1.2. Системный подход в исследовании системы управления

До 50-х годов нашего столетия основные научные исследования были связаны с механистическим мировоззрением, опирающемся на классическую физику и только лишь небольшая часть исследований распространялась на нефизические области (биологию, социологию, поведенческие науки).

Такое положение в науке было связано с тем, что классическая наука занималась проблемами связанными с двумя переменными (одной причиной и одним следствием) и, в более редких случаях, проблемами с несколькими переменными.

Однако множество проблем, стоящих перед биологией, социологией, психологией и другими поведенческими науками в большинстве своем являются проблемами со многими переменными и они потребовали для своего решения новых понятийных средств и новых методов. Значительную часть таких средств и новых методов решения задач дала общая теория систем, которую Л.фон Берталанфи рассматривал как одну из многих в группе параллельно развивающихся теорий.

Понятие «система» сегодня широко используется в самых различных науках. Можно встретить описание систем биологических, технических, социальных и социально-экономических, а также отдельно экономических, социо-технических, человеко-машинных, производственно-экономических и пр. Уже один набор этих понятий вносит сумятицу в понимание системы, мысль о произвольном ее выделении или настолько расширительном толковании, что оно становится каким-то ненаучным, бессодержательном, неконкретным понятием.

В то же время нередки утверждения о том, что использование понятия системы сделало революцию в развитии науки, свидетельствует о новом уровне научных исследований, определяет их перспективность и практический успех.

Понятие «система» чаще всего определяется как совокупность взаимосвязанных элементов, определяющих целостность образования благодаря тому, что его свойства не сводятся к свойству составляющих его элементов. Главными чертами системы являются: наличие разнообразных элементов, среди которых обязательно есть системообразующий, связи и взаимодействия элементов, целостность их совокупности (внешняя и внутренняя среда), сочетание и соответствие свойств элементов, и их совокупности в целом.

По этим признакам системы можно увидеть в окружающей действительности множества объектов, которые можно назвать системой, однако в этом случае понятие "система" становится, уравнивающим все объекты и явления в мире и поэтому превращается в пустое понятие.

Система — обобщающее понятие, но в любом обобщающем понятии есть определенные границы обобщения, которые позволяют нам выделять явления и отождествлять их. На этом и построено и изучение явлений, и использование понятий в практической деятельности.

В практическом использовании понятия «система» есть некоторая двойственность. С одной стороны, оно используется для обозначения некоторого реально существующего явления (технического устройства, биологического организма, предприятия, общества и т. д.). С другой стороны, оно используется как метод изучения и представления этого явления.

В первом случае понятие системы используется как конкретно-предметное, предназначенное для обозначения реально существующего явления, которое нас интересует, которое мы хотим исследовать и которое лишь условно, лишь в первом приближении можно назвать системой.

Во втором случае понятие системы используется как методологическое, как комплекс подходов, принципов и методов выделения, оценки и исследования этого явления.

В качестве конкретно-предметного понятие системы использовалось очень давно. Оно встречается в работах Бэкона, Гегеля, Милля, Паскаля и др. В качестве методологического оно используется сравнительно недавно.

Раньше в науке и практике господствовал редукционистский подход, который был построен на сведении свойства целого к свойствам составляющих его элементов. В лучшем случае отличие свойств целого видели только в количественных характеристиках (сумма элементов и их свойств). Эта методология характеризует не столько недостатки, сколько этап развития науки, который предопределял возникновение новой методологии — системного подхода.

Системный подход возник как противоположность редукционистскому и обогатил научные исследования новыми принципами. При этом редукционистский подход не исчез. Для исследования многих явлений он может быть полезным и сегодня. Нередко он используется в моделировании явлений определенного класса.

Системный подход оказывается наиболее важным и продуктивным для исследования социально-экономических явлений. Управление относится к классу именно таких явлений.

Под системой управления понимают совокупность действий, необходимых для согласования совместной деятельности людей. Эта совокупность должна обладать всеми вышеперечисленными свойствами системы. И в реальной действительности она ими обладает. Но в исследовании мы не всегда, это видим и учитываем.

При управлении в сравнительно крупных масштабах все действия группируются по функциям, которые для их успешного осуществления (профессионализм, накопление опыта, создание необходимых условий и пр.) организационно обособляются в звенья, связанные потребностью иметь определенный результат и достигать определенную цель. Исходя из этого, можно определить понятие системы управления следующим образом: совокупность звеньев, осуществляющих управление, и связей между ними.

Действительно, при малых масштабах система управления характеризуется комплексом действий, из которых складывается непосредственное воздействие на управляемый объект. Именно факт воздействия характеризует в этом случае связанность и целостность этих действий, реальность управления. Они закрепляются как статическая основа деятельности менеджера, в чем и находит свое выражение формирование системы управления. Такое понимание системы управления наиболее ярко выражается в малом предпринимательстве, в управлении сравнительно малым предприятием, где есть только менеджер и небольшая группа производственных работников. Так понимается система управления при выделении ее в рамках отдельного подразделения (система управления отделом, бригадой, лабораторией, подразде­лением и пр.)

Если управление осуществляется в достаточно крупных масштабах, если существует разделение управленческой деятельности между должностными лицами или специализированными подразделениями, система управления предстает в виде совокупности различных звеньев, связанных между собой определенным образом. Звенья системы управления выделяются по специфике, объему и масштабу полномочий, трудоемкости работы, равномерности распределения нагрузки, квалификационным требованиям к персоналу, информационному обеспечению, возможностям территориального размещения сотрудников.

Все эти факторы в их совокупности и сочетании влияют на формирование и выделение звеньев системы управления, ее структуру, целостность и другие признаки.

Звенья, составляющие систему управления, различны. Они отличаются главным образом комбинацией функций и полномочий управления. Они определяют и важнейшие связи соподчиненности, координации, согласования, консультаций, информирования и пр.

Звенья системы управления могут быть линейными, функциональными, линейно-функциональными, функционально-линейными. Комбинация различных звеньев в системе управления определяет разнообразие ее типов.

В зависимости от того, из каких звеньев строится система управления и, как эти звенья располагаются друг относительно друга, статусное взаимодействие как строятся связи между ними, можно выделить системы управления аналогичного названия: линейного, функционального, линейно-функционального и функционально-линейного типов.

Особой формой сочетания функций и полномочий в деятельности звена системы управления, допускающей двойную, но разделенную подчиненность звена, являются матричные системы управления. Они оказываются наиболее эффективными в условиях диверсификации производства или услуг. Их достоинством являются также гибкость и адаптивность, сочетание широкой и узкой специализации персонала, оперативное реагирование на проблемы, эффективное использование высококвалифицированных специалистов.

Система управления должна быть предметом специального проектирования, которое надо осуществлять на основе исследования ее характеристик, а также изменяющихся условий и потребностей управления.

При исследовании систем управления желательно пользоваться показателями ее состояния, функционирования и развития. Не все показатели могут иметь строго расчетную форму. На практике приходится пользоваться и показателями экспертных, эвристических, социологических, тестовых оценок.

Наиболее общими показателями системы управления являются: состав и структура функций управления, звенья и их распределение по ступеням иерархии, структура системы управления, величины звеньев, распределение полномочий (централизация управления), информационное обеспечение, квалификационные требования, использование технических средств, равномерность нагрузки. В этих своих характеристиках система управления и предстает в качестве объекта исследования.

Но системное представление объекта исследования должно быть дополнено системным подходом к самому исследованию. Иначе может оказаться, что в процессе исследования мы превратим объект из системы в конгломерат элементов, свойств, аспектов и признаков.

В настоящее время чрезвычайно актуальными стали исследования социально-экономических систем, которые работают в условиях глубокого конфликта между их частями. Такие системы получили название «критических» систем.

Методологию исследования и анализа «критических» систем разработал швейцарский ученый В.Ульрих.

Критичность «критических» систем означает требования к тем, кто проектирует новую или модернизирует существующую социальную систему, осознавать свои нормативные ценности, включая религиозные, этические, идеологические и политические установки, и самокритично оценивать их возможное влияние на процесс планирования. Кроме того, должен быть проведен анализ нормативных ценностей, который должен стать обязательным элементом планирования социальных нововведений.

Методология Ульриха включает два этапа. На первом этапе проектировщики систем заполняют анкету, состоящую из 12 вопросов.

Первые три вопроса относятся к заказчику:

1. Кто является действительным заказчиком проекта?

2. Что является действительной целью проекта?

3. Как оцениваются последствия реформ? Как измеряется успех?

Следующие вопросы относятся к лицам, принимающим решения (ЛПР).

4. Кто является ЛПР? Кто может изменить измерение успеха?

5. Какие условия успешной разработки и реализации проекта реально контролируются ЛПР?

6. Какие условия не контролируются ЛПР?

7. Кто в действительности разрабатывает проект?

8. Кто приглашен в группу экспертов? Каков уровень экспертизы? Какую роль в действительности играет данный эксперт? Насколько обоснованы используемые экспертами модели?

9. Каковы гарантии успеха реализации проекта?

В последних трех вопросах делается попытка осознать или частично решить проблему системного принуждения.

10. Кто включен в систему? На кого система влияет, но он не включен в систему?

11. Могут ли не включенные в систему освободить себя от экспертов и взять будущее в свои руки или они являются только средством для достижения чьих-то целей?

12. Чья «картина мира» лежит в основе проекта включенных или не

включенных?

В зависимости от внешних и внутренних условий число вопросов может изменяться

При ответах на каждый вопрос внимание отвечающего должно концентрироваться на определении границы и среды. То есть, каждый ответ - это «граничное утверждение», подчеркивающее несовпадение взглядов различных групп исследователей, изучающих данную проблему.

Анкета должна заполняться в двух вариантах. Один вариант показывает, какой должна быть система с точки зрения большинства, другой - с точки зрения принуждаемых. Затем оба варианта сводятся в таблицу, где в каждой ячейке содержится два ответа на один вопрос, а также анализ взглядов участников обсуждения на эти ответы.

На втором этапе проводится обсуждение предложений, сформулированных на первом этапе. Обсуждение должно быть организовано таким образом, чтобы обеспечить системную целостность проекта, всесторонность его исследования и взаимопонимание участников разработки и внедрения проекта.

При использовании методологии «критических» систем рассматриваются четыре типа участников:

1. Заказчики, источники мотиваций и базовые ценности которых необходимо выявить.

2. Лица, принимающие решения, для которых определяются распределение властных полномочий, средства контроля и источники информации.

1. Собственно проектировщики.

3. «Свидетели» - группы, заинтересованные в решении проблем и определяющие, в конечном счете, легитимность преобразований.

При проведении дискуссий В.Ульрих рекомендует:

• принимать во внимание точки зрения всех заинтересованных сторон;

• стремиться лечить не симптомы социальных недугов, а их причины;

• учитывать последствия изменений и возможные побочные эффекты;

• избавлять экспертов от излишнего догматизма, цинизма и предвзятости.

При использовании методологии В. Ульриха внимание разработчиков должно концентрировать не на статическом анализе социальных явлений, а на динамике процесса изменения состояния системы и прогнозирования возможных последствий. Как и методология «мягких» систем методология В.Ульриха может быть использована не только на микроуровне (на уровне организации). Гибкость предлагаемого инструментария позволяет применять его основные идеи и принципы для решения многих прикладных задач на макроуровне.

При исследовании социально-экономических систем следует помнить, что их важнейшим компонентом является человек. Это - основной признак, отличающий социально-экономические системы от других (технических, биологических и т.п.) систем.

В таких условиях, по мнению американского ученого Р.Акоффа, социальные организации должны стать «социосистемными» то есть, в первую очередь, стать демократическими. В демократических организациях в подготовке и принятии решений, особенно при планировании работы организации, должны участвовать все заинтересованные лица.

Р.Акофф считает, что центральное место в социосистемной организации принадлежит методологии «интерактивного» (взаимодействующего, согласованного) планирования. Оно имеет пять этапов.

1. Анализ состояния организации и её проблем.

2. Разработка вариантов «идеализированного» будущего корпорации.

3. Разработка средств достижения целей. На этой стадии отбрасывается часть вариантов, предложенных на этапе 2, но которые достичь невозможно.

4. Распределение имеющихся ресурсов (материальных, людских, финансовых).

5. Планирование внедрения.

Методология «интерактивного» планирования используется для совершенствования деятельности организации. Она предполагает:

1. Целостность планирования - план разрабатывается сразу для всех частей и уровней организации.

2. Непрерывность планирования. В разработанном таким образом плане невозможно предусмотреть всё. Поэтому при изменении внешних и внутренних условий обязательно необходима корректировка плана.

Вместе с тем, применение методов классического системного анализа к исследованию социально- экономических систем не всегда даёт положительные результаты. Это обусловлено жесткостью системного подхода, который не позволяет улавливать и учитывать слабоструктурированный и трудно формализуемый характер многих социальных («мягких») систем. Поэтому при разработке проектов социальных систем (организационных проектов) должны применяться новые подходы.

Разработка организационного проекта должно базироваться, по мнению одного из основоположников исследований «мягких» систем американского ученого У.Черчмена, на следующих принципах:

1. Оппонирование. В слабоструктурированных проблемах можно разобраться, если рассматривать их с различных точек зрения.

2. Участие. В процессе принятия решений должны участвовать представители заинтересованных сторон.

3. Интегративность. В процессе обсуждения различные точки зрения должны синтезироваться на более высоком уровне, что приводит к выработке общего плана действий.

4. Обучение. В результате такой работы участники процесса системного анализа начинают лучше понимать свою фирму и её проблемы.

Первая работа по исследованию «мягких» систем была опубликована в 1972 году английским ученым П.Чеклендом. В ней он рассматривал мир с двух сторон:

а) как совокупность систем созданных природой или человеком;

б) как проблематичный, малоструктурированный, допускающий множество толкований. Эта сторона реального мира также изучается с помощью системного анализа. При этом системы рассматриваются не как часть реального мира, а как системно-организованный процесс его изучения.

Метод «мягких» систем, предложенный П.Чеклендом представляет собой системно-ориентированное руководство, которое помогает человеку решать проблемы окружающего мира. Однако указывается, что эти проблемы не могут быть решены раз и навсегда.

Системный подход применяется для того, чтобы оптимизировать функционирование систем. В «мягких» системах исследователи могут иметь различные взгляды и выдвигать множество различных задач, которые, по их мнению, следует решить в данной ситуации.

Системное мышление заставляет исследователя рассматривать социально-экономический объект в виде жестких систем, которые рассматриваются в системных терминах (система, структура, функции, цели, средства). Это не позволяет получить ожидаемый результат, так как социальные системы включают в себя работников и группы, которые имеют собственные цели, взгляды, установки, влияющие на принятие решений.

Методология «мягких» систем предназначена для выявления различных точек зрения на социально-экономические системы и достижения взаимопонимания. Именно это отличает её от традиционного жесткого системного подхода.

П.Чекленд рассматривает методологию «мягких» систем как процесс обучения, состоящий из семи этапов.

1. Определение неструктурированной проблемной ситуации.

2. Изучение и описание возникшей проблемной ситуации. Изучение ситуации ведется с помощью различных методик и документов (опросов, анализа документов и т.п.). Описание ситуации П.Чекленд рекомендует осуществлять с помощью образной схемы, включающей примитивные рисунки, графики, диаграммы, иероглифы, стрелки и поясняющие подписи под ними. На схеме могут быть отражены также различные точки зрения на проблему и возможные варианты решений.

Главным достоинством такой схемы является то, что она дает возможность увидеть в комплексе все аспекты проблемной ситуации, обнаружить трудности и т.п.

3. Формулирование выявленных точек зрения в виде ключевых определений. В каждом ключевом определении должны содержаться ответы на вопросы: что и почему необходимо сделать, кто это должен сделать, какие ограничения на решение проблемы налагает внешняя среда, кто выиграет и кто проиграет в результате решения проблемы. Другими словами, ключевое определение должно показать, какой должна стать данная социально-экономическая система.

4. Для каждого ключевого определения строится своя концептуальная модель. Для этих моделей не требуется доказательства их истинности и адекватности. Они должны служить лишь средством для организации обсуждения исследуемой проблемы.

5. Сравниваются все концептуальные модели между собой и с реальным положением дел, которое отображено на образной схеме. Составляются перечни различий между ними. Определяется эффективность существующих функции системы.

6. Организуется обсуждение построенных концептуальных моделей, точек зрения, которые положены в основу этих моделей, а также возможных последствий реализации моделей. При обсуждении последствий реализации концептуальных моделей целесообразно ввести ряд ограничений культурного, политического, этические, экологические, этнические характера и другие. Роль исследователя на этом этапе заключается в рациональной организации конструктивных обсуждений заинтересованными сторонами предлагаемых моделей для поиска приемлемых решений. Выбранная в процессе дискуссии модель дорабатывается и конкретизируется. На её основе разрабатывается проект совершенствования функционирования системы и формулируются конкретные рекомендации.

7. Осуществляются действия по реализации разработанных рекомендаций, направленные на совершенствование системы.

Описанный цикл исследований конкретной социальной системы по методологии «мягких» систем может повторяться неоднократно до тех пор пока не будет получен удовлетворительный результат. При этом указанная последовательность не является жесткой. Её можно нарушать в любом месте, возвращаться к предыдущим этапам, или, по мере накопления опыта, пропускать отдельные этапы. П.Чекленд пишет, что такой подход имеет не теоретический, а эвристический характер.

Применение методологии «мягких» систем в значительной степени обусловлено тем, что поведение конкретной социально-экономической системы в целом определяется человеческим фактором, т.е. поведением отдельных работников и групп, их субъективным восприятием ситуации и внешней среды.

Следует отметить, что применение некоторых понятий и терминов классического системного анализа при исследовании социальных систем сразу же ориентирует исследователей на использование более «жесткого» научного мышления. Поэтому применение методологии «мягких» систем предполагает создание и использование некоторых новых терминов, соответствующих новому подходу. Например, вместо жесткого термина «проблема» предлагается использовать более неопределенный термин «проблемная ситуации».

Предложенная П.Чеклендом методология «мягких» систем предназначена для решения проблем на уровне организаций, т.е. на микроуровне, однако для исследования больших социальных систем, в которых отдельные части не могут прийти к согласию, могут быть применимы основные идеи, принципы и отдельные приемы решения конкретных задач системного анализа.

В последние годы в процессе анализа изменений системы исследователи столкнулись с необходимостью распознавания отличий: «это» и «то», «система» и «среда», «мы» и «они»и т.п., так как любое определение системы, в конечном счете, есть различие собственно системы и среды, в которой осуществляется её функционирование. На этом базируется требование оперировать не объектами, а различиями.

Системный подход в исследовании управления можно представить в совокупности принципов, которым необходимо следовать и которые отражают как содержание, так и особенность системного подхода (рис. 1.3).

Рисунок 1.3. - Принципы системного подхода к исследованию

Принцип целостности. Он заключается в выделении объекта исследования целостным образованием, т. е. отграничении его от других явлений, от среды. Это можно сделать только посредством определения и оценки отличительных свойств явления и сравнения этих свойств со свойствами его элементов. При этом объект исследования не обязательно должен носить название системы. Например, система управления, система работы с персоналом и т. д. Это может быть механизм, процесс, решение, цель, проблема, ситуация и пр.

Принцип совместимости элементов целого. Целое только тогда может существовать в качестве целого, когда совместимы между собой составляющие его элементы. Именно их совместимость и определяет возможность и наличие связей, их существование или функционирование в рамках целого. Системный подход требует оценить с этих позиций все элементы целого. При этом совместимость следует понимать не просто как свойство элемента как такового, а его свойство в соответствии с положением и функциональным статусом в этом целом, его отношение к системообразующим элементам.

Системообразующим элементом для социально-экономической системы является человек. Его отношения с другими людьми по самым различным поводам (техника, технология, информация, социальная принадлежность, психология, стоимость, деньги и т. д.) и характеризуют и связи в социально-экономической системе и ее целостность. Управление, так же как и производство, общество, фирма и т. д., т. е. некая общность людей, объединенных одной из их потребностей, является социально-экономической системой. В исследовании этой системы можно использовать как аспектный, так и системный подход.

Принцип функционально-структурного строения целого. Этот принцип заключается в том, что при исследовании систем управления необходимо анализировать и определять функциональное строение системы, т. е. видеть не только элементы и их связи, но и функциональное содержание каждого из элементов. В двух идентичных системах с одинаковым набором элементов и их одинаковым строением может быть различным содержание функционирования этих элементов и их связи по определенным функциям. Это часто и оказывает влияние на эффективность управления. Например, в системе управления могут быть неразвитыми функции социального регулирования, функции прогнозирования и планирования, функции связей с общественностью.

Исследование функционального содержания системы управления обязательно должно включать и определение дисфункций, которые характеризуют наличие таких функций, которые не соответствуют функциям целого и тем самым могут нарушить устойчивость системы управления, необходимую стабильность ее функционирования. Дисфункции — это как бы лишние функции, иногда устаревшие, потерявшие свою актуальность, но в силу инерции еще существующие.

Принцип развития. Любая система управления, которая является объектом исследования, находится на определенном уровне и этапе развития. Все ее характеристики определяются особенностями уровня и этапа развития. И это нельзя не учитывать в проведении исследования. Как это можно учесть? Очевидно, посредством сравнительного анализа прошлого ее состояния, настоящего и возможного будущего. Конечно, здесь возникают трудности информационного характера, а именно: наличие, достаточность и ценность информации.

Принцип лабилизации функций. Оценивая развитие системы управления, нельзя исключать возможность изменения ее общих функций, приобретения ею новых функций целостности, при относительной стабильности внутренних, т. е. их состава и структуры. Такое явление характеризует понятие лабильности функций системы управления. В реальной действительности нередко приходится наблюдать лабильность функций управления.

Принцип полифункциональности. В системе управления могут быть функции полифункционального назначения. Это функции, соединенные по определенному признаку, для получения какого-либо специального эффекта. Его можно иначе назвать принципом функциональной совместимости. Но совместимость функций определяется не только ее содержанием, как нередко принято считать, но и целям управления и совместимостью исполнителей. Ведь функция — это не прост вид деятельности, но и человек, который реализует эту функцию. Часто функции, казалось бы несовместимые по своему содержанию, оказываются совместимыми в деятельности определенного специалиста. I

Принцип итеративности. Любое исследование является процессом, предполагающим определенную последовательность операций, использования методов, оценки результатов предварительных, промежуточных и конечных. Это характеризует итерационное строение процесса исследования. Его успех зависит от того, как мы выберем эти итерации, как будем их комбинировать. I

Принцип вероятностных оценок. В исследовании не всегда существует возможность достаточно точно проследить и оценить все причинно-следственные связи, иначе говоря, представить объект исследования в детерминированном виде. Многие связи и отношения имеют объективно вероятностный характер, многие явления можно оценить лишь вероятностно, если учитывать современный уровень, современные возможности изучения явлений социально-экономического и социально-психологического плана. Поэтому исследование управления должно быть ориентировано на вероятностные оценки. Это означает широкое использование методов статистического анализа, методик расчета вероятности нормативных оценок, гибкого моделирования и пр. I

Принцип вариантности. Этот принцип вытекает из принципа вероятности. Сочетание вероятностей дает различные варианты отражения и понимания действительности. Каждый из таких вариантов может и должен быть в фокусе внимания исследования. Любое исследование может быть ориентировано либо на получение единственного результата, либо на определение возможных вариантов отражения реального положения дел с последующим анализом этих вариантов. Вариантность исследования проявляется в разработке не единственной, а нескольких рабочих гипотез или разнообразных концепций на первом этапе исследования. Вариантность может проявляться и в выборе аспектов и методов исследования, различных способов, скажем моделирования явлений.

Но эти принципы системности только тогда могут быть полезны и эффективны, могут отражать действительно системный подход, когда они сами будут учитываться и использоваться системно, т. е. во взаимозависимости и в связи друг с другом. Возможен такой парадокс: принципы системного подхода не дают системности в исследовании, потому что используется спорадически, без учета их связи, субординации, комплексности. Принципы системности надо использовать тоже системно.