2. Этап внедрения

Этап внедрения изменений начинается с разработки подробного проекта изменений. Введением в реализацию на практике выбранного варианта изменений является его проектирование таким образом, чтобы он мог бы быть внедрен в определенное время. В литературе по данному вопросу выделяются чаще всего два методических подхода при проектировании изменений в организации.

1. Аналитически-диагностический, где отправной точкой является детальный анализ и диагноз существующего положения, а целью работы – выполнение изменений и, следовательно, его усовершенствование и повышение производительности.

2. Прогнозируемо-синтетический, будучи производной (вторичной) концепцией проектирования идеальных систем Г. Надлера. Здесь отправной точкой является проектирование идеальной системы (организации), которая служила бы как образец при создании реальной системы, соответствующей фактическим ограничениям существующей ситуации, в которой работает предприятие.

Следует обратить внимание, что в процессе проектирования изменений в организациях оба эти подхода будут использованы вместе, так как концепция Надлера нашла свое отражение в формулировке видения как предполагаемого образца, который может быть признан за «технически возможную идеальную систему; представляющую третий уровень в модели Надлера идеальной системы работы. На практике это видение конкретизируется в виде стратегии, основанной на исследованиях и диагностическом анализе существующего положения (очень важный в случае изменений в действующей системе) и описанных в данной главе очередных шагов процесса изменений.

Далее следует перейти к очередному этапу процесса изменений, или к проекту их реализации. Само проектирование является сложной работой, целью которой является конкретизация концепции выбранного варианта изменения таким образом, чтобы он был возможен для внедрения на практике уже работающего предприятия. Его можно коротко определить как образцовое отражение действительности при помощи образцов: описательных, графических, математических или пространственных, представленных в виде проектной документации. Проект является первым шагом, позволяющим предпринять действия, которые из предположения могут повлечь за собой то, что область реальности, признанная неудовлетворительной, будет признана удовлетворительной. Учитывая конкретные цели проекта, этот «первый шаг» имеет целью перевести еще достаточно в общем сформулированный выбранный вариант изменения на форму проектной документации, которая должна быть так подготовлена специалистами, чтобы она представляла конкретную информацию, прежде всего, для: лиц, принимающих решение об утверждении проекта, лиц, которые будут внедрять изменения, а так же тех, кто будет в новых условиях реализовывать свои функции и задачи. С этой точки зрения необычайно важно для проектировщиков знание не только общих основ концепции изменений, но и реалий работы организации, при которых будут внедряться изменения.

Кто такой проект может (или должен) разрабатывать? В зависимости от характера и глубины изменений проектный коллектив может состоять или из приглашенных со стороны специалистов (проектные бюро или фирмы-консультанты), из исполнительного исследовательского и проектного коллектива, в который входит приглашенные со стороны и выбранные консультанты, компетентные представители коллектива предприятия. Первое решение было бы подходящим при проектировании организации нового предприятия, а второе – в условиях изменений в уже работающем предприятии. Поскольку каждый проект изменений в организации обладает специфическими свойствами, зависящими от ситуации, вида и функций, которую данная организация выполняет, а также от объема и характера изменений, которые в ней проводятся, далее ограничимся только общей информацией, касающейся создания и содержания такого проекта.

Изменения в организациях могут включать всю систему или ее составные части. Однако большинство случаев относится к структуре и проекту организации (статической и динамической), технике и технологии, и, следовательно, к методам и операциям, выполненным в процессе работы, а также к персоналу. В научной литературе выделяются 3 главные сферы изменений, которые приведены ниже.

Сфера, включающая структуру и проект организации, к которой относится: проект рабочих мест, структуризация отношения подчинения, распределение формальной власти, механизмы координации, структура в разрезе линия-штаб, общий проект, культура, управление людьми.

Техника и операции: оборудование, рабочие процессы, рабочие кадры, системы контроля.

Персонал: умение и способности, результаты, восприятия, позиции, ценности.

Основные задачи проекта изменений в организации, хорошо сформулированы Ж.Левингтоном. Такой проект должен:

1. Гарантировать, что организация реагирует на влияния окружения и рационально изменяется;

2. Тщательно оценить средства, необходимые для реализации проекта и убедиться, что все источники этих средств были установлены, и ни один не был забыт;

3. Полностью оценить все расходы, понесенные на реализацию проекта с точки зрения экономической и полезной эффективности;

4. Развивать существующую систему организации и существующие ресурсы так, Чтобы они могли справиться с изменениями, которые предусмотрены этим проектом.

Подготовленный таким образом проект представляет собой документ особого значения как результат творческой работы в фазе подготовки. Он должен быть не только четким и понятным для будущих исполнителей проектных решений, но также представлен в такой форме, чтобы он обеспечивал одобрение руководства, выражающееся в решении о его внедрении, и работников – активное включение в его реализацию на практике.

Сама внутренняя структура процесса, система его разделов или частей зависит от его объема и концепции самих проектировщиков. Тем не менее, так как и каждая рационально подготовленная документация она должна включать основные вопросы, которые можно заключит в нижеперечисленные разделы: