1.2. Документування господарських операцій та основи побудови реєстрів бухгалтерського обліку бюджетних установ

Виходячи з основних вимог Закону України "Про бухгалтерсь­кий облік та фінансову звітність в Україні", метою ведення бухгал­терського обліку і складання звітності є формування повної, правди­вої і неупередженої інформації про фінансовий стан, результати діяльності й руху грошових коштів організації.

Одним із засобів виконання цього завдання є вибір форми бух­галтерського обліку, під якою слід розуміти сукупність облікових ре­єстрів, які використовуються в певній послідовності та взаємодії для ведення обліку із застосуванням принципу подвійного запису.

Бухгалтерський облік ведуть за допомогою меморіально-ордерної форми обліку, журнально-ордерної та автоматизованої. Ос­новною формою обліку в бюджетних установах є меморіально-ордерна, при якій можна виділити загальну схему обліку (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Загальна схема меморіально-ордерної форми бюджетного обліку

Підставою для бухгалтерського обліку операцій з виконання кошторису є первинні документи, які фіксують факти здійснення гос­подарських операцій. З оформлення кожної господарської операції первинним документом починається перша стадія обліку.

Вимоги до документального оформлення господарських операцій на підприємствах усіх галузей народного господарства України регла­ментуються „Положенням про документальне забезпечення записів у

9

бухгалтерському обліку", затвердженим Міністерством фінансів Укра­їни 24.05.1995 р. за № 88 з подальшими змінами і доповненнями.

Документи (від лат. documentum — доказ, свідоцтво) є основою організації облікового процесу в бюджетних організаціях. Вони зат­верджують факт здійснення господарських операцій і є підставою для записів у реєстри бухгалтерського обліку. Без правильно складеного і відповідним чином оформленого первинного документа не може бути здійснено жодного запису в бухгалтерському обліку.

Документи складаються з окремих показників, які називаються реквізитами (від лат. requisitum — необхідне). Сукупність реквізитів визначає зміст документа, а їх розміщення — його форму. Щоб доку­мент відповідав своєму призначенню, його слід складати згідно з фор­мою, прийнятою до даної категорії документів. Від повноти і якості оформлення документів залежить їхня доказова (юридична) сила, адже вони є свідченням, доказом, підтвердженням реальності кон­кретних подій і господарських явищ.

Усі реквізити первинних документів поділяються на обов'язкові та необов'язкові. Обов'язкові реквізити ще мають назву загальних (основних) і визначають зміст операцій, які відображаються та нада­ють доказової сили. Таким чином, первинні документи як у паперовій формі, так і у вигляді електронних записів для надання їм юридичної сили повинні мати такі обов'язкові реквізити, які повинен перевірити відповідальний виконавець до введення їх у систему:

• назву документа (форми);

• номер та дату складання документа;

• назву установи, від імені якої складено документ;

• місце складання документа;

• назву отримувача коштів;

• зміст операції (підставу для її здійснення);

• суму операції (цифрами і прописом). Сума операції може бу­ти відображена цифрами, за відсутності на документі суми прописом, якщо цей документ формується за допомогою про­грамного забезпечення в автоматизованому режимі або якщо це передбачено нормативними актами Державного казначей­ства України;

• номери рахунків за дебетом і кредитом;

• підписи осіб, відповідальних за здійснення операцій та пра­вильність її оформлення з розшифровкою підписів (підт­вердження підпису на документі в електронному вигляді

10

здійснюється за допомогою електронного коду працівника або електронного підпису);

• коду економічної класифікації видатків із зазначенням сум (за визначеним форматом) при здійсненні видатків із бюдже­ту або перерозподілі бюджетних коштів;

• суму податку на додану вартість або напис „без податку на додану вартість";

• на першому примірнику (незалежно від способу виготовлен­ня розрахункового документа) відбиток печатки та підписи відповідальних осіб платника або отримувача коштів;

• зразки підписів та відбиток печатки, інші додаткові реквізити для окремих документів.

Відповідальність за своєчасне складання первинних документів та реєстрів обліку, а також за правильність відображення операцій в облікових реєстрах несуть особи, які склали і підписали ці документи (реєстри).

Приймання первинних документів у бухгалтерії є важливим ета­пом після їх складання. До виконання та оформлення заборонено приймати документи за операціями, які суперечать законодавству України і встановленому порядку приймання, зберігання і викорис­тання активів і зобов'язань. Такі документи передаються безпосеред­ньо головному бухгалтеру для прийняття відповідних рішень. Відпо­відальність за прийняття документів, які суперечать діючому законодавству, несуть особи, які їх ініціювали та підписували.

Наказом Державного казначейства України від 6.10.2000 р. № 100 „Про затвердження форм карток і книг аналітичного обліку бюджетних установ та порядку їх складання" затверджено такі форми аналітичного обліку:

• „Картка аналітичного обліку готівкових операцій";

• „Картка аналітичного обліку касових видатків";

• „Картка аналітичного обліку фактичних видатків";

• „Картка аналітичного обліку отриманих асигнувань";

• „Картка аналітичного обліку асигнувань, перерахованих під­відомчим установам";

- „Картка обліку асигнувань та прийнятих зобов'язань". Наказом Державного казначейства України від 17.07.2000 р.

№ 68 затверджено Інструкцію про форми меморіальних ордерів бюд­жетних установ та порядок їх складання.

11

Форми меморіальних ордерів, затверджені для ведення обліку в умовах ручного та автоматизованого опрацювання господарських операцій. У вигляді накопичувальних відомостей меморіальні ордери побудовані за принципами журнально-ордерної форми. Бюджетні установи мають напрацювати послідовність заповнення меморіаль­них ордерів з урахуванням функціональних ознак та способу ведення бухгалтерського обліку з використанням комп'ютерних технологій.

Складання меморіальних ордерів здійснюється за такими прин­ципами: забезпечення протягом місяця рівномірності записів в облі­кові реєстри; посилення контролю облікових записів; накопичення інформації за кореспондуючими рахунками по дебету рахунка з кре­диту рахунків та субрахунків і за кредитом рахунка в дебет рахунків та субрахунків; прискорення складання книги „Журнал-Головна" та звітності безпосередньо за даними меморіальних ордерів; поліпшення організації праці бухгалтерів.

Аналітичний облік засобів за затвердженими меморіальними орде­рами відокремлений від синтетичного. Розглянемо загальну побудову, призначення та послідовність їх складання, насамперед в умовах ручно­го ведення бухгалтерського обліку. В кінці місяця виводять підсумки по горизонталі і вертикалі в меморіальних ордерах. Накопичена інформація за позиціями „Сума оборотів за меморіальним ордером" за кореспонду­ючими рахунками переноситься до книги „Журнал-Головна".

При визначенні термінів зберігання бухгалтерських документів необхідно керуватись Переліком типових документів, що створюють­ся в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.1998 р. № 41 (зі змінами) (Додаток А).

Передік включає документи, що утворюються під час документу­вання однотипних управлінських функцій, виконуваних органами дер­жавної влади, місцевого самоврядування та іншими установами, органі­заціями і підприємствами в процесі своєї діяльності, а також документацію, що утворюється в результаті виробничої, науково-технічної діяльності установ, організацій і підприємств. Склад докумен­тів і терміни їх зберігання, які містяться в даному нормативному акті, ви­значено в результаті безпосереднього вивчення документів із врахуван­ням рекомендацій фахівців відповідних галузей народного господарства і соціально-культурної сфери, положень ряду примірних і типових но­менклатур справ, затверджених Державним комітетом архівів України.

12