Распределение отчетов

Ночной аудитор должен организовать составление отчетов в удобном виде, их своевременную доставку в нужное место. Распределение отчетов - это заключительный шаг в работе аудита и является очень важным для оперативной работы гостиницы. Если все отчеты составлены точно и достоверно, и доставлены своевременно, то будет сделано больше правильных оперативных решений.

Автоматизированная система аудита (system update)

Так как автоматизированная система работает круглосуточно, она делает возможной функционирование систем реорганизации файлов, системы обслуживания, составление отчетов и обеспечивает подведение итогов в конце дня. С того времени как компьютерная система выполняет текущий аудит операционных записей по мере их появления потребность в аудите, делающем записи по счетам, практически исчезает. Учетная система СПиР может быть связана с плановыми доходами автоматизированных записей из системы учета посещений точек продаж, внутрикомнатных перемещений, баров и т.д. Аудитор должен проверять процедуру взаимодействия, чтобы быть уверенным в том, что зарегистрированные исходящие операции тщательно управляются. В случае если гарантированные заказы не отображаются, записи могут быть запрограммированы так, чтобы автоматически переноситься в файл счетов. Если операция должна быть зарегистрирована независимо, электронное отображение можно ограничить монитором компьютера для обработки.

Противоречия в состоянии номеров нетипичны полностью в автоматизированных системах, т.к. полки номеров в СПиР устранены, а регистрационные и выписные назначения внутренне связаны с назначениями состояния номеров.

Горничные обычно отчитываются о текущей занятости номеров по внутреннему телефону, прежде чем выйти из номера. Эта своевременная быстрая информация автоматически согласовывается с электронным состоянием номера, и отчет об изменении статуса номера автоматически распечатывается.

Компьютер может определить проблему достаточно быстро, чтобы дать возможность гостинице подготовить номера к передаче в продажу с минимальной потерей дохода.

Отчетный баланс поддерживается в течение всего времени. Как только цена заказа введена в список, она немедленно идет в гостевую карту и в контрольную карту. Контрольная карта - бухгалтерский документ для внутреннего использования, для подтверждения всех бухгалтерских записей СПиР. Для сбалансирования подразделений гостиницы компьютер сравнивает все контролируемые поступающие карты с контрольными картами. Не совпадение балансов также подходит для определения проблемы в технике автоматических записей.

Детализированные отчеты подразделениям могут быть собраны и связаны с записями для подтверждения счетных поступлений в любое время в течение дня. Компьютерная система может быть запрограммирована на составление различных отчетов различной длины и содержания. Так как «S U.» затрагивает реорганизацию компьютерных файлов так же, как и деталей подсчета, большая часть исходящей информации (документов) отличается от их не компьютеризированного дубликата.

Подтвержденные заказы, подсчет прибыли, списки ожидаемых прибытии и отправлений, карты выбывающих гостей, ежедневный отчет об операциях, счета-фактуры для не гостевых счетов - обычные последствия автоматизированной системы современной рутины. Оборудование может также распечатывать копии содержания файлов, чтобы избежать ошибок в системе. Отчет о деятельности, список гостей, отчет о состоянии номеров и бухгалтерские отчеты также могут быть распечатаны. Так как с информацией работает компьютер, а не физическая инвентаризация (описи), желательно применять процедуру внесения наличности по не компьютеризированному имуществу. Однако после того как компьютерная система может поддержать (подтвердить) отображение продаж, контроль кассира, полученного дохода также может попадать под современный контроль. Степень спецификации этих процедур обычно является предметом управленческой политики гостиницы.

Формы таблиц, приведенных в данной главе, разрабатываются в каждой гостинице индивидуально, в зависимости от перечня предоставляемых услуг, накопленного опыта по учету и контролю, а также специфике гостиницы, метода осуществления аудита.