаризацию ценных бумаг, хранящихся в кассе, но и:

- проверку фактических затрат на уставные капиталы других организаций и предоставленные другим организациям займы - на основании подтверждающих документов;

- инвентаризацию ценных бумаг, сданных на хранение в специальные организации (банки, депозитарии и т.д.), - путем сверки остатков сумм, числящихся на счете 58 "Финансовые вложения", с данными выписок этих специальных организаций.

Аналогичным образом инвентаризация денежных средств организации не исчерпывается ревизией кассы. Необходимо также подтвердить реальность остатков на других счетах разд. V Плана счетов.

Инвентаризация денежных средств в пути (подтверждение сальдо счета 57 "Переводы в пути") производится путем сверки сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета, с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах (подтверждение сальдо счетов 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета", 55 "Специальные счета"), производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.