Автоматическая выписка

Для ускорения выписки клиентов стали применяться терминалы и внутренние компьютеры, связанные с компьютерной системой гостиницы. Они значительно сокращают процесс выписки гостей и при этом экономят время работы СПиР. Как и терминалы саморегистрации терминалы автоматической выписки очень разнообразны. Некоторые из них напоминают автоматическую счетную машину в банке, в то время как другие напоминают сочетание двух технических систем аудио и видео.

Чтобы пользоваться автоматической выпиской гость должен иметь доступ к формуляру и ознакомиться с его содержанием. Задолженность может быть перенесена на кредитную карточку, как только гость представил ее при регистрации. Процедура выписки считается законченной, когда остатки задолженности переведены на кредитную карточку и пронумерованный расчетный счет напечатан и вручен гостю. Системы также автоматически обновляют статус номера и открывают файл гостя. Обзор формуляров внутренними компьютерами и функции выписки могут быть обеспечены терминалами внутренних компьютеров или через посредство телефонной связи гостиничных номеров, чтобы получить доступ и вывести на экран гостиничного монитора данные формуляра гостя. Интерфейс учетной системы СПиР позволяет гостю ознакомиться с данными формулярами и одобрить метод расчета по его счету.

Более новая технология может обеспечить компьютерно-синтезированные ответы посредством телефона из гостиничного номера. Каждый метод обеспечивает гостей данными формуляра и предопределяет процедуру выписки. Напечатанные копии формуляров используются гостями при взаимодействии с СПиР.

Информация о госте

Расчетный процесс заканчивается составлением формуляра, содержащего информацию о госте.

Некоторые гостиницы используют анкеты или регистрационные карточки в качестве основы для файлов информации о гостях. Другие разрабатывают специальную форму для составления карточки гостя.

Гостиницы курортной зоны, в частности, часто имеют обширные бланки, содержащие особую информацию для максимального удовлетворения потребностей гостей. Они включают имена супругов и детей, дни рождения, типы номеров, которым они отдают предпочтение, любимые блюда и т. д. - все эти данные могут быть в файле для всех гостей или выборочно для отдельной категории.

Карточки, содержащие информацию о госте, могут быть использованы отделом сбыта и маркетинга как источник почтовых адресов, они могут помочь выявить основные потребности и составить важный материал для стратегического маркетинга. Эта информация может помочь составить и размесить рекламу, указать на необходимость расширения дополнительных услуг или потенциала увеличения имеющихся гостиничных услуг. Программное обеспечение компьютеризированной системы данных гостя может позволить работникам гостиницы сортировать данные с целью использования их в маркетинге и оценить достижения прошлых усилий.

Например, компьютеризированная программа информации о госте может позволить работникам гостиницы определить географическое расположение адресов гостей, отдыхавших у них. Располагая такими данными, гостиничная реклама может сыграть свою роль более эффективно.

Важно помнить, что файлы информации о госте являются конфиденциальными и составляют собственность гостиницы.

Работники гостиницы должны гарантировать своим клиентам защиту от постороннего вторжения в их частную жизнь.