9.8. Оформлення результатів інвентаризації та порядок регулювання інвентаризаційних різниць

Після закінчення інвентаризації оформлені описи (акти) здають­ся в бухгалтерію для перевірки, виявлення і відображення в обліку результатів інвентаризації. При цьому кількісні та цінові показники за даними бухгалтерського обліку проставляються проти відповідних даних опису і шляхом зіставлення виявляються розходження між да­ними інвентаризації і даними обліку.

Результати інвентаризації цінностей, які належать іншим органі­заціям з додатком копії опису повідомляють їхнім власникам. На останній сторінці опису також слід зробити відмітку про перевірку цін, таксування та підрахунок результату за підписами осіб, які про­водили цю перевірку.

Інвентаризаційна комісія перевіряє правильність визначення бу­хгалтерією результатів інвентаризації і свої висновки та пропозиції відображає у Протоколі інвентаризаційної комісії, що заповнюється після закінчення інвентаризації.

У протоколі наводяться докладні дані про причини та осіб, вин­них у недостачах, втратах, а також надлишках і вказуються, яких вжито заходів щодо винних осіб.

Не пізніше ніж за десять днів після закінчення інвентаризації протоколи інвентаризаційної комісії затверджуються керівником установи; в централізованих бухгалтеріях протоколи центральної ін­вентаризаційної комісії затверджуються керівником установи, при якій утворена централізована бухгалтерія.

Матеріали інвентаризації та рішення щодо регулювання розбіж­ностей затверджуються керівником установи з включенням результа­тів у звітність періоду, в якому закінчена інвентаризація.

Термін зберігання документів з інвентаризації (інвентарні опи­си, акти, протоколи засідань інвентаризаційних комісій) в установах, становить три роки за умови завершення ревізій, згідно з „Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій та підприємств, з указуванням строків зберігання", затвердженим нака­зом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 31.03.1997 р. № 11-а. У випадках виникнення спорів, суперечнос­тей, порушення кримінальних справ — зберігаються до винесення відповідного рішення.

234

Виявлені при інвентаризації розходження між фактичними за­лишками матеріальних цінностей і грошових коштів з даними бух­галтерського обліку регулюються установою в такому порядку:

• основні засоби, цінні папери, грошові кошти та інші матері­альні цінності, які виявлені в надлишку, підлягають оприбут­куванню та зарахуванню відповідно на збільшення доходів за спеціальним фондом з подальшим установленням причин ви­никнення лишків і винних у цьому осіб;

• недостача запасів у межах установлених норм природних втрат, виявлених під час інвентаризації і придбаних у поточ­ному році, списується за розпорядженням керівника устано­ви на фактичні видатки; придбаних у минулих роках — від­носиться на зменшення результату кошторису установи. Норми природних втрат можуть застосовуватися лише в разі виявлення фактичних недостач і після заліку недостачі цін­ностей надлишками при пересортуванні. За відсутності норм природних втрат втрата розглядається як недостача понад норму;

• недостача цінностей понад норму природних втрат, а також втрати від псування цінностей списуються з балансу установи та відносяться на рахунок винних осіб за цінами, за якими об­числюється розмір шкоди від крадіжок, недостач, знищення і псування матеріальних цінностей;

• втрати і недостачі понад норму природних втрат матеріальних цінностей у тих випадках, коли винні особи не встановлені та справи знаходяться в органах дізнання чи досудового слідст­ва, списуються з балансу установи і зараховуються на позаба­лансовий рахунок до моменту встановлення винних осіб або до надання відповідної інформації від органів дізнання чи до­судового слідства за цими справами.

Таким чином зрозуміло, що всі лишки підлягають оприбутку­ванню на баланс установи і відносяться на збільшення фінансування бюджетної установи. Щодо недостач, то їх списують двома способа­ми: або за рахунок установи, або за рахунок винних осіб. У першому випадку бухгалтер списує майно як межах природного убутку, так і понад ці норми, якщо винну особу не встановлено. Матеріальні цін­ності зверх норм природного убутку списує бухгалтерія самостійно або з дозволу вищого розпорядника грошових коштів залежно від су­ми нестачі:

235

• на суму до 2500 грн включно — з дозволу керівника установи;

• на суму 2500-5000 грн включно — з дозволу керівника вище­стоящої установи;

• на суму понад 5000 грн — з дозволу керівника центрального органу виконавчої влади або іншого головного розпорядника бюджетних коштів, голови місцевої державної адміністрації.

За рахунок матеріально-відповідальних осіб бюджетна устано­ва списує з балансу майно, а особа, яка допустила нестачу, відшко­довує їхню вартість з урахуванням вимог Порядку визначення роз­мірів збитку від крадіжок, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженого від 22.01.1996 р. № 116 (зі змінами) та За­кону України „Про визначення розміру збитків, завданих підприємст­ву, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недо­стачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння або валютних цінностей" № 217/95-ВР.

Якщо комісія встановила, що нестача і втрати матеріальних цін­ностей виникли внаслідок зловживання, то відповідні матеріали інве­нтаризації протягом п'яти днів з моменту встановлення недостач і втрат підлягають переданню до слідчих органів, а на суму виявлених недостач і втрат подається цивільний позов.

У відповідності з рекомендаціями ДКУ (лист від 12.05.2004 р. № 07-04/959-3875) у випадках, коли винні особи не встановлені, справи за цими нестачами знаходяться в правоохоронних органах, то суми списаного майна обліковуються на позабалансовому рахунку 05 „Га­рантії та забезпечення" до моменту встановлення винних осіб або до отримання висновку слідчих органів з цієї справи.

Приклад відображення на рахунках бухгалтерського обліку ре­зультатів інвентаризації представлено в табл. 9.1.

Таблиця 9.1 Кореспонденція рахунків з обліку результатів інвентаризації

Зміст господарської операції	Кореспондуючі рахунки		Сума, гри
	Дебет	Кредит
1. Оприбутковано лишки: - основних засобів (тумбочки тощо) - медикаментів та перев'язувальних матеріалів	106 233	401 702	1200,00 360,00
2. Списано нестачу: - основних засобів (офісних столів) - знос	401 131	106 106	3080,00 1700,00

236

Продовження табл. 9.1

3. Віднесено нестачу основних засобів за рахунок винних осіб: - підлягає відшкодуванню установі - підлягає перерахуванню в бюджет	363 363	711 642	3080,00 642,00
4. Суму нестачі внесено матеріально-відповідальною особою в касу установи	301	363	3726,00
5. Грошові кошти внесені на банківський розрахун­ковий рахунок	313	301	3726,00
6. Перераховано залишок грошових коштів від від­шкодування нестач у дохід Державного бюджету	642	313	642,00
7. Списано нестачу продуктів харчування (борошна) в межах норм природного убутку	431*	232	40,50
"Такий порядок відображення в бухгалтерському обліку наведено в листі ДКУ від 12.05.2004 р. № 07-04/959-3875
8. Списано нестачу грошових коштів у касі за раху­нок винної особи	363	301	75,00
9. Відшкодовано нестачу коштів у касі винною осо­бою	301	363	75,00
10. Списано суму заборгованості по закінченню строку позовної давності: - дебіторська - кредиторська	431 675	364 431	32 961,00 78 960,00