Тема 5. Аппарат управления как социальная группа

5.1. Структура управления

Структура управления организацией – это соподчиненность управленческих связей между субъектами и объектами управления.

Для управления какой-либо организацией, фирмой или другой социальной группой создается аппарат, в состав которого входят различные категории сотрудников: руководители, специалисты, технические исполнители. Под структурой аппарата управления понимается количество, состав его подразделений, ступеней управления в единой взаимосвязанной системе. Чем сложнее структура, тем больше ступеней управления. И насколько правильно построена структура аппарата управления, зависит эффективность воздействия субъекта управления на социальный объект управления.

В природе существуют различные организационные структуры управления: линейная, функциональная, линейно-функциональная, матричная.

Линейная структура управления строится по производственно-территориальному принципу единочалия и полной компетенции:

Директор фирмы

Начальник финансового отдела

Начальник производственного отдела

Начальник отдела маркетинга

В этих структурах четко вырисовывается иерархическая соподчиненность разных ступеней управленческой деятельности. Преимуществом является четкость подчинения, личная ответственность, личная ответственность руководителя за все виды управленческой деятельности и за конечный результат, а также простота и надежность построения. Но эта структура характерна для малых предприятий, где круг вопросов незначителен и производственных связей немного.

Линейно-функциональная структура управления включает линейных руководителей и подчиняющиеся им функциональные органы.

Генеральный директор

Линейный руководи-

тель

Техничес-

кий директор

Производ-ственный директор

Линейный руководи-

тель

Коммер-ческий директор

Финансо-вый директор

исполнители

исполнители

исполнители

исполнители

исполнители

исполнители

Положительным следствием является возможность максимальной специализации, привлечения вместо руководителя общего профиля подготовленных специалистов высокой квалификации. Отрицательным последствием является следующее:

• чем больше аппарат управления, тем сложнее координировать работу;

• функциональные руководители нередко переоценивают возможности своих подразделений и имеющиеся у них полномочия;

• процесс управления усложняется из-за двойного подчинения вышестоящим функциональным руководителям.

В организациях многоцелевой деятельности требуется создание специального органа по управлению целевой программой. В этих случаях, помимо линейно-функциональных органов, осуществляющих управление по вертикали, создаются органы горизонтального управления. Такая структура носит название матричной.

Руководитель организации

Теорет. руководитель

Рук-ль по произодству

Рук-ль маркетинга

Руководитель по кадрам

Управление проектом А

Научно-

исследова-тельские

работы.

Подготовка

Производст-ва

Производств

Диспетч-ая

служба.

Производ-ые

Подразделе-ния

Служба зака-зов и сбыта.

Служба ма-

териально-

техническо-го снабже-ния

Служба най-ма и уволь-нения.

Служба подго- готовки кадров Служба оценки продвижения кадров.

Управление проектом В

Оперативный

штаб по пла-

Управление проектом С

нированию и

управлению

проектами.

Преимущества матричной структуры управления: оптимальное использование резервов, стимулирование творческой инициативы управляющих в решении тех или иных вопросов, способствующих повышению деятельности организации. Недостатки матричной системы управления: трудности финансового контроля, большая нагрузка на руководителей высшего звена управления

Дальнейшее совершенствование управления в области структур идет в направлении их комбинирования. В одной организации может сочетаться два и более типов структур. Например, в одном отделе фирмы может действовать линейно-функциональная структура, в другом - матричная.

5.2. ОБЩИЕ ФУНКЦИИ СиПУ

Функции СиПУ делятся на общие и конкретные. Общими являются:

• прогнозирование и планирование;

• организация;

• координация и регулирование;

• мотивация;

• контроль и анализ.

Прогнозирование и планирование – главное звено всей системы управления. Прогнозирование – это предвидение хода экономического развития на предстоящий период и последствий экономических преобразований для конкретной организации. Планирование – это процесс определения того, чего нужно, какими рычагами, сообразуясь с ресурсами, временем, пространством, или, в широком смысле, это деятельность по принятию управленческого решения.

Существует три способа планирования:

• от достигнутого уровня;

• оптимальное;

• адаптивное – акцент переносится на стимулы, обеспечивающие выполнение принятых решений.

Планирование, кроме того, делится на виды:

• стратегическое;

• среднесрочное;

• тактическое;

• текущее.

Следующая функция – организация – охватывает исполнительскую и оперативную деятельность. Основная задача данной функции – сформировать управляющую и управляемую системы, установить конкретные параметры, режим работы подразделений, предприятия в целом, а также доброжелательные и деловые отношения между людьми.

Эта функция выступает как вид деятельности, которая направлена на разработку и утверждения схем и структур управления, должностных инструкций, положений, других нормативных документов. В ее основе - глубокий социально-экономический анализ существующего положения дел, научный расчет, анализ изменений, происходящих в работнике. Эта функция реализуется через административно-организационное и оперативное управление.

Координация и регулирование. Сущность этой функции заключается в обеспечении согласованности действий всех звеньев системы управлении, сохранении, поддержании и совершенствовании установленного режима работы. Основная цель функции – установление взаимодействия в работе производственных служб, руководителей, специалистов и устранение помех и отклонений от заданного режима работы. Координация осуществляется с помощью совещаний, личных контактов между руководителями, согласования совместной работы и т.д.

Мотивация. Под мотивацией обычно понимается внутреннее побуждение личности к какой-либо деятельности. Самый распространенный метод побуждения людей к достижению целей – метод поощрения и наказания.

Контроль представляет собой процесс установления отклонения от предусмотренный норм. Объектом контроля выступает организация, предприятия, люди. Контроль может быть:

• предварительным (предупреждает нарушения установленных правил работы);

• текущим (выявляются и своевременно пресекаются нарушения и отклонения);

• заключительный (полученные результаты сравниваются с предусмотренными).

Выделяются конкретные функции управления, которые группируются по следующим признакам:

• по признаку воздействия на сферы деятельности организации в целом;

• по признаку воздействия на отдельные стадии производственного процесса;

• по признаку воздействия на отдельные факторы производства.

5.3. ФУНКЦИИ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ.

СИМПТОМЫ БЮРОКРАТИЗАЦИИ В ЕГО ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Без аппарата управления любая группа превращается в толпу, действующую случайно.

Выделяются следующие функции аппарата управления, которые классифицируются по четырем группам:

5. деятельностно-административные:

• целеполагание; принятие решения;

• прогнозирование; коммуникация;

• планирование; мотивирование.

• организация исполнения;

• коррекция;

6. кадровые:

• управление персоналом;

• дисциплинарная;

• психотерапевтическая;

• воспитательная;

• арбитражная.

7. Производственно-технологические:

• оперативного управления;

• материально-технического обеспечения;

• инновационная, маркетинговая.

8. Производные (синтетические):

• интеграционная;

• стратегическая;

• стабилизационная;

• представительская;

• экспертно-консультативная.

Выполнение управленческих функций является элементом бюрократии, а аппарат управления – бюрократической структурой. Однако управлять большими общественными образованиями без бюрократической структуры невозможно, т.е. бюрократия в разумных пределах является необходимым компонентом управления.

Бюрократия – специфическая форма управленческих структур и отношений, которая характеризуется:

• существованием привилегированного слоя служащих, признанного осуществлять власть и господство организации;

• отрывом исполнительной власти над законодательной, а той и другой от воли и решений большинства членов организации;

• обезличенной системой управления;

• делегированием функций контроля лицам, ответственным за исполнение;

• сознанием системы служебной зависимости, приводящей к главенству формы над содержанием деятельности.

Основной компонент сознания бюрократии – чувство статуса, принадлежность к «властвующей элите». Важнейшие черты бюрократии: иерархичность, многоступенчатость в передаче информации, конформизм и авторитарность сознания и поведения.

Бюрократия в системе руководства и управления выливается в такое направление, как бюрократизм.