Заявка на бронирование

Заявка на бронирование может быть получена лично по телефону, по почте. Эта заявка обычно содержит следующую информацию о предположительном пребывании клиента:

• дата прибытия;

• дата отъезда (продолжительность пребывания);

• количество человек в группе.

Агент вносит эти данные в Журнал для заявок на бронирование или в компьютер. Образец формы №7-г см. в приложении.

Бронирование на экране компьютера

Бронирование №

01 - прибывает:

02 - убывает:

ночей:

03 - кол-во номеров:

04 - человек

021115

10/6/ХХ понедельник 10/7/ХХ вторник

1

1

1

Подтвержденное? Д

Гарантированное? Д

05 - тип номера: одноместный

06 - блок номеров

07 - стоимость номера: 72.00

08 - имя:

09: - компания:

10 - адрес:

11 - город:

12- государство:

Турист, Джеймс г-н «Капитал менюфэкчуринг» 733 Линкольн б-р

Хаслетт

МІ 13-индекс: 48840

15 - оплата: кредитная карточка

16 - тип карточки: У13А

17 - карточка №: 1234 5678 9098 7654

18 - дата истечения срока: 1 1/ХХ 1 9 - счет аур

14 -телефон:

20 - группа:

21 – турагент

22 - спец. пожелания

23 – VIР

24 - примечания:

517555-1234

Итого:

«Аркадия»

модем

да

планировщик собраний/съездов

первый визит

интересует: безопасность конференц-зала, система пожарной безопасности

Бронирование может быть произведено для индивидуальных лиц, групп, туров или съездов. Клиент, прибывающий в гостиницу как индивидуальное лицо, не в составе группы, называется индивидуалом. Лица, прибывающие в гостиницу в составе группы, могут обслуживаться в соответствии с другим порядком, чем индивидуал. Например, бронирование для членов группы может регистрироваться под названием группы, а не под собственными именами членов группы.

Источники бронирования

В мировой практике существуют различные рыночные источники бронирования. Три наиболее распространенные источника операций по бронированию: центральные системы по бронированию, межгостиничные агентства и бронирование напрямую в гостинице. Приведенная схема 2.6.1. демонстрирует взаимосвязи между этими системами для бронирования. Гостиницы могут осуществлять большое количество операций по бронированию в результате поддержки различных вариантов бронирования. Взаимосвязи, продемонстрированные на схеме, имеют особенно важное значение для крупномасштабного бронирования в больших гостиницах.

Схема 2.6.1

Центральные системы по бронированию. Существует два основных типа этих систем: сеть, состоящая из филиалов, и сеть, включающая компании, не являющиеся филиалами.

Первый тип - это система резервирования сети гостиниц, в которой между всеми участниками существуют контрактные отношения. Гостиницы из сети объединяют свои действия с целью ускорения процесса бронирования и сокращения общих расходов системы. Данная сеть может также использовать другие гостиницы, не входящие в ее состав, в качестве дополнительных ресурсов. Дополнительные ресурсы получают заказы на резервирование только после занятости всех номеров в сети в пределах географической территории.

Второй тип - подписная система, предназначенная для налаживания отношений между независимыми (не объединенными в одну сеть) предприятиями. Данная система позволяет независимым гостиничным операторам использовать многие из преимуществ операторов, объединенных в сеть по первому типу.

Центральный офис для бронирования обычно работает непосредственно с населением, и используя при этом бесплатный телефонный номер. Большинство крупных сетей по предоставлению жилья на практике поддерживает два или несколько центров по бронированию, при этом звонки направляются в ближайший к звонившему центр. Центры по бронированию часто работают круглосуточно.

Центральным офисам для бронирования обычно необходимо обмениваться информацией о наличии свободных номеров и проводить операции по резервированию с гостиницами, входящими в сеть, через определенные промежутки времени в соответствии с графиком. Многие центральные офисы по бронированию используют компьютеры для связи офиса центральной системы с другими предприятиями, входящими в сеть. Кроме того, некоторые системы по бронированию переводят телефонные звонки на нужную гостиницу с целью обеспечения дальнейшего успешного сотрудничества. Центральные системы по бронированию обычно предоставляют предприятиям-членам сети необходимое оборудование для связи и снимают с них определенный процент за операции по бронированию, проведенные посредством этих систем. В свою очередь, каждая гостиница должна предоставлять в центральный офис по резервированию точные текущие сведения по наличию свободных номеров.

Системы обоих типов часто выполняют множество других услуг, кроме управления процессом резервирования и связи. Центральная система по бронированию может служить также как внутригостиничная система связи, система передачи бухгалтерских данных, или как местный информационный центр.

Межгостиничные агентства. Межгостиничное агентство - это центральная система по бронированию, которая заключает контракты для работы более чем с одной производственной линией. Данные агентства обычно предоставляют услуги по бронированию для авиакомпаний. Хотя обычно межгостиничные агентства переадресовывают свои заказы на бронирование номеров в центральную систему по резервированию, они также могут связываться напрямую с любой из гостиниц.

Бронирование напрямую в гостинице. Практика показывает, что большинство операций по бронированию гостиница проводит самостоятельно. При большом объеме прямых контактов с клиентами гостиница может создать в своем штате собственный отдел по бронированию.

Возможны несколько способов связи для обработки заказов на бронирование номеров, адресованных непосредственно в гостиницу:

телефон: клиенты могут позвонить напрямую в гостиницу;

почта: письменные заказы на бронирование обычно используются для групп, туров, и конференций. Заказы по почте обычно посылаются прямо в отдел по бронированию гостиницы;

гостиницы обычно поощряют предварительное планирование клиентами своего пребывания;

телекс, телеграмма и прочее: телекс обычно используется для международных заказов на бронирование. На долю телеграмм и других способов связи приходится небольшая часть всех операций по бронированию.