Недействительные карточки

Если кредитная карточка признана недействительной после двойной проверки, работники должны следовать установленным гостиницей и кредитным банком инструкциям. Обычно предлагается другая форма оплаты. Если это невозможно, дежурный администратор обычно вызывает менеджера по кредитным карточкам или главного менеджера гостиницы, который разбирается в ситуации. В случае, если обнаруживается украденная карточка, приглашается также представитель правоохранительных органов.

Несмотря на то, что правоохранительные органы рассматривают воровство кредитных карточек как криминальное преступление, гостиницам следует быть осторожными в определении гостей, которые подозреваются в краже или обманным путем уклоняются от оплаты счетов. Такое задержание, особенно если оно несправедливо или неправильно проведено, может подвергнуть гостиницу к предъявлению иска за ложное обвинение и клевету. Гостиничный юрисконсульт может посоветовать персоналу СПиР, оказавшемуся в уязвимой ситуации, как выйти из создавшегося положения.

Когда действительность кредитной карточки подтверждена, делается отпечаток кредитной карточки на квитанции. В службах приема и размещения некоторых гостиниц требуют от администрации прокатывать дату действия кредитной карточки и проставлять номер на печатаемой квитанции (ваучере), как доказательство того, что они следовали требованиям инструкции.

Порог ограничений (Floor limits)

Компании, обслуживающие кредитные карточки, могут предоставлять гостиницам предельный лимит, т. е. максимальную сумму расходов по кредитной карточке, которую гостинице разрешается принимать от владельца кредитной карточки без специального разрешения. Если сумма, которая должна быть записана на счет, приближается или превышает гостиничный предел, работник службы приема и размещения должен связаться с организацией, обслуживающей кредитные карточки, чтобы получить одобрение на дальнейшие действия. В некоторых случаях штраф за неполученное дополнительное разрешение лишает получения полной суммы платежа, не только суммы большей, чем величина лимита.

Компьютерная система, способная управлять расчетами гостей, может выявлять счета гостей, приближающиеся к лимитам организации, обслуживающей кредитную карточку, чтобы им не приходилось беспокоить гостей получением разрешения в последнюю минуту или просят расплатиться иным способом.

Кредит, оговоренный заранее

Гостиницы могут рассчитывать на оговоренную заранее сумму кредита по гостевой кредитной карточке, чтобы быть уверенными, что все услуги оплачены, но они должны сознавать, что эти инструкции соответствуют законам. Таким образом, если гость приехал в отель и планирует пробыть несколько Дней, и гостиница знает, что предполагаемая сумма превысит лимит, она может пожелать оговорить заранее сумму предполагаемого расчета на счете гостя по кредитной карточке. Но если гость решит уехать раньше, чем планировал, то его кредит будет приостановлен.

Окончательный расчет (Direct billing)

Некоторые гостиницы увеличивают кредит гостям. Такое кредитное соглашение называется прямое обязательство, обычно устанавливается путем переписки между гостем и гостиницей. Гостя могут попросить заполнить гостиничные заявки на кредит. Список разрешенных расчетов по прямым обязательствам (векселям) обычно находится в администраторской. Во время выезда гость только подписывает свой счет после одобрения его содержания и заявление об обязательстве хранения в архиве.