2.9. Методы оплаты

Правильно составленный отчет службы приема и размещения (Ведомость учета движения номеров - форма №11-г) играет важную роль в работе смежных подразделений гостиницы, т. к. он помогает собрать необходимые данные, связанные с оплатой за услуги. Отчет составляется ежедневно по состоянию на 9°° дежурным администратором (агентом по приему гостей).

Кассир СПиР, независимо от того, какой вид оплаты избрал гость, должен выписать счет (форма №4-г) в трех экземплярах (при автоматизированной обработке данных - в двух экземплярах): первый экземпляр выдается гостю, другой экземпляр совместно с «Кассовым отчетом» (форма №9-г) в течение дня сдается в бухгалтерию, третий экземпляр остается у кассира и хранится до выезда гостя из гостиницы.

Счет заполняется при оформлении оплаты за бронирование, проживание, а также другие дополнительные услуги, которые указываются в счете. Счет является бланком строгой отчетности.

При оплате гостем за предоставленные гостиничные услуги наличными деньгами иногда возникают конфликтные ситуации из-за того, что гостю не предоставляют текущий гостевой кредит.

Кассовые чеки, чеки путешественников рассматриваются банками как эквивалент наличных денег. Гостиницы, которые принимают такие чеки, должны требовать подтверждения этой собственности гостя. Агент по приему должен сравнить фото и подпись гостя с внешностью и подписью человека, предоставившего чек. Если возникают какие-то сомнения, чек должен быть проверен банком.

Персональные чеки. Не все гостиницы допускают производить оплату за предоставленные услуги персональными чеками.

Некоторые гостиницы позволяют обналичить персональные чеки, если они сопровождаются кредитными карточками, делающими гарантированное обналичивание чеков и счетом чека в пределах установленных границ кредита.

Кассир должен внести данные кредитной карточки в чек.

Некоторые гостиницы принимают персональные чеки только в течение банковских часов. Это позволяет кассиру получить подтверждение банка. В других гостиницах оплата разрешается только за номер, а другие услуги оплачиваются наличными или кредитными карточками.

Администратор обязан проинформировать гостя к кому следует обратиться, чтобы обналичить чек.

Гостиницам, обслуживающим клиентов по чекам, можно дать следующие рекомендации во избежание связанных с этим потерь:

- не подписывать предоставленный чек до подтверждения его платежеспособности банком;

- не принимать чеки с неправильной датой, т. е. чек без даты или с будущей датой вместо настоящей (текущей);

- требовать, чтобы персональные чеки в письменной форме были платежеспособными и выписаны на гостиницу, а не на предъявителя.

Гарантийное обслуживание чеков

В цивилизованных странах эта служба оказывает ценнейшую помощь гостиницам. Обычно дежурный администратор звонит в гарантийную службу и называет дату выдачи чека и сумму сделки. Служба, в свою очередь, определяет размер кредита по чеку и гарантирует оплату или отрицает обеспечение оплаты.

Второй и третий экземпляры чека

Гостиницы, принимающие такие экземпляры чеков, имеют много проблем в том случае, если владельцу чека прекратили оплату. Если же гостиница принимает второй экземпляр чека, то дежурный администратор должен потребовать, чтобы гость подписал чек при нем, если даже чек уже подписан до того. В этом случае администратор может сравнить подписи на чеке и на том экземпляре, который уже подписан ранее.