Даты ожидаемого приезда/отъезда

Списки предполагаемых приездов и отъездов составляются ежедневно. Списки содержат информацию о датах прибытия/отъезда гостей, их имена, а также количество гостей, продливших визит.

Информация, изложенная в списках, проверяется каждый вечер. Списки составляются в алфавитном порядке и хранятся в отделе бронирования либо в службе портье. В гостиницах, имеющих компьютерные системы, такие списки могут распечатываться и находиться в ведении службы портье, что облегчит процедуру регистрации.

С помощью компьютеров можно заготавливать специальные регистрационные карточки для пребывающих гостей, которые составляются с учетом данных по бронированию и требуют только подписи приезжающего клиента. Такие карточки еще более облегчают процедуру регистрации.

Хроники бронирования

Анализируя хроники бронирования, администрация и служащие отеля получат более подробную информацию по системе бронирования в целом, смогут спрогнозировать предполагаемые тенденции и доходы от бронирования. Хроники бронирования включают в себя информацию по бронированию, а именно количество лиц, занимающих номер, источник бронирования, кол-во «ноу-шоу», количество продленных визитов и ранних отъездов (до предполагаемой даты отъезда).

Предполагаемый вид таблицы хроник бронирования:

Юридический аспект. Соглашение по поводу бронирования может быть заключено между отелем и потенциальным клиентом в письменной или устной форме. Устное заявление со стороны отеля о том, что потенциальному клиенту будет предоставлен номер в определенный день и на определенный срок является формой договора, согласно которому отель обязан предоставить гостю номер на оговоренный срок.

Если бронирование подтверждено в ответ на запрос со стороны потенциального клиента, последний в этом случае становится стороной контракта, имеющей определенные обязательства.

Списки очередности. В некоторых случаях, клиенту может быть отказано в бронировании из-за отсутствия в отеле свободных номеров. Однако, если временной промежуток со дня бронирования до фактической даты приезда потенциального клиента достаточно велик, клиент может быть поставлен на очередь, т.е. занесен в список очередности. Списки очередности составляются и ведутся следующим образом:

• Сообщите гостю, что на данный момент отель полностью загружен и бронирование на заказанный срок не представляется возможным.

• Предложить гостю оставить свои данные (адрес, номер телефона).

• Немедленно предоставить гостю номер, если кто-либо отменяет заказ.

• Помочь гостю выбрать альтернативный срок для бронирования номера, если на данный момент ни один из ранее заказанных номеров не освободился.

Групповые бронирования:

Бронирования для участников собраний и конференций. Тесные деловые взаимоотношения между службой отеля и координатором группы участников собраний/конференции является важным фактором для успешного ее расселения. Ниже представлены рекомендации для служащих отеля при расселении групп.

Расселение, организации, ответственные за расселение. Иногда, для больших групп приезжих бронируются номера в нескольких отелях. Зачастую, за расселение отвечают сразу несколько координирующих организаций. Каждый задействованный отель должен определиться относительно количества номеров, которые он может предоставить для расселения участников собраний. Целью деятельности расселяющих организации является координация количества предоставляемых номеров с количеством запросов на бронирование. Служащие организации информируют отель касательно количества бронируемых номеров. В свою очередь, отель извещает расселяющую организацию по поводу уже имеющихся заказов на бронирование и отмену бронирования. Посредством такого обмена информацией, расселяющая организация помогает каждому отелю справиться с задачей группового бронирования.

Туристические группы. Обычно, для туристических групп проживание, транспортировка и другие соответствующие услуги намечаются и оплачиваются заранее. При работе с туристами служащие отелей

Порядок действий при обслуживании групп, приезжающих на конференции

1. Располагать информацией по поводу профессиональной направленности группы, знать ее список ее «ноу-шоу», отмен бронирования, бронирования «в последнюю минуту».

2. Согласовать порядок расселения с координатором группы.

3. Убедиться в, том, что регистрационный агент располагает информацией по поводу расписания конференции, на которую прибывает группа.

4. Регулярно составлять отчеты по проживанию группы, согласовывая с текущей ситуацией.

5. Составлять общий и соответствующий реальному положению вещей список зарегистрированных гостей.

6. Немедленно исправлять найденные неточности и ошибки, допущенные координатором группы.

7. Подтверждать бронирование участников группы.

8. При отмене бронирования участниками группы, проинформировать об этом координатора группы.

9. Распространять среди служащих отеля список поселения группы, направлять копию списка координатору группы.

Порядок действий при обслуживании туристических групп

1. Уточнить количество и тип номеров, необходимых для расселения группы туристов, включая водителей и гидов.

2. Уточнить даты выезда группы, с тем, чтобы немедленно предоставить освободившиеся номера другим гостям.

3. Уточнить дату подачи организатором группы списка расселения.

4. Установить дату и размер предоплаты.

5. Отметить все услуги, оказываемые группе входе тура.

6. Включить в список группы фамилию И. О. и номер телефона ответственного представителя группы или агента.