5.3. Аналітичний та інвентарний облік основних засобів

Облік основних засобів за місцями їх зберігання (місцезнаход­ження) ведеться за інвентарними об'єктами.

Інвентарний об 'єкт — це конструктивно закінчений пристрій з усіма пристосуваннями і приладдям, що відносяться до нього, конс­труктивно відокремлений предмет, призначений для виконання пев­них самостійних функцій, або певний комплекс конструктивно з'єднаних предметів, які складають єдине ціле та спільно виконують певну роботу.

Інструкцією з обліку основних засобів та інших необоротних ак­тивів бюджетних установ № 64 передбачено деякі особливості обліку будівель виробничо-господарського призначення, зайнятих органами управління, соціально-культурними та іншими установами; будинків та інших споруд. Такі окремі будови обліковуються як самостійні об'­єкти основних засобів, до складу такої будови входять усі необхідні для експлуатації та розміщення усередині неї комунікації, тобто сис­тема опалювання приміщення, включаючи й котельну установку для опалювання (якщо остання знаходиться в самому приміщенні), внут­рішня мережа водогазопроводу і каналізації з усіма пристроями, вну­трішня мережа силової та освітлювальної електропроводки з усією освітлювальною арматурою, внутрішні телефонні та сигналізаційні мережі та вентиляційні пристрої загальносанітарного значення, під­йомники (ліфти). Якщо будівлі знаходяться поряд і мають загальну стіну, але кожна з них — самостійне конструктивне ціле, то вони об­ліковуються як окремі інвентарні об'єкти основних засобів.

Земля та будівлі, розташовані на ній, є окремими об'єктами ос­новних засобів і відображаються окремо в бухгалтерському обліку. Якщо вартість землі неможливо відділити від вартості будівель, то всі

140

тпати на їх придбання і утримання повинні повністю відноситися на переважаючий об'єкт.

Надвірні приміщення, огорожі та інші надвірні споруди, що об-слуговують будівлю (сарай, паркан, колодязь), складають разом із нею один інвентарний об'єкт. Якщо ці будови та споруди обслугову­ють два і більше приміщень, то вони вважаються самостійними інве­нтарними об'єктами.

Зовнішні прибудови до будівлі, що мають самостійне господар­ське значення, приміщення котельних, що стоять окремо, а також ка­пітальні надвірні прибудови (склади, гаражі) вважаються теж само­стійними інвентарними об'єктами.

Для організації обліку та забезпечення контролю за збережен­ням основних засобів кожному об'єкту присвоюється відповідний ін­вентарний номер, що складається з восьми знаків. Перші три знаки позначають номер субрахунка, четвертий — підгрупу, останні чотири знаки — порядковий номер предмета в підгрупі. Для тих субрахунків, для яких не виділено підгрупи, четвертим знаком є нуль. Так, інвен­тарний номер 10510016 позначає субрахунок 105 „Транспортні засо­би", підгрупа — 1, порядковий номер об'єкта — 0016.

Інвентарний номер зазначається на жетоні, який прикріпляється до об'єкта, зазначається фарбою на об'єкті або проставляється іншим способом. Виняток становлять такі основні засоби, як багаторічні на­садження, капітальні витрати на поліпшення земель тощо. У тих ви­падках, коли інвентарний об'єкт є складним і включає ті чи інші відо­кремлені елементи, що становлять разом із ним одне ціле, на кожному такому елементі має бути зазначено той самий інвентарний номер, що й на основному об'єкті.

Інвентарні номери, присвоєні об'єкту основних засобів, наво­дяться в усіх первинних документах (акті приймання-передачі, акті ліквідації тощо), котрі є підставою для обліку руху об'єктів основних засобів, і зберігаються за ними на весь період перебування їх у цій установі. Інвентарні номери об'єктів, що вибули (передані безоплат­но, реалізовані, ліквідовані), не повинні присвоюватися іншим об'єк­там, які знову надійшли, протягом трьох років.

У бухгалтерії установи з метою організації обліку та забезпе­чення контролю за збереженням основних засобів ведеться попред-метний їх облік на інвентарних картках:

- Інвентарна картка обліку основних засобів у бюджетних уста­новах ф. № 03-6 (бюджет);

141

• Інвентарна картка обліку основних засобів у бюджетних устя новах (для тварин і багаторічних насаджень) ф. № 03-8 (бюд-жет);

• Інвентарна картка групового обліку основних засобів у бюд. жетних установах ф. № 03-9 (бюджет).

Інвентарні картки обліку основних засобів у бюджетних устано­вах ведуться бухгалтерією в одному примірнику. Інвентарні картки зберігаються в картотеках бухгалтерії, в яких вони розміщуються за відповідними субрахунками та групами з розподілом за матеріально відповідальними особами, а в централізованих бухгалтеріях — додат­ково і за обслуговуваними установами.

За час експлуатації об'єкта основних засобів до картки вносить­ся інформація про роботи з добудовування, дообладнання, реконст­рукції, модернізації та капітального ремонту існуючого об'єкта. Якщо до картки неможливо внести всі якісні та кількісні зміни характерис­тики об'єкта, що відбулися внаслідок його реконструкції або модер­нізації, її доповнюють новою. Стару інвентарну картку бережуть як довідковий документ (у ній робиться позначка про відкриття нової картки).

Інвентарні картки списаних основних засобів після внесення до них позначок про списання здаються до архіву. Термін зберігання ін­вентарних карток в архівах установ становить три роки після їх лікві­дації. Інвентарна картка обліку реалізованих або ліквідованих основ­них засобів додається до документів (актів, накладних), якими було оформлено їх реалізацію або ліквідацію. Картка передається разом із реалізованим основним засобом.

Для здійснення контролю за збереженням карток і повнотою об­ліку об'єктів основних засобів інвентарні картки реєструються в Опи­сі інвентарних карток по обліку основних засобів за ф. № 03-10 (бю­джет), які ведуться бухгалтерією підприємства в одному примірнику за класифікаційними групами об'єктів основних засобів із зазначен­ням у них номера картки, інвентарного номера об'єкта, його назви та позначок про вибуття. Описи інвентарних карток по обліку основних засобів підлягають передачі до архіву тоді, коли до останньої інвен­тарної картки вноситься позначка про списання об'єкта основних за­собів.

Для здійснення оперативного-обліку наявності та руху основних засобів за їх місцезнаходженням матеріально відповідальні особи ве­дуть інвентарні списки основних засобів за ф. № 03-11 (бюджет), У

142

яких записують номер і дату інвентарної картки, інвентарний номер об'єкта, його повне найменування, первісну (балансову) вартість і да-ні про вибуття (переміщення) — дату і номер документа і причину вибуття (переміщення). При цьому дані пооб'єктного обліку основ­них засобів за місцем їх знаходження (експлуатації") підлягають пері­одичному звірянню із записами в інвентарних картках, що ведуться в бухгалтерії установи.

Для контролю за правильністю бухгалтерських записів за раху­нками синтетичного і аналітичного обліку складаються оборотні ві­домості щодо кожної групи субрахунків, які об'єднуються відповід­ним синтетичним рахунком. Підсумки оборотів і залишків кожного субрахунка оборотних відомостей звіряються з підсумками оборотів і залишків даних відповідних синтетичних рахунків книги „Журнал-Головна" ф. № 308.