Формула прогноза состояния номерного фонда

Общее количество номеров

- количество номеров, находящихся в ремонте

- количество номеров, занятых ранее намеченного срока

- количество забронированных номеров

+ количество забронированных номеров х процент не прибывших

+ количество номеров, освободившихся ранее

- количество номеров, продливших проживание

=номера свободные для предоставления гостям

Например, в гостинице «Y» всего 120 номеров. На 1 апреля 3 находится в ремонте, и 55 гостей заехало раньше намеченного срока. Ожидается, что 42 гостя приедут в забронированные номера. Т.к. процент не приехавших был уже посчитан и составляет 18,06%, менеджер службы приема и размещения вычисляет, что 8 гостей могут не приехать (42 х 0,1806 = 7,59); округляем до 8. На основании данных прошедшего периода ожидается, что 6 гостей выедут раньше, а 15 останутся дольше. Предполагаемое число свободных номеров, которое можно будет предоставить гостям на 1 апреля, можно рассчитать следующим образом:

Общее количество номеров 120

- количество номеров, находящихся в ремонте -3

- количество номеров, занятых ранее намеченного срока -55

- количество забронированных номеров - 42

+ количество забронированных номеров х

процент не прибывших +8

+ количество номеров, освободившихся ранее +6

- количество номеров, продливших проживание -15

= номера свободные для предоставления гостям 19

После расчета этой величины менеджер может решить, принимать ли еще заказы на бронь, определить необходимое количество персонала для обслуживания гостей. Однако следует помнить, что всегда необходимо быть очень гибким в принятии таких решений, поскольку возможны непредвиденные изменения, отмена брони и т.п.

Примеры составления прогнозов

В зависимости от нужд гостиницы ее загрузки могут быть разработаны различные виды прогнозов. Прогнозы загрузки гостиницы обычно разрабатываются ежемесячно для планирования доходов, затрат, нормирования труда. 10-дневный прогноз составляется для уточнения месячного в соответствии с полученной более «свежей» информацией. Этот прогноз составляется работниками СПиР или экономистами гостиницы и состоит из:

• ежедневного прогноза показателей загрузки гостиницы, включающего количество прибывших, выехавших, проданных номеров;

• количества групп со списками их участников, детали приезда и отъезда и тарифами номеров;

• сравнительный анализ прогнозов предыдущего периода и реальных показателей.

Специальный 10-дневный прогноз может быть подготовленным для ресторанного обслуживания.

10-дневный прогноз должен быть составлен во все службы гостиницы к середине недели, предшествующей плановому периоду. В форме прогноза может быть также отмечено количество клиентов, обслуживаемых по специальному тарифу.

Некоторые гостиницы составляют 3-хдневный прогноз. Он отражает изменения, произошедшие за 3-хдневный период по сравнению с 10-дневным прогнозом.

Адрес _____________________ Конец недели_____________________ Дата подготовки____________ Кем подготовлен__________________ Должен быть представлен руководителям всех служб за 5 дней до первого прогнозируемого дня
1. Дата и день прогнозируемого периода	Пт.	Сб.	Вс.	Пн.	Вт.	Ср.	Чт.	Пт.	Сб	Вс.
2. Ожидаемое количество выезжающих
3. Прибывающие по брони – группы (взято из журнала бронирование)
4. Прибывающие по брони самостоятельно (взято из журнала)
5. Количество брони на планируемый период
6. Прогноз количества посетителей, не предупредивших о приезде
7. Общее число прибывших
8. Оставшиеся дольше (продлившие срок пребывания)
9. Общий прогноз по номерам
10. Действительное число занятых номеров (берется из ежедневного отчета по каждой конкретной дате)
11. Прогноз количества гостей
12. Действительное число занятых номеров (берется из ежедневного отчета по каждой конкретной дате)
13. Отклонения от прогноза
14. Комментарии заведующего СПиР генеральному директору гостиницы; при необходимости предоставляются дополнительные материалы
Заверено____________ Подпись генерального директора и дата

Учет номеров. Для этой цели существует журналы контроля, таблицы ЭВМ, прогнозы, формулы и коэффициенты необходимы при кратко и долгосрочном планировании. Каждый день менеджер приема и размещения занимается подведением итогов загрузки номерного фонда, учитывая занятые, свободные, забронированные и освобождаемые номера. Использование компьютеризированной системы может значительно снизить необходимость этой работы, поскольку данные о состоянии номерного фонда будут обновляться автоматически.

Особенно важно знать реальное и точное число свободных номеров в период максимальной загрузки гостиницы.

В неавтоматизированных и полуавтоматизированных системах для проверки состояния номеров используются проверочные листы. Они служат хорошим напоминанием обслуживающему персоналу СПиР о том, как надо действовать, чтобы добиться максимального эффекта от эксплуатации номерного фонда.