3.3. Облік розрахунків з підзвітними особами

Підзвітними особами є працівники даної установи, які отрима­ли грошові суми на звіт для майбутніх господарських витрат, на від­рядження та наукові експедиції. Через підзвітних осіб може випла­чуватися і заробітна плата, якщо в установі не передбачена за штатним розписом посада касира або якщо через віддаленість обслу­говуваної установи розрахунково-платіжна відомість не може бути повернута довіреною особою в касу централізованої бухгалтерії протягом трьох робочих днів, відведених на виплати заробітної пла­ти готівкою.

Перелік підзвітних осіб затверджується розпорядженням керів­ника установи. Для одержання грошей під звіт підзвітна особа зверта­ється з заявою на ім'я керівника установи і якщо за нею не рахується заборгованості за попереднім авансом, то керівник установи дає до­звіл на видачу грошей під звіт. Працівники, які одержали готівку на звіт, зобов'язані подати до бухгалтерії авансовий звіт про витрачені суми, до якого повинні бути додані всі виправдовуючі документи (акт закупівлі, чеки, квитанції, рахунки магазинів, готелів, залізничні, авіаційні та інші проїзні квитки). Обов'язковим реквізитом авансово­го звіту є резолюція керівника чи уповноваженої ним особи про за­твердження вказаної суми витрат і його підпис.

Відповідно до п. 2.11 Положення про ведення касових операцій в національній валюті України № 637 видача готівкових коштів під звіт на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вто­ринної сировини, крім металобрухту, дозволяється на строк не більше ніж 10 робочих днів від дня видачі готівкових коштів під звіт, а на всі

62

63

ту харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної осо­би, понесених у зв'язку з її відрядженням.

Встановлено такі граничні норми добових витрат:

а) у разі якщо до рахунків на оплату вартості проживання в готелях не включаються витрати на харчування, для відряджень у межах України — ЗО грн, для відряджень за кордон — 280 грн;

б) у разі якщо до рахунків вартості проживання в готелях включа­ ються витрати на:

• одноразове харчування, для відряджень у межах України — 24 грн, для відряджень за кордон — 224 грн;

• дворазове харчування, для відряджень у межах України — 18 грн, для відряджень за кордон — 154 грн;

• триразове харчування, для відряджень у межах України — 12 грн, для відряджень за кордон — 98 грн.

Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний протя­гом трьох робочих днів подати Звіт про використання коштів, вида­них на відрядження або під звіт. Залишок невитраченої суми повер­тають до каси в грошових одиницях, у яких був виданий аванс, але не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження. Разом із звітом подають виправдовувальні документи.

Підзвітна особа повинна пред'являти до бухгалтерії лише оригі­нали виправдовувальні документів. Так, компенсують кошти, витра­чені лише на (п. 1.7 р. І та п. 1.4. р. II Інструкції про відрядження, п. 6 Постанови № 663):

• проїзд (включаючи перевезення багажу) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження (у міському транспорті — метро, тролейбуси, трамваї, рейсові автобуси тощо (крім таксі) за умови, що не було надано безкоштовного засобу пересуван­ня. Проїзд, наприклад, залізницею у м'якому вагоні можливий тільки з письмового дозволу керівника в довільній формі;

• користування постільними речами в поїздах;

• техогляд, стоянку, паркування, а також збори за проїзд ґрун­товими, шосейними дорогами та водними переправами в разі відрядження за кордон на службовому авто;

• бронювання місць у готелях, але в розмірах не більш як 50% вартості Місця за добу;

• проживання;

• побутові послуги, які включено до рахунків на оплату вартос­ті проживання в готелях (прання, прасування, чистка та лаго-

64

дження одягу, взуття чи білизни), але не більше ніж 10% до­бових до країни відрядження (за всі дні відрядження); _ комісійні в разі обміну валюти;

отримання віз, обов'язкове страхування (за наявності полісів, а також ксерокопії сторінок закордонного паспорта, завірені відділом кадрів та головним бухгалтером);

• службові телефонні переговори, проведені в розмірах, погод­жених з керівником;

• чайові, сума яких включена до рахунка згідно із законами кра­їни перебування;

• добові.

Розрахунки з підзвітними особами обліковують на субрахунку 362 „Розрахунки з підзвітними особами" до синтетичного рахунка 36 „Розрахунки з різними дебіторами". На цьому ж субрахунку обліко­вують видані в підзвіт талони на бензин, талони на проїзд у міському транспорті та інші грошові документи, а також кошти на виплату за­робітної плати (в окремих випадках).

Операції з обліку розрахунків з підзвітними особами оформля­ються певними бухгалтерськими проведеннями (табл. 3.4).

Таблиця 3.4 Кореспонденція рахунків з обліку розрахунків з підзвітними особами

Усі ці господарські операції відображають у меморіальному ор­дері №g—„Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами" [т. ф. № 86(бюджет)], записи в якому здійснюють лінійно-позиційним методом, поєднуючи синтетичний та аналітичний обліки. Іфи цьому методі в одному рядку записують як суму виданого авансу окремій підзвітній особі, так і суму витрат згідно із затвердженим ава­нсовим звітом, виводять залишок на кінець звітного періоду за підзвіт­ною особою або за установою. При видачі одній особі декілька разів

65

авансів протягом місяця її прізвище буде повторюватися в накопичу­вальній відомості відповідно до кількості отриманих авансів. Загальні підсумки накопичувальної відомості (за вирахуванням операцій з руху коштів у касі) переносять до книги Журнал-Головна.