Типовые проблемы, связанные с бронированием

• Агент по бронированию неверно указывает даты приезда или отъезда, допускает ошибки в написаний фамилий или имен гостей, меняет местами имя и фамилию гостя (Трой Томас может быть записан как Томас Трой).

• Имя доверенного лица потенциального клиента, которое бронирует номер для поселения по телефону, принимается за имя гостя, и его имя заносится в журнал по регистрации бронирования, либо, звонящий от лица гостя по невнимательности называет свое имя вместо имени гостя.

Во избежание возникновения вышеуказанных проблем, агент по бронированию должен сверить со звонящим полученную от него информацию. Нужно быть особенно внимательным в тех случаях, когда номера бронируются для иностранных граждан. Неспособность найти необходимую запись в регистрационном журнале может негативно повлиять на установление хороших взаимоотношений между отелем и гостем.

Недоразумения, возникающие из-за терминологии

• Семья, имеющая подтвержденное бронирование, приезжает в отель сразу же после часа отмены бронирования, и узнает, что в отеле нет свободных номеров. Как оказалось, фраза «подтвержденное бронирование» была принята за «гарантированное бронирование».

• Два бизнесмена заказывают двойной номер, ожидая, что он будет иметь две кровати. На самом деле, они находят номер с одной двойной кроватью.

• Семья, заказавшая «примыкающий номер» для детей вместо «спаренного номера» по приезде обнаруживает, что заказанные номера находятся напротив друг друга.

Во избежание возникновения вышеуказанных недоразумений, агент по бронированию должен быть предельно внимательным, выясняя, что именно желает заказать потенциальный клиент, а также, при необходимости, объяснить значение профессиональных терминов и разницу между ними. После того, как заказ на бронирование поступил, агенту по бронированию следует повторить всю полученную информацию клиенту, во избежание возникновения возможных недоразумений.

Ошибки, возникающие при обмене информацией между центральной и внешними системами бронирования

• Центральная система бронирования, обслуживающая несколько отелей в одном и том же городе, бронирует для гостя место в другом отеле; например, в отеле аэропорта, вместо городского отеля.

• Система, обслуживающая отели в городах со сходными названиями, бронирует номер для гостя в отеле другого города.

Во избежание возникновения подобных недоразумений, агент по бронирование должен предоставить гостю всю информацию об отеле (его правильное название и адрес), в котором для него забронирован номер.

Сбои в работе центральной системы по бронированию

• Отелю не удается своевременно проинформировать Системы о количестве свободных номеров и текущих изменениях в их стоимости.

• Система бронирования недостаточно быстро информирует отель о количестве принятых заказов на бронирование.

• Средства связи между отелем и Системой пришли в негодность вследствие механической поломки.

• Отель прекращает связь с Системой слишком рано или слишком поздно.

Во избежание возникновения подобных проблем, агент по бронированию должен четко знать расписание связи между Системой и отелем. Уведомляя Систему о прекращении связи в определенный день, отель должен получить информацию о количестве полученных, но еще не выполненных запросов на бронирование.

Механические сбои в работе оборудования могут повредить протеканию всего процесса обмена информацией между отелем и Системой. Для более эффективного взаимодействия, между работниками отеля и Системы по бронированию должны установиться хорошие партнерские отношения.